リモートワークマネジメントの5つのコツと7つの課題|おすすめの採用ツールも解説
近年のコロナ禍や働き方の多様化などの影響で急速に普及しているリモートワークですが、それに伴ってマネジメントが難しいといった悩みが多く聞かれます。
その悩みの多くは、リモート環境でスタッフ同士が互いに直接顔を合わせることが少なくなり、プロジェクトのタスク進行を密に管理することが難しくなることです。
しかし、ポイントを押さえた管理手法をとることで、リモートワークでも十分にマネジメントすることが可能です。
そこで今回は、リモートワークマネジメントの5つのコツと7つの課題、おすすめの採用ツールも解説しますので、ぜひ参考にしてください。
リモートワークでのマネジメント、4つの不安
▲株式会社リクルートマネジメントソリューションズ(「テレワーク実態調査」)より引用
現状では、リモートワークにおけるマネジメントについて、不安を抱えている人がどのくらいいるのでしょうか?
2020年4月に株式会社リクルートマネジメントソリューションズが「テレワーク緊急実態調査」を行ないました。
この調査で、従業員規模300名以上の企業に勤務する一般社員2040名、管理職618名に「テレワークを導入して不安に思うことなどはあるか」と調査したところ、約70%の社員が「テレワークに不安がある」と回答しています。
以下が具体的な意見です。
- 部下がサボっていないか心配
- 緊急の指示出しや指導が難しい
- 部下の体調や心理的ストレスを測り、チームビルディングが難しい
- アイデアの共有やコミュニケーション機会が減る
▼下記の記事では、リモートワークにおける生産性の向上の仕方について解説しています。ぜひ参考にしてください。
リモートワークマネジメントにおける5つのコツ
今後さらに普及するとみられるリモートワークですが、リモートワークをマネジメントできるかどうかが、今後の企業運営に大きく影響するでしょう。
リモートワークマネジメントを成功させるためには、具体的なコツが5つあります。
- 業務範囲や評価基準の明確化する
- コミュニケーション力のある人材の採用する
- 外注できる仕事は委託する
- 成果や進捗状況を可視化する
- セキュリティを強化する
以下でそれぞれについて紹介しますので、ぜひ検討してください。
1. 業務範囲や評価基準を明確化する
業務範囲や評価基準を明確にしましょう。
リモートワークでは、コミュニケーションの機会が減る分、チームメンバーが業務を進める際に迷いが生じる可能性が高くなります。また、モチベーション管理も難しくなるため、評価基準がより大切となるでしょう。
そのため、チームの業務範囲および評価基準や、そのチームをマネジメントした上司の評価のあり方についても明確にし、人事評価制度を整えることが重要です。
職種ごとの業務を規定する「ジョブディスクリプション」を使い、業務範囲や評価基準を決めていくと効率的に管理できます。
▼以下では、ジョブディスクリプションの無料テンプレートを配布しているので、ぜひご活用ください。
2. コミュニケーション力のある人材を採用する
人材を採用する時点での対策も、リモートワークマネジメントの成功には重要です。
コミュニケーション力のある人材を採用することで、チーム全体のマネジメントがやりやすくなるでしょう。
▼採用手法を網羅してまとめた記事は以下となります。ぜひ参考にしてください。
3. 外部に委託できる仕事は委託する
リモートワークで成果を上げる会社は、外注をうまく活用している傾向があります。
外注することで単純作業や専門性が高い業務を効率化できるため、事業に関わる業務全体の推進と社員の目標達成の意識がより高くなるでしょう。
4. 成果や進捗状況を可視化する
リモートワークの環境下では、作業がどれくらい進んでいるのかという進捗状況が見えにくいのが問題です。
そのため、上司がつねに部下の進捗状況や成果を管理できる体制を整えておくことが、社員のモチベーションを保つ上でも、正当な評価をする上でも非常に重要となります。
以下の表ではリモートワーク環境下におけるマネジメントを促進してくれるツールをご紹介しています。
ツール名 | 種別 | 機能 |
---|---|---|
Chatwork (サイトへ) | ビジネスチャット |
|
Slack (サイトへ) | ビジネスチャット |
|
ジョブカン勤怠管理 (サイトへ) | 勤怠管理 |
|
Scrapbox (サイトへ) | ナレッジ共有 |
|
backlog (サイトへ) | プロジェクト管理 |
|
5. セキュリティを強化する
リモートワークにおける環境下では、プライベートとビジネスの境界が曖昧となるため、セキュリティ面のリスクが大きくなります。
そのため、社員のパソコンにセキュリティソフトを配布し、オフィスで作業をするのと同程度のセキュリティを実現しましょう。
また、社員一人ひとりのセキュリティ意識を高めることも大切です。そのため、セキュリティ講習を開催し、重要情報の取り扱いや外部での作業リスクなどについての知識を高める施策が需要となります。
リモートワークマネジメントの7つの課題
リモートワークをマネジメントする際は、具体的に何が難しいのかがわからず、事前対策に悩む方も多いことでしょう。
リモートワークで問題化しやすい7つの課題とは?
