採用計画立案の3ステップと新卒・中途採用のフォーマットを徹底解説
人材不足による獲得競争の激化にともない、その必要性を増しているのが採用計画です。
採用計画とは、どんな人材をどれだけ採用するのか、どんな方法で採用するのか、どんな予算やスケジュールで採用するのかといったさまざまな要素を考慮する重要な計画です。
また、新卒採用と中途採用ではそれぞれに適したフォーマットが異なるため、どちらも効果的に行うために注意すべきポイントがあります。
そのため、実際に採用計画を立てる際には、どのような点に気を付けるべきかわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、新卒・中途採用で活用できる採用計画の立案方法についての３ステップからフォーマットまでを徹底解説します。
これから採用計画を立てようとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
採用計画とは？採用計画を立案するメリットとポイントを解説
採用計画とは「採用活動における指針を示すもの」です。
以下の画像では新卒採用についての計画が書かれていますが、中途採用も同様に計画に基づいて活動することが重要です。
▲出典：サポネット
たとえば少人数のベンチャー企業や中小企業でも、企業規模が拡大して行く中で、採用計画を立てる必要が出てくるでしょう。
人材獲得競争が激化する背景
企業規模以外にも、採用計画が重要だという理由はあります。その最たるものが人材獲得競争の激化です。
以下の表をご覧下さい。
2020年では1.83倍と、かなり高いといえます。新型コロナウイルスの拡大により多少の減少はあるかもしれませんが、少子高齢化の現状を考えれば長期的にはさらに求人倍率が上がっていくと言えます。
このような背景から、積極的な採用施策として「採用マーケティング」が広がっています。
▼採用マーケティングについては、以下の記事をご参照ください。
採用計画を立案するメリットとポイント
採用計画を立案することで、以下のようなメリットがあります。
- ・採用目的や採用ターゲットが明確になり、効率的かつ効果的な採用活動ができる
- ・採用予算や採用人数が把握でき、採用コストや採用難易度を最適化できる
- ・採用スケジュールや採用チャネルが設定でき、採用プロセスや採用マーケティングを最適化できる
- ・採用ブランディングや採用評価ができ、企業の魅力や人材の質を向上できる
また、採用計画を立案するポイントには、次のようなものがあります。
- ・企業のビジョンや戦略に基づいて、採用計画を作成する
- ・採用計画は定量的かつ具体的にする
- ・採用計画は柔軟に見直しや修正を行う
- ・採用計画は関係者と共有し、コミュニケーションを取る
採用活動の成功には採用計画が不可欠
このように、採用計画を立案することの重要性がどんどん高まっていることが分かります。
人材採用が難しくなることは、新卒の採用に限らず中途採用の転職者についても同様です。新卒社員を時間をかけて育成するか、あるいは即戦力の転職者をメインとして事業を成長させていくのかなど、採用計画は会社全体の戦略にも大きく影響するといえるでしょう。
事前に計画を立てておけば、あとから軌道修正を図ることも可能であり、その時の状況に振り回されすぎないというメリットもあります。単純に人材採用という側面でも、計画性がある方がより自社にマッチした人材の採用に結びつきやすいのではないでしょうか。
採用計画を立案するために重要な準備3つ
採用計画はただ立てるだけではなく、事前に準備をしっかり行なうことも必要です。以下では、どのような準備が必要かを解説します。
1. 自社分析を徹底すること
一番大事なのは、自分の会社について正確に理解することです。これができないまま採用活動を進めても、ミスマッチが起こってしまったり、将来苦労することになります。
人材はその企業の事業と連動しているため、人材についてだけではなく、企業としての事業計画や強み/弱みなどを分析することが重要です。
「自社サービスをインターネット上で利用できるようにしたい」
→向こう５年でエンジニアを〇人採用する
「自社商品をXX年までに海外展開したい」
→海外マーケットに精通している中途◯人と、海外経験のある新卒○人を採用する
というように、具体的な設定までできるとなおよいでしょう。
2. 競合の分析を徹底すること
自社の分析と同時に、競合他社の分析も必要です。人材獲得は競争であるため、自社が欲しい人材が競合他社に入社する可能性も大いにあります。
