採用計画に必要なフォーマットと計画立案のポイントを徹底解説
事業の運営に欠かすことのできない採用計画ですが、ゼロから組み立てるには知識も時間も必要となります。そこでおすすめなのが、採用計画のフォーマットにそって採用計画を立案する方法です。
採用計画とは、企業の人材を最大限有効に活用するために採用や異動、配置転換などの計画を立てることです。採用計画によって、企業は自社リソースの業務効率を最大化できます。
一方、採用計画が曖昧な場合には、自社リソースを上手く活用できず、コストや時間が無駄になる可能性が高まるでしょう。
そこで今回は、採用計画に必要なフォーマットと計画立案のポイントを徹底解説します。これから採用計画を立てる方は、ぜひ参考にしてください。
そもそも「採用計画」と「フォーマット」とは
出典：O-DAN
具体的な話に入る前に、そもそも「採用計画」と「フォーマット」とはどのようなものなのかを、それぞれ見ていきましょう。
採用計画とは
採用計画とは、企業の人材を最大限有効に活用するために採用や異動、配置転換などの計画を立てることです。
似たような言葉に「採用戦略」がありますが、採用戦略の方がより広義で使用されます。採用のための戦略の一部として存在するのが「採用計画」です。
採用計画におけるフォーマットとは
採用計画におけるフォーマットとは、ある程度の決まった形式のフォーマットに自社の計画を落とし込むことで、採用計画の一部が成立します。
無料で使えるものには、Excel内のモデルやGoogleのスプレッドシートなどがあります。
▲例：Googeスプレッドシートのガントチャート図(Google スプレッドシートを開き、右上にあるボタンをクリックすることでテンプレートギャラリーへと進みます。)
フォーマットを活用して考えるべき内容
しかし優れた採用計画を立案したい場合には、上記のようなフォーマットだけでは不十分です。そもそもフォーマットはただ形を提供しているだけに過ぎず、そこにどのような内容を当てはめていくかは自ら考える必要があります。
- どのような目的で採用計画を立案するか
- どのような人材を獲得したいか
- 競合他社とどう差別化するか
このような企業の意思を統一したうえで、フォーマットを活用して採用計画を立案していきます。
▼以下では、はじめての採用活動で失敗しないためのお役立ち資料をダウンロードできます。ぜひご活用ください。
採用計画書のフォーマット
出典：O-DAN
ここでは、採用計画を進める上で決めるべき項目をまとめたフォーマットを用意しました。以下のフォーマットを利用し、採用計画書を作成していきましょう。
- 採用計画書 -
＜募集職種・人数・採用時期＞
| 募集職種 | |
| 人数 | |
| 採用時期 |
＜求める人物像＞
| スキル・経験 | 性格・ビジョン | |
| 絶対に必要な条件 | ||
| あればなお良い条件 |
＜採用スケジュール（例）＞
| 3月 | ・次年度事業計画の策定 ・要員計画の策定 要員調査：人員の過不足状況の人員把握、現有人材の棚卸し ・求める人物像と採用計画の策定 ・採用活動スケジュールの決定 |
| 4月 | ・募集要項の作成・配布 ・就職フェアへの参加 |
| 7月 | ・採用試験の準備 選考方法の確定、試験問題の作成、選考会場の確保、試験管の選出、選考基準の確認等 ・職場説明会・見学会 |
| 9月 | ・採用試験 |
| 10月 | ・内定 内定通知の発行、入社承諾書の提出、内定進捗状況の把握 |
| 11月 | ・内定フォロー 内定者の懇談会の開催、社内行事への参加、社内報等の送付、施設見学、 合宿研修など ・再募集の検討 内定状況を把握し、さらに人員確保する必要があるか検討する。必要な場合は、再募集の準備をする。 |
| 2月 | 採用活動の反省・振り返り |
▼以下では、採用計画をスムーズに立てるためのノウハウやテンプレートを紹介しています。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
採用計画フォーマットに必要な3つの項目
出典：O-DAN
ここでは、採用計画において決めておくべき3つの項目を紹介します。以下の3要素を、採用活動が始まる前に決めておき、スムーズかつ効率的な採用を行いましょう。
1. 採用人数と予算の設定
採用計画を進めるにあたり、まず必要なことは「採用人数」と「予算」の設定です。
必要採用人数を算出するには「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」2種類があります。
＜トップダウン方式＞
会社全体の「労働分配率」「損益分岐点」「売上高」「人件費」などを踏まえて適性人件費を算出し、そこから必要な人員総数を導く方法です。
＜ボトムアップ方式＞
現場の業務量や職務分析を踏まえて各部署・部門・職種に必要な人数を算出し、それを積み上げていくことで、全体の採用する人員の総数を導く方法です。
それぞれ環境や業種によって、どちらの方式を採用するかは変わります。また、会社経済などの状況を把握したうえで見極めましょう。