ここでは、リモートワークを導入する際に問題化しやすい7つの課題を紹介します。
- 書類のペーパーレス化が必要
- セキュリティ対策が必要
- 端末やソフトウェアなどの初期費用がかかる
- 仕事に専念できる場所が確保できない
- チーム内でのコミュニケーションが希薄になりやすい
- モチベーションの維持が難しい
- 人事評価が難しい
それぞれ解説します。
1.書類のペーパーレス化が必要
リモートワークを導入するのであれば、従業員が自宅から各種書類を作成できなければなりません。
つまり、仕事に必要なフォーム等は、すべてオンラインでも利用できるようにペーパーレス化を進めておく必要があります。
多岐にわたる書類すべてをペーパーレス化するのは時間がかかるもの。リモートワークを始めてからも、最初のうちは書類のためにオフィスに出向くことがあるでしょう。
2.セキュリティ対策
会社では一括ですべてのパソコンのセキュリティ対策ができていたとしても、自宅のパソコンはどうでしょうか。
従業員が使用するすべてのパソコンにセキュリティ対策ができていないならば、どこかのパソコンでウイルスに感染し、そのファイルを大勢で共有することで被害が広がる可能性があります。
また、通信環境のセキュリティ対策も注意が必要です。カフェや公的機関などのフリーWi-Fiを利用して仕事を行う場合、フリーWi-Fi経由で個人情報や会社の機密情報が抜き取られてしまうかもしれません。
IDやパスワードの管理も抜かりなく行い、社内の機密事項や個人情報などが外部に漏れないよう徹底しましょう。
3.端末やソフトウェアなどの初期費用がかかる
すべての従業員がパソコンを持っているとは限りません。また、持っていたとしても、処理能力が十分とは限らないでしょう。
業務に必要なソフトウェアを利用できないこともあるので、場合によっては会社からパソコンやタブレットを支給する必要があります。
また、自宅にデバイスやインターネット環境が整っていない場合には、導入費を補助しなければなりません。
4.仕事に専念できる場所がない
自宅には仕事に専念できるような場所がない、という社員も当然います。
セキュリティ対策の観点からも屋外のフリーWi-Fiをつかうことは好ましくないので、できれば自宅にワーキングスペースを用意したいですが、家が狭い、家族もリモートワークをしているなどの事情により自宅での仕事が難しいケースは少なくありません。
どうしても自宅での仕事が難しい従業員には、自宅で仕事がしやすいように設備費用を提供するなど、さまざまな配慮が必要になることもあるでしょう。
5.チーム内でのコミュニケーションが希薄になる
Zoomなどのオンライン会議アプリを使えば、対面でなくともチーム内で話し合って仕事を進めていくことも可能です。
しかし、雑談などのちょっとした会話はわざわざアプリを使ってまで行わないため、徐々にコミュニケーションが希薄になっていくでしょう。
雑談からアイデアが生まれたり、チームの結束力が強くなったりすることもあるので、雑談しなくなるということが業務全体にマイナスの影響を及ぼす可能性もあります。
6.モチベーションの維持が難しい
リモートワークでは、基本的には毎日一人でパソコンに向かって作業を行います。
1日、2日程度は楽しく仕事を行えたとしても、なかなかモチベーションを保つことは難しく、徐々に仕事をさぼってしまうことにもなりかねません。
7.人事評価が難しい
本来、人事評価には、仕事の成果だけでなく勤務態度や他の社員へのサポートといったものも含まれます。
しかしリモートワークでは、勤務態度が良いのかどうかが分かりにくく、他の社員をサポートしているのかどうかも見えづらいため、単純な成果だけで評価をすることになります。
作業が早い社員にとっては評価向上につながりますが、今まで成果以外のポイントで評価されてきた社員にとっては評価の低下、ひいては給料低下につながることもあるでしょう。
リモートワークにおすすめの人材とは?