実際に競合他社の採用ページを訪問することで、募集要項にどのような要件を設定しているのか確認できます。あるいは口コミサイトなどを利用し、実際に働いている人やすでに退職した人の意見を参考にしてもいいでしょう。
競合他社の分析ができたら、どうすれば差別化を図れるかを検討し、自社の採用計画に反映させるとより質の高い計画を立てられるかもしれません。
3. 企業を分析するためのフォーマットを活用すること
それでは、自社であっても他社であっても企業を分析するにはどのような方法があるのでしょうか。いくつか代表的な分析手法をご紹介します。
【SWOT分析】
▲出典：Urumo
SWOT分析は「Strength（強み）」「Weakness（弱み）」「Opportunity（機会）」「Threat（脅威）」の４つの頭文字をとった考え方です。これら4つの角度から状況を分析します。強み×機会や、弱さ×脅威など、それぞれの要素を組み合わせて戦略に結びつけられます。
【3C分析】
▲出典：経営を学ぶ
3C分析とは「Customer（顧客）」「Competitor（競合他社）」「Company（自社）」の頭文字をとったものです。この３つの要素から状況を分析します。非常にシンプルで、マーケティングでは有名な手法です。
【STP】
▲出典：リコーのマーケティング支援
STP分析は「Segmentation（セグメンテーション）」「Targeting（ターゲティング）」「Positioning（ポジショニング）」という３つの側面から自社のあり方を分析します。全体から自社にあった場所へ絞り込むことで、より効果的な戦略を立てることを目指します。
これらの方法は、事業戦略だけでなく人材戦略でも使えます。事業ではSWOT、人材では3Cなどと分けてみてもいいかもしれません。
▼以下では、企業分析のフレームワークについて詳しく解説しています。ぜひご参照ください。
採用計画立案の３ステップ
では、いよいよ採用計画を実際に立案する３ステップを見ていきましょう。
- 採用目的と採用ターゲットを明確にする
- 採用手法の検討
- 中長期的なスケジュール作成
ステップ1. 採用目的と採用ターゲットを明確にする
▲出典：BizMake
「女性社員を多めに採用する」「100人採用する」というような曖昧なものではなく、
・職種
・新卒か中途か
・スキルや資格
・人間性、性格
などできるだけ具体的なペルソナ像を設定し、
評価項目として設けると良いでしょう。この評価項目を決める際にも、先程の事業計画や自社／他社分析が大いに役立つと考えられます。
採用を担当する人事部だけではなく、全社として意思統一をするようにしましょう。
ステップ2. 採用手法を検討する
採用活動の目標が決まったら、具体的にどのような手法を用いて活動していくかを決めます。代表的な採用手法は以下の表にまとめておきました。
| 採用手法 | 内容 |
|---|---|
| 求人広告 | 広告会社に求人情報を送る |
| ダイレクトリクルーティング | 魅力的な求職者に直接アプローチする |
| リファラル採用 | 社員の人脈を通して求職者を紹介してもらう |
| 人材エージェント | 専門的なエージェントに求職者の紹介を依頼する |
履歴書やWebテスト、面接といった多くの企業が採用している手法を活用することも可能ですが、より特定の層にアプローチしたい場合はスカウト型サイトや人材エージェントを利用することもおすすめです。
ここでもやみくもに採用手法を設定するのではなく、「どのような人材を採用したいのか」という要件から逆算して考えていくことが重要です。
▼以下では、さまざまな採用手法を網羅的に紹介しています。ぜひご参照ください。
ステップ3. 中長期的なスケジュール作成
採用計画では、中長期的なスケジュールを立てることも必要です。
毎年採用する企業では１年毎のスケジュールがあるかもしれませんが、それとは別に、あるいはその一年単位のスケジュールを組み込んだ上でより長期的なスケジュールを作成しましょう。
必要になってから慌てて要件を決めていては、他社に先を越されてしまったり、現在より格段に人材採用が難しくなったりしている可能性もあります。
事業計画などと合わせて作成し、定期的に見直しやチェックするといいでしょう。
▼以下では、採用時に重要となる母集団形成について解説しています。ぜひご参照ください。
新卒・中途別の採用計画立案に役立つフォーマット