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2. 採用したい人材の要件定義
採用計画には、人材の要件定義も欠かせません。人材採用には必要不可欠なパートです。
人材の要件定義に使える概念に「ペルソナの設定」があります。
ペルソナとは架空の顧客あるいは求職者像のことを示しており、これを設定することで採用計画における「求める人物要件」を明確化できます。
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3. 採用スケジュール
採用計画を進めていくなかで、3つ目に必要な要素が「採用スケジュール」の決定です。事業計画と並行して「いつから始めていつまでに何人採用するのか」を逆算しましょう。
▲出典：新卒採用スケジュール
採用スケジュールを立てるときのポイントは、以下の2つです。
- 採用ではなく、採用してから育成期間終了をゴールと置く
- エントリーを開始してから採用するまでは約2、3ヶ月と見積もる
「どのフォーマットを使えば良いかわからない」「相談に乗って欲しい」場合には、人材採用に関するコンサルティング会社へ依頼するなどの選択肢も検討しましょう。
▼以下では、カスタマーサクセスが解説する人材採用の成功ポイント紹介しています。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
採用計画におけるフォーマットの種類
出典：O-DAN採用計画におけるフォーマットは、1つに限定されるわけではありません。どのような種類があるのかを説明します。
企業分析に使えるフォーマット
ここで紹介するのは、企業分析のフォーマットです。企業分析については、一般的によく用いられるいくつかの手法を活用できます。
〈SWOT分析〉
「Strength (強み)」「Weakness (弱み)」「Opportunity (機会)」「Threat (脅威)」の4つの頭文字をとった考え方です。これら4つの角度から状況を分析します。
〈3C分析〉
3Cとは「Customer (顧客)」「Competitor (競合他社)」「Company (自社)」の頭文字をとったものです。この3つの要素から状況を分析します。
〈STP〉
「Segmentation (セグメンテーション)」「Targeting (ターゲティング)」「Positioning (ポジショニング) 」という3つの側面から自社のあり方を分析します。
たとえば、SWOT分析を図に落とし込むと以下のようになります。（下記はクロスSWOT分析）
▲出典：Urumo!
このように、自社にマッチすると考える手法を図式化すると分かりやすくなります。また、これらの分析手法は、自社のみでなく競合他社の分析にも適用可能です。
▼以下では、採用ペルソナの構成要素や作成ステップ、フォーマットまでご紹介しています。ぜひ参考にしてください。
採用計画立案の具体的なプロセス
出典：O-DAN
ここからは、具体的な採用計画を立案する際のプロセスを解説していきます。
会社全体で採用計画に関する意思統一をする
まず最初に行うべきは、企業全体で採用計画に関する意思統一です。
採用は人事部だけが行わず、実際の現場スタッフにも協力してもらう必要があります。たとえばエンジニアを採用すれば技術部が受け入れることになります。営業職を採用したら、一緒に働くのは人事ではなく営業部のスタッフです。
このように、採用活動は企業全体に影響を与えます。採用計画を策定しようとする際には、企業全体で取り組む姿勢を整えることが必要です。
状況分析・採用手法検討
全社体制での意思統一ができたら、次に自社の置かれている状況を分析し、具体的な採用手法を検討していきます。
採用手法は簡単にまとめれば以下のようになります。
| 採用手法 | 内容 |
|---|---|
| 求人広告 | 広告会社に求人情報を送る |
| ダイレクトリクルーティング | 魅力的な求職者に直接アプローチする |
| リファラル採用 | 社員の人脈を通して求職者を紹介してもらう |
| 人材エージェントの利用 | 専門的なエージェントに求職者の紹介を依頼する |
ここでも画一的に採用手法を検討するのではなく、自社の状況にあったものを選ばなければなりません。
たとえば「毎年採用し、ノウハウもある営業職は求人広告で良い。しかし、今年初めて採用するデザイナーは勝手が分からないので、エージェントに依頼する」このように、その時の状況の応じた選択が重要です。
採用方法は以下の記事にまとめています。ぜひこちらもあわせてご覧ください。
フリーランスや副業人材を採用するには？
フリーランスや副業人材の採用を検討している企業も増えています。それは、フリーランス人材に以下のようなメリットがあるためです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| コスト |
|
| 柔軟性 | 「週3日」「数ヶ月のプロジェクトだけ」「オンライン勤務」など柔軟な勤務対応ができる。 |
| スピード感 |
|
| 高い専門性 |
|
フリーランス採用の方法：人材サービスがおすすめ