リモートワークをしているとこんな悩みはありませんか?
- 急な仕事が依頼できない…
- 部下の仕事の管理をしにくい…
- タスク量で負担になってないか察しづらい…
リモートワークではどうしても社員の心理的負担や業務量をコントロールするのが難しくなります。
そこで、リモートワークを導入する際は、業務を円滑化するためにフリーランスを採用するのもおすすめです。
社内にフリーランスの社員が数名いるだけで、急な依頼も専門的なタスクも柔軟に振り分けられます。
リモートワーカーにはフリーランスがおすすめ
フリーランスと聞くと「社会的な信用が低い」などのネガティブな印象を持つ人もいるかもしれません。しかし実際には、フリーランスや副業人材として優秀なスキルを持つ人材がさまざまな分野で活躍しています。
フリーランスは社員と異なり、企業や組織に属さずに働いています。つまり、企業のネームバリューや看板なしに、自らのスキルを活かして仕事している人材です。したがって、フリーランスとして働く人材は「自社で活躍する人材」「優秀な人材」の有力な候補となる可能性が十分にあるでしょう。
ただし先ほども説明したように、企業のニーズに合うか、求める人材像に合うかについて、冷静に見極めることが重要です。
実際にフリーランスを活用する企業は増えている
では、客観的なデータとして他の企業がどの程度フリーランスを活用しているのかを見てみましょう。以下のデータをご覧ください。
このデータから見ると、およそ半分以上の企業が「フリーランスを活用している、または活用を検討している」ということがわかります。
それだけフリーランスワーカーが優秀であり、企業にメリットをもたらしているということを示していると言えるでしょう。
フリーランスを採用するメリット
それでは、具体的にフリーランスを採用するメリットを解説します。
フリーランスを採用する主なメリットとしては、以下の4つがあります。
高スキル | フリーランスの人は、エンジニアなど、特定の職能に長けたスペシャリストの人がほとんどです。これらの人材をピンポイントで活用したい場合には、まさに「優秀な人材」の採用が可能であると言えるでしょう。 |
コスト | フリーランスに業務委託するケースでは、正社員と異なり退職金や保険金などの福利厚生が発生しません。仮に報酬が高めであっても、企業にとっては大幅なコスト削減が見込めるでしょう。 |
柔軟性 | フリーランスは個人事業主なので、柔軟性が非常に高いのも特徴です。 正社員であれば週5日のフルタイムで働き、オフィスにも席を用意する必要がありますが、フリーランスの場合は「週3日だけ」や「リモート完結」という働き方も可能で、企業側の負担も少なく済みます。 |
スピード感 | フリーランスと企業間双方の合意さえあれば、即日で稼働してもらうことが可能です。特に優秀な人材を採用したら、すぐにでも働いて欲しいという企業は多いでしょう。そのような際に即日で業務に取り掛かってもらえるのは、大きなメリットとなります。 |
これらのメリットに魅力を感じる方は、ぜひフリーランスの採用を検討してみましょう。
▼以下では、業務委託契約書作成ガイドを無料でダウンロードできます。ぜひ貴社が業務委託契約する際にお役立てください。
リモートワーカーの採用におすすめの人材サービス15選
おすすめのエンジニア採用サービス15選をご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
1. Workship|国内最大級のフリーランスマッチングサービス
「Workship」は国内最大級の登録者数を誇るフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- 登録者数48,100人以上に対して登録企業数約1,100社
- 三者間契約のため、安全に業務委託できる
- さまざまな採用手法が利用でき、最短2営業日で契約した事例も
- 人材のスキル/経歴を分析しスコア化
- 業界最安値の手数料
▼以下では、登録無料の人材紹介サービス「Workship」のサービス資料を無料でダウンロードできます。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
2. CODEAL|豊富なハイスキル人材
CODEALは多くのハイスキルなエンジニアのデータベースをもつフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- 登録者数:20,000人以上