ある程度決まった形に自社の内容を落とし込めば、簡単に採用計画の一部分が成立するフォーマットはとても便利です。
Excel内のモデルや、Googleスプレッドシートには無料で使えるフォーマットがあります。
- ・ガントチャート
- ・マーケティングのテンプレート
- ・プロジェクトのタイムライン
など、それぞれ必要なものを組み合わせて使うとよいでしょう。
以下では、新卒・中途別の採用計画立案に役立つフォーマットについて解説します。
新卒採用の特徴とフォーマット
新卒採用とは、大学や専門学校などを卒業したばかりの若手人材を採用することです。新卒採用の特徴は、以下のようなものです。
- ・新卒者は経験やスキルが未熟なため、教育や研修に時間や費用がかかる
- ・新卒者は将来性や成長性が高く、企業の文化やビジョンに染まりやすい
- ・新卒者は転職率が低く、長期的な雇用関係を築きやすい
新卒採用のフォーマットとは、新卒者を採用するために行う活動や手順のことです。新卒採用のフォーマットには、以下のようなものがあります。
- ・早期から情報提供やブランディングを行う
- ・インターンシップや説明会などでリアルな接点を作る
- ・面接や適性検査などで選考を行う
- ・内定通知やフォローアップを行う
中途採用の特徴とフォーマット
中途採用とは、他社や他業界で経験やスキルを積んだ人材を採用することです。中途採用の特徴は、以下のようなものです。
- ・中途者は経験やスキルが豊富なため、即戦力として活躍できる
- ・中途者は多様な視点や知識を持っており、企業のイノベーションに貢献できる
- ・中途者は転職理由や条件にこだわりが強く、雇用関係が不安定になりやすい
中途採用のフォーマットとは、中途者を採用するために行う活動や手順のことです。中途採用のフォーマットは、以下のようなものがあります。
- ・求人広告やエージェントなどで情報発信やスカウトを行う
- ・書類選考や面接などで能力や適合性を評価する
- ・内定通知や条件交渉を行う
- ・入社前後のオリエンテーションやメンター制度を設ける
▼以下では、フォーマットの種類や注意点について詳しく解説しています。ぜひご参照ください。
【新卒／中途別】採用計画立案のポイント
新卒／中途採用の採用計画立案において重要なポイントをご紹介します。まず以下の表で、新卒採用と中途採用の違いを抑えておきましょう。
| 新卒採用 | 中途採用 | |
|---|---|---|
| ターゲット層 | 就業経験のない学生 | 社会人 |
| 選考基準 | ポテンシャル重視 | 経験／スキル重視 |
| スケジュール | 大学のスケジュールに合わせた採用計画 | 採用ニーズの発生した時点〜 |
| 選考期間 | 数ヶ月〜半年 | 数週間〜数ヶ月 |
【新卒】採用計画立案のポイント
▲出典：リクナビ
新卒採用の採用計画におけるポイントは「学生のスケジュールに合わせた採用計画の立案」をすることです。
上図のような求職者の就活におけるスケジュールに合わせた採用計画の立案が必要になります。こうしたスケジュールを考慮したうえで、内定を出す時期や選考を開始する時期を決めると適切な採用計画が立案できるでしょう。
【中途】採用計画立案のポイント
中途採用の採用計画におけるポイントは「採用要件の明確化」です。
中途採用は採用ニーズが発生した時点から数週間程度で選考するため、新卒採用のように細かくスケジュールを組む必要はないでしょう。
しかし、採用要件はより具体的な設定が求められます。職種／経歴／スキルなどを細かく募集要項として記載することで、採用したい人物像にマッチした人材を獲得できるでしょう。
▼以下では、採用計画をスムーズに立てるためのノウハウやテンプレートを紹介しています。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
採用計画を実行するためのコツと注意点3つ
採用計画を実行するためのコツと注意点について、以下の項目で解説します。
1.コミュニケーションとフィードバックの重要性
採用計画を実行するには、チーム内でのコミュニケーションとフィードバックが欠かせません。コミュニケーションとは、採用目標や方針、進捗状況などを共有し、意見交換や課題解決を行うことです。フィードバックとは、採用活動の成果や問題点、改善点などを評価し、次のアクションに反映することです。
コミュニケーションとフィードバックができると、以下のメリットがあります。
- ・チームの一体感やモチベーションが高まる
- ・採用活動の効率や品質が向上する