フリーランスや副業人材を採用する手法にも、求人広告やダイレクトリクルーティングなど様々ありますが、今回おすすめするのは人材サービスの利用です。
特に初めてフリーランスや副業人材を採用しようとする際は、人材選定や契約交渉に戸惑うもの。
しかし人材サービスを活用すれば、利用料を支払うだけで「正確な求人情報の掲載×気になる人材へのアプローチ×契約」が同時にできます。
転職者特化や業界特化のサービスがあるように、フリーランス・副業人材特化型のサービスも多くあります。
人材サービスを活用する場合には、工数負担の軽減、サポート体制の充実、人材のレベルが高いなどのメリットがあります。
▼以下では、フリーランス採用サービスのお役立ち資料を無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
フリーランス人材の活用戦略
以下では、正社員だけでなく、フリーランス人材を活用する方法について解説します。
正社員だけが人材ではない
最近は正社員だけでなくフリーランスを雇って活用する形も徐々に増えています。
上記の調査によれば、半分以上の企業が「フリーランスを活用・または活用を検討している」と回答していることがわかります。
フリーランスを採用するメリット
それでは、どうして多くの企業がフリーランスを採用し始めているのでしょうか？
そのメリットをいくつか説明します。
| コスト | 一番大きなメリットと言えるのはコストです。 正社員と異なり、退職金や保険金などの福利厚生を支払う必要はありません。仮に給与が同じであったとすれば、企業にとっては大幅なコスト削減が見込めます。 |
| 柔軟性 | フリーランスは個人事業主なので、柔軟性が非常に高いです。 正社員であれば週5日のフルタイムで働き、オフィスにも席を用意する必要があります。一方フリーランスの場合、「週3日だけ」や「リモート完結」という働き方も可能であり、企業にとっても負担が少なくて済みます。 |
| スピード感 | フリーランスと企業間双方の合意さえあれば、即日で稼働してもらうことが可能です。 特に競合他社がいる場合などは、1日でも早くサービスを展開したいという場合もあるのではないでしょうか。そのような際に即日で業務に取り掛かってもらえるのは、大きなメリットとなります。 |
| 高スキル | フリーランスの人は、エンジニアやデザイナーなど特定の職能に長けたスペシャリストの人がほとんどです。 ジェネラリストが社内に多い場合には、フリーランスを雇用することで専門性を補うことができます。フリーランスから教育を受けるという形を取ることも可能です。 |
さらにフリーランスと正社員の違いについて知りたい方は、「【企業向け】フリーランスと正社員どちらにメリットがある？雇用形態の違いとおすすめを紹介」の記事もご覧ください。
フリーランスを採用するには？
こうしたメリットのあるフリーランスですが、どうやって採用をすれば良いのでしょうか？「リファラル採用」「ダイレクトリクルーティング」など多様な採用手法もありますが、ここでは人材エージェントを利用することをお勧めします。
人材エージェントを利用すれば、
「正確な募集情報の掲載」と「希望する人材とのマッチング」
が両立できます。
特に初めてフリーランスを採用する際には、ノウハウがなければただ時間とコストを浪費するだけになってしまいます。人材エージェントを利用し、ノウハウがある程度確立してから他の採用手法に挑戦してみると良いのではないでしょうか。
▼以下では、フリーランス採用サービス比較表を無料でダウンロードできます。ぜひ貴社の採用活動の参考にしてください。
フリーランス採用におすすめの人材サービス12選
1. Workship
Workshipはエンジニア／デザイナー／PMまで幅広い職種で、46,000人以上のフリーランス人材が在籍するフリーランス専門エージェントです。募集だけでなく企業側からスカウトできるため積極的な採用をしたい企業におすすめです。
また、フリーランスの実績や経験がわかりにくい採用課題をWorkship独自のアルゴリズムでスコアリングし、即戦力となるフリーランスを採用できます。
| 特徴・メリット |
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▼以下では、Workshipのサービス資料を無料でダウンロードできます。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
2. Midworks
▲出典：Midworks
Midworksはフリーランス専門のエージェントです。エンジニア案件を多く取り扱っており、業界最安値のマージン率10〜15%で運営されています。
Midworksでは、フリーランスの勉強費用を月１万円まで負担してくれるサービスがあり、登録するフリーランスにとっては登録する魅力があるため、スキルアップを求めるフリーランスエンジニアが集まると考えられるかもしれません。
| 特徴・メリット |
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3. ポテパンフリーランス
▲出典：ポテパンフリーランス