- 約1,100社の豊富な利用実績
- 即戦力人材が多い
3. SOKUDAN|Facebookとの連携で安心
SOKUDANは面接までの時間が短く、Facebookと連携するなど、信頼性の高いフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- Facebookとの連携で信頼性〇
- 会社の状況にあった料金プランの提案
- 最短当日のマッチング
4. MOREWORKS|スキルからピンポイント採用
MOREWORKSは、デジタル・クリエイティブ業界特化型の求人サイトです。
エンジニア、デザイナー、ディレクター、プロデューサーの4つの職種から人材を探せるので、エンジニア以外の人材を採用する際にも活用できます。
また、登録しているエンジニアは、基本的にデジタルを専門に扱うITエンジニアです。プログラミング言語を指定して探すこともできるので、企業で必要とする人材をピンポイントで採用できるでしょう。
【特徴】
- デジタル/クリエイティブに特化している
- エンジニア以外にもデザイナー、ディレクター、プロデューサーを探せる
- プログラミング言語でエンジニアを指定できる
5. i-common tech|案件から依頼可能
i-common techは、ITエンジニア専門の採用媒体です。
ITエンジニアは日本全体で不足している状態ですが、フリーランスとして働きたいと考えているエンジニアも多くいます。そのため、正社員や契約社員として雇用するのではなく、案件ごとに依頼する場合は求める人材が見つかりやすい傾向にあります。
i-common techでは、案件単位で依頼できるので、優れたスキルを持つフリーランスエンジニアとマッチングしやすいでしょう。また、完成までの時期が読みづらく、期間を限定して採用することが難しいときでも活用できます。プログラミング言語を指定してエンジニアを検索できるので、すぐに働いてもらえる点もi-common techの特徴といえます。
【特徴】
- ITエンジニア専門の採用媒体
- 案件に採用したい場合に人材を見つけやすい
- プログラミング言語を指定してエンジニアを検索できる
6. スタンバイ|幅広い雇用形態に対応
スタンバイは日本最大級の人材紹介サービスです。
登録しているエンジニアも多く、スキルや経験を限定して適した人材が選べます。
また、正社員や契約社員、フリーランスなどのさまざまな働き方を希望するエンジニアが登録しているので、企業がどのようなエンジニアを採用したいかによって適する働き方のエンジニアとマッチングできます。勤務地も限定できるので、通勤してもらうエンジニアを探す場合にも活用しやすい採用サイトといえるでしょう。
【特徴】
- 日本最大級の人材紹介サービス
- 幅広い雇用形態に対応している
- 勤務地を限定できる
7. Crowdtech|最短3日で即戦力を契約可能
Crowdtechは、日本最大級のアウトソーシングサービスであるCrowdworksの関連サイトです。
登録しているエンジニアの数も多く、最短3日で即戦力のエンジニアと契約できます。
なお、Crowdtechでは完全成功報酬制を採用しているため、案件の掲載や提案に費用はかかりません。実際に契約が成立し、採用者が稼働してから支払いが発生するので、ほかの採用媒体と並行して活用できます。
【特徴】
- 最短3日で即戦力のエンジニアを採用できる
- 掲載費用がかからないので採用コストを抑えやすい
8. green|カジュアルな転職を可能に
greenはカジュアルな転職を目指した採用媒体です。
気軽に応募者と会えるシステムのため、社風に合いそうかどうか確かめてから面接に進めます。
また、専門の人事担当者がスカウトに介入するので、応募者のスキルや希望する条件とマッチングしやすいのもgreenの特徴です。IT/WEB専門の採用媒体なので、ITエンジニアの登録が多いことも希望に近い人材と出会いやすいポイントです。
【特徴】
- 応募者と面談することが可能
- 希望条件と応募者のスキルがマッチしやすい
- ITエンジニアの登録が多い
9. forkwell|スキルを評価システムで可視化
forkwellは、ITエンジニアに特化した採用媒体です。
エンジニアのスキルが独自の評価システムにより可視化されて表示されているので、希望するレベルのエンジニアを探せるという特徴があります。