- ・採用候補者や応募者に対するサービスレベルが上がる
- ・採用計画の達成度やROIが明確になる
コミュニケーションとフィードバックを行うためには、以下のポイントに注意しましょう。
定期的かつ頻繁にコミュニケーションとフィードバックを行います。例えば、毎週のミーティングや毎月のレビューなどです。
また、コミュニケーションとフィードバックは、双方向でオープンに行いましょう。例えば、上司から部下へだけでなく、部下から上司へも意見や感想を伝えます。また、正直かつ建設的に話し合うことが大切です。
さらに、コミュニケーションとフィードバックは、具体的かつ客観的に行いましょう。例えば、数字や事実に基づいて評価や提案をします。また、感情的にならずに論理的に話し合うことが重要です。
2.KPIとPDCAサイクルの活用方法
KPIとは、Key Performance Indicator（重要業績評価指標）の略で、採用計画の達成度や効果を測るための指標です。 KPIは、採用目標に沿って設定し、定量的かつ測定可能なものにします。例えば、採用人数や応募者数、採用率や離職率などが挙げられます。
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の頭文字を取ったもので、採用計画の改善サイクルです。
PDCAサイクルは、以下のように行います。
- ・Plan：採用目標や方針を決め、KPIを設定します。
- ・Do：採用活動を実施し、KPIを測定します。
- ・Check：KPIの結果を分析し、採用活動の成果や問題点を評価します。
- ・Act：KPIの結果に基づいて、採用活動の改善策を立案し、実施します。
KPIとPDCAサイクルを活用することで、以下のメリットがあります。
- ・採用計画の達成度や効果を客観的に把握できる
- ・採用活動の問題点や改善点を明確にできる
- ・採用活動の効率や品質を向上できる
- ・採用計画の修正や更新を柔軟にできる
3.採用ブランディングと採用マーケティングの効果的な組み合わせ
採用ブランディングとは、企業の魅力や価値を伝えることで、採用候補者や応募者に対する認知度や好感度を高めることです。
採用ブランディングは、企業のビジョンやミッション、文化や環境、福利厚生やキャリアパスなどを訴求します。例えば、企業のウェブサイトやSNS、動画やブログなどで情報発信します。
採用マーケティングとは、採用候補者や応募者に対して、適切なタイミングやチャネルで、適切なメッセージやコンテンツを提供することで、採用への関心や応募意欲を高めることです。
採用マーケティングは、採用候補者や応募者のニーズや動機、行動パターンなどを分析し、パーソナ設定やセグメンテーションを行います。例えば、求人広告やメールマガジン、イベントやセミナーなどでコミュニケーションします。
採用ブランディングと採用マーケティングは、相互に補完しあう関係です。 採用ブランディングは、採用マーケティングの土台となる企業のアイデンティティを明確にします。
採用マーケティングは、採用ブランディングの成果を最大化するための戦略と手法を提供します。効果的な組み合わせのためには、以下のポイントに注意しましょう。
採用ブランディングと採用マーケティングは、一貫性と一体性を持たせましょう。例えば、企業の魅力や価値を伝えるメッセージは、すべての媒体やコンテンツで統一します。また、採用候補者や応募者に対する接点は、すべてのステージで連携することが大切です。
採用ブランディングと採用マーケティングは、効果測定と改善を行います。例えば、ウェブサイトのアクセス数やSNSのフォロワー数などの指標で採用ブランディングの認知度や好感度を測ります。また、求人広告のクリック率や応募者数などの指標で採用マーケティングの関心度や応募意欲を測りましょう。そして、KPIに基づいて改善策を立案し実施することが重要です。
採用計画の進行具合と確認の重要性
採用活動を進めていく中では、立案した計画通りに進んでいるかを確認することが重要です。
採用計画を立案通りに完遂するには、かならず途中で進行具合を確認しながらPDCAを回しましょう。
そのためには、それぞれの行程でチェックするための時間を設けておくことが大切です。途中で立案時に設定した目標採用人数に達していない場合は、計画のどこでつまずいているかを確認し、その原因を明らかにして早期の改善につなげましょう。
また採用を進めるなかで、社内の業務に対して必要な人材を採用するために、つねにジョブディスクリプションを活用して明確にしておきましょう。