ポテパンフリーランスはプログラミングスクール「ポテパンキャンプ」を運営する株式会社ポテパンが運営するフリーランス専門エージェントです。プログラミングスクールを傘下にもつエージェントだからこそ、フリーランスへの対応が厚く採用企業側の心配事が少ない点がメリットです。
メインはエンジニアやプログラマーといったIT人材ですが、PMやイラストレーターといった案件も幅広くあります。
| 特徴・メリット |
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4. レバテック
▲出典：レバテック
レバテックは、フリーランス専門エージェントの大手企業として、取引企業5,000以上、登録エンジニアやクリエイター数は20万人以上の規模となっています。
レバテックが紹介するフリーランス人材は「準委任契約」で働くスタッフで、成果物の納品を目的としない、業務を遂行するためのIT人材を求める方におすすめです。
| 特徴・メリット |
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5.テックビズフリーランス
▲出典：テックビズ
テックビズフリーランスは、取引先企業1,400社以上、4,000名を超えるエンジニアが登録している大手フリーランスエージェントサイトです。常時採用可能なエンジニアも300名以上おり、最短即日契約も可能です。
テックビズフリーランスでは、テックビズからの紹介意外に、企業からのスカウティングもできるため、能動的な採用活動を進めることもできます。
| 特徴・メリット |
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6.PE-BANK（ピーイー・バンク）
PE-BANK（ピーイー・バンク）は、マージンや手数料の公開など、透明性の高い契約が評判のフリーランスエージェントです。
東京・大阪以外のエリアの案件が多いため、地方都市の企業にもおすすめできます。
| 特徴・メリット |
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7.ギークスジョブ（geechs job）
大手企業案件が多いギークスジョブ（geechs job）は、年間契約数1万件以上とITエンジニアの利用実績も豊富。
早く自分の希望条件に合う案件・求人の紹介を受けたいフリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーにおすすめのエージェントサービスです。
| 特徴・メリット |
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8.テクフリ
▲出典：テクフリ
フリーランスエンジニア向けの案件・求人サイトのテクフリ（テックキャリアフリーランス）は、案件・求人情報が常時1万件以上のおすすめフリーランスエージェント。
主な対応エリアは東京・神奈川・千葉・埼玉で、東京周辺でフリーランスのITエンジニアを探す際におすすめのフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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9.HiPro Tech
▲出典：HiPro Tech
HiPro Tech（ハイプロテック・旧i-common techサービス）は、エンジニアやITコンサルタントに特化したフリーランスエージェント。
運営会社は東証プライム上場企業のパーソルキャリア株式会社で、転職サイトのdodaやハイクラス転職エージェントのdoda Xを運営しています。
| 特徴・メリット |
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10.ランサーズエージェント
▲出典：ランサーズエージェント
クラウドソーシングサービスで有名なランサーズ株式会社のグループ会社が運営するランサーズエージェント。
ランサーズの運営だけに他のフリーランスエージェントと比較して登録者数が多いのが特徴です。
| 特徴・メリット |
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11.ITプロパートナーズ
▲出典：ITプロパートナーズ
ITプロパートナーズは、フリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーを探す際におすすめのサービスです。
| 特徴・メリット |
|
12.クラウドテック
▲出典：クラウドテック
クラウドテックは、ウドソーシングサービスで有名な株式会社クラウドワークスが運営するフリーランスエージェント。
リモートワークや週3日・4日稼働の案件を探す際にもおすすめのサービスで、業界最大級のリモートワーク案件が特徴のフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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