また、エンジニアのアプライを待つだけでなく、スキルに合うエンジニアを選び、企業側から直接スカウトメールを送信することも可能です。スキル重視でITエンジニアを選びたいときにも、活用できる採用媒体といえるでしょう。
【特徴】
- ITエンジニアに特化している
- 企業からスカウトメールを送ることも可能
10. paiza転職|成果報酬制によりコストを抑えられる
paiza転職は、エンジニアのスキルでスクリーニングできる採用媒体です。
広告掲載費用は無料の成功報酬制なので、採用が決まるまでコストがかからないのも特徴です。また、paiza転職では選考プロセスをフォローする体制があり、エンジニアと企業側の認識にずれがないようにチェックしながら採用を進められます。
【特徴】
- スキルでエンジニアを選定可能
- 採用が決まるまでコストがかからない
- 選考プロセスをフォローしてくれる
11. レバテック|エンジニアとデザイナー特化
レバテックはエンジニアとデザイナーの採用に特化したエージェントです。
【特徴】
- 登録者数:40万人
- 社員、派遣、フリーランス希望者の中からニーズに合わせてご紹介
- エンジニア、デザイナー専門のエージェント
- 採用課題から必要な人材像を整理し、求めるスキルにマッチする人材を推薦
12. ITプロパートナーズ|問い合わせから60分以内に人材紹介
ITプロパートナーズは迅速かつ丁寧な対応に定評があるエージェントです。
【特徴】
- 登録者数:60,000人
- 迅速かつ手厚いサポート対応
- 豊富な人材データベース
- 紹介実績3,000社以上
13. ワークポート|全国規模の対応が持ち味
ワークポートは全国の多種多様なネットワークが持ち味のエージェントです。
【特徴】
- 人材紹介業20年で約26,000社の採用活動をサポート
- 幅広いネットワークで、全国の多様な業種に対応
- 登録者は月間30,000人以上
- 採用成功まで費用がかからない完全成果報酬型
14. リクルートエージェント|業界最大級の実績
リクルートエージェントは各業界に精通したアドバイザーによる手厚い対応が売りのエージェントです。
【特徴】
- 登録者数:134.5万人/年
- 完全成果報酬型の料金形態
- 6ヶ月までの返金保証あり
- 業界最大級の登録者数
15. quick AGENT|人材紹介エージェントに一括募集
quick AGENTは、エンジニアとデザイナーに特化した採用プラットフォームです。
案件を公開してエンジニアからのアプライを待つこともできますが、案件を登録すると専属のエージェントが適した人材を紹介してくれるので、比較的早めに人材が決まることも特徴です。
人材紹介エージェントに一括募集するため、タイミングにもよりますが、スピード採用の可能性もあります。今すぐエンジニアを採用したい企業や即戦力を求めている企業に適した採用媒体といえるでしょう。
【特徴】
- エンジニアとデザイナーに特化している
- 早めに採用まで決まりやすい
▼以下では、業務委託契約書テンプレートを無料でダウンロードできます。ぜひ貴社が業務委託契約する際にお役立てください。
フリーランスに業務委託するメリット
業務委託を活用するメリット4つ
1.コストを削減できる可能性がある
従業員の給与、福利厚生、保険料、労働条件に関する問題について、業務委託を利用することで、企業側はこれらの費用を削減することができます。また、業務委託契約によって、社会保険などの手続きや税務処理を担う必要もないため、企業側の事務負担も軽減されます。
2.柔軟な人員配置ができる
業務委託を活用することで、企業が必要な時期に必要な人材を雇用することができます。
従業員を雇用する場合は、労働条件や雇用形態などの問題があるため、企業側は必要以上の人員を抱えることになります。しかし、業務委託契約であれば、必要な時期だけ必要な人材を雇用することができるため、効率的な人員配置が可能です。
3.専門性の高い人材を確保できること
業務委託契約を結ぶことで、企業側は専門性の高い人材を雇用することができます。
コンサルティングなどの専門分野においては、フリーランスとして活躍するプロフェッショナルが多数存在します。業務委託契約によって、こうした専門性の高い人材を手軽に確保できるのがメリットです。
4.外部からノウハウを得られる可能性がある