▼以下では、社内に必要な業務内容を明確にできる『ジョブディスクリプションの作成ガイド』を無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
フリーランスや副業人材を活用する方法
最近注目が高まっているのが、フリーランスや副業として働く人の増加です。
採用計画とどのように関係していくのか見ていきましょう。
フリーランスや副業での働き方は広がっている
フリーランスや副業での働き方はどのくらい広がっているのでしょうか。以下の内閣府の資料をご覧ください。
▲出典：働き方の将来 内閣府
副業を希望する雇用者の割合は年々高まっており、様々なフリーランスの形態が登場していることも分かります。すぐに働き方の大きな変化が起こるわけでありませんが、従来の正社員だけにフォーカスした採用だけでは変化に対応出来なくなると言えるのではないでしょうか。
フリーランス／副業人材のメリットとデメリット
それでは、実際にフリーランスや副業人材にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか？
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・低コストで雇用可能 ・数ヶ月単位のプロジェクトのみなど、柔軟に対応できる ・デザイナーやエンジニアなど、専門スキルの高い人材を採用できる | ・非常に多くの数がいるため、探すのに手間がかかる ・能力をきちんと見極められないと、ミスマッチに繋がりやすい ・仕事を放棄されると、個人のため責任を追及しにくい |
やはりコスト面や柔軟性では、フリーランスや副業人材に大きなメリットがあると言えます。リモートワークであれば、オフィスすら用意せずに済むため、企業にとってはありがたいかもしれません。
一方探すのに手間取ったり、ミスマッチのリスクが高いというデメリットもあるといえます。仕事放棄は最悪の場合を想定していますが、わずかながら可能性としてはあり得るでしょう。
▼以下では、採用コスト見直しガイドを無料でダウンロードできます。ぜひご参照ください。
採用計画にフリーランスや副業人材を組み込むべき理由
このように、実際フリーランスや副業人材は増加しており、それらを活用する企業も増えていると言えます。
フリーランスや副業人材にはメリットも多いので、自社の弱みを補填するため、あるいは強みを更に伸ばすため、豊富な経験からアドバイスをもらうためなど様々な活用の仕方があるのではないでしょうか。
正社員だけと決めつけるのではなく、フリーランスや副業人材を上手に活用した採用計画を立てていくことが、これからの変化に対応できる企業体制の構築につながるのです。
フリーランス採用におすすめの人材紹介サービス11選
1. Workship
Workshipはエンジニア／デザイナー／PMまで幅広い職種で、48,500人以上のフリーランス人材が在籍するフリーランス専門エージェントです。募集だけでなく企業側からスカウトできるため積極的な採用をしたい企業におすすめです。
また、フリーランスの実績や経験がわかりにくい採用課題をWorkship独自のアルゴリズムでスコアリングし、即戦力となるフリーランスを採用できます。
| 特徴・メリット |
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▼以下では、Workshipのサービス資料を無料でダウンロードできます。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
2. ポテパンフリーランス
▲出典：ポテパンフリーランス
ポテパンフリーランスはプログラミングスクール「ポテパンキャンプ」を運営する株式会社ポテパンが運営するフリーランス専門エージェントです。プログラミングスクールを傘下にもつエージェントだからこそ、フリーランスへの対応が厚く採用企業側の心配事が少ない点がメリットです。
メインはエンジニアやプログラマーといったIT人材ですが、PMやイラストレーターといった案件も幅広くあります。
| 特徴・メリット |
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3. レバテック
▲出典：レバテック
レバテックは、フリーランス専門エージェントの大手企業として、取引企業5,000以上、登録エンジニアやクリエイター数は20万人以上の規模となっています。
レバテックが紹介するフリーランス人材は「準委任契約」で働くスタッフで、成果物の納品を目的としない、業務を遂行するためのIT人材を求める方におすすめです。
| 特徴・メリット |
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4.テックビズフリーランス
▲出典：テックビズ
テックビズフリーランスは、取引先企業1,400社以上、4,000名を超えるエンジニアが登録している大手フリーランスエージェントサイトです。常時採用可能なエンジニアも300名以上おり、最短即日契約も可能です。
テックビズフリーランスでは、テックビズからの紹介意外に、企業からのスカウティングもできるため、能動的な採用活動を進めることもできます。
| 特徴・メリット |
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5.PE-BANK（ピーイー・バンク）
PE-BANK（ピーイー・バンク）は、マージンや手数料の公開など、透明性の高い契約が評判のフリーランスエージェントです。
東京・大阪以外のエリアの案件が多いため、地方都市の企業にもおすすめできます。
| 特徴・メリット |
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6.ギークスジョブ（geechs job）
大手企業案件が多いギークスジョブ（geechs job）は、年間契約数1万件以上とITエンジニアの利用実績も豊富。
早く自分の希望条件に合う案件・求人の紹介を受けたいフリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーにおすすめのエージェントサービスです。
| 特徴・メリット |
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7.テクフリ
▲出典：テクフリ
フリーランスエンジニア向けの案件・求人サイトのテクフリ（テックキャリアフリーランス）は、案件・求人情報が常時1万件以上のおすすめフリーランスエージェント。
主な対応エリアは東京・神奈川・千葉・埼玉で、東京周辺でフリーランスのITエンジニアを探す際におすすめのフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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8.HiPro Tech
▲出典：HiPro Tech
HiPro Tech（ハイプロテック・旧i-common techサービス）は、エンジニアやITコンサルタントに特化したフリーランスエージェント。
運営会社は東証プライム上場企業のパーソルキャリア株式会社で、転職サイトのdodaやハイクラス転職エージェントのdoda Xを運営しています。
| 特徴・メリット |
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9.ランサーズエージェント
▲出典：ランサーズエージェント
クラウドソーシングサービスで有名なランサーズ株式会社のグループ会社が運営するランサーズエージェント。
ランサーズの運営だけに他のフリーランスエージェントと比較して登録者数が多いのが特徴です。
| 特徴・メリット |
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10.ITプロパートナーズ
▲出典：ITプロパートナーズ
ITプロパートナーズは、フリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーを探す際におすすめのサービスです。
| 特徴・メリット |
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11.クラウドテック
▲出典：クラウドテック
クラウドテックは、ウドソーシングサービスで有名な株式会社クラウドワークスが運営するフリーランスエージェント。
リモートワークや週3日・4日稼働の案件を探す際にもおすすめのサービスで、業界最大級のリモートワーク案件が特徴のフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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