上記のように、自社にないノウハウや高いスキルを活用できるのも業務委託のメリットです。業務委託契約を結ぶフリーランスや副業人材は、専門性の高い知識やスキルを持っていることが多いため、効果的に質の高いパフォーマンスを自社に取り入れることも可能です。
フリーランスと業務委託契約する際の注意点
次に、業務委託契約を結ぶ際の注意点を解説します。
1.業務内容、範囲を明確にする
業務内容が曖昧であれば双方の認識に違いが生じた場合、契約後「事前に聞いていた話と違う」など後々トラブルに繋がりかねません。業務内容は具体的に記載し、業務範囲に関しても事前に詳細を決めておくことで後のトラブルを防ぐことができます。
しかし、事前に全ての業務を明確化できない場合もあるため、その場合は確定部分と未確定部分で契約を分割した上で確定後に再契約を行うなど双方の合意の上で業務内容、範囲に誤解が生じないような工夫が必要です。
そして、業務範囲は実際に着手する業務だけではなく、責任範囲を明確にすることも重要です。
請負契約では「成果物」に関して品質と完成させる責任を負う必要があります。一方、委任契約や準委任契約では「成果物」そのものではなく、業務過程に関して責任を負う必要があります。
その上で損害賠償の責任範囲を明確に設けておくことが必要です。特に請負契約には瑕疵担保責任があるため、瑕疵に対応する期間の設定も忘れず明記しましょう。
2.報酬や経費等の条件を明確にする
報酬や経費といった金銭トラブルは双方にとって信用問題に繋がりかねません。特に業務委託契約では業務中に発生する経費は複雑化しやすく、交通費などは報酬に含まれるなど事前に条件を決めておく必要があります。
報酬の支払い日や支払い方法なども業務によっては着手金が必要な場合、納品後の支払いのみの場合など異なる場合も少なくないため事前に協議をする必要があります。
また、振り込む際に発生する振込手数料の負担もどちらが持つのかを取り決めておいた上で記載しておく必要があります。
3.偽装請負となっていないか
偽装請負とは請負契約の形態を取りながらも実態は労働者派遣であることを指します。「業務内容、範囲」や「報酬、経費等の条件」を明確にせず、曖昧なまま契約を行うことで必然的に指揮監督が必要となります。そうなると実質的に雇用関係であるといった判断をされてしまい、偽装請負という法令違反になりかねません。
そのためにも契約前に曖昧な項目は残さず、なるべく具体的な契約内容を決めた上で契約を結ぶようにしてください。
また、上記の内容については、しっかりと業務委託契約書として明文化することが大切です。
業務委託契約書テンプレート【すぐに使えるひな形】
上記で業務委託契約書の注意点について解説しました。そこで業務委託を実施する際は、下記のテンプレートを参考に業務委託契約書を作成しましょう。
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フリーランス採用は、登録無料の『Workship』がおすすめ!
『Workship』では、優秀な人材を紹介・マッチングするだけでなく、煩雑な業務委託契約に関する手続きをすべて代行いたします。
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Workshipのサービスの特徴を簡単にお伝えします。
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三者間契約でインボイス制度の不安がない
フリーランスを活用する上で、採用担当者様の工数負担が大きいのが、契約書の取り交わしです。Workshipでは成約時に企業 ⇄ Workship ⇄ フリーランスの三者間契約を締結し、その契約手続きを代行します。クライアント企業となるお客様の契約先はWorkshipとの契約となるため、フリーランス活用でネックとなるインボイス制度への対応も問題ありません。また、毎月の請求処理も代行して行ないます。
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Workshipでは、外部のフリーランスを活用し始めるまでは月額費用がかかりません。そのため、自社にマッチする人材をじっくりと見定められます。また、成約後であっても14日間は返金保証があり、ミスマッチを起こす可能性が低くなります。
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