リモートワークで生産性が低下？理由や向上するためのポイントについて

リモートワークで生産性が低下している企業も少なくありません。

特に日本は諸外国と比べ、リモートワークによる生産性低下が顕著とされています。

なぜ生産性が低下するのか、また、どうすれば生産性を維持あるいは向上させることができるのか解説します。

リモートワークで生産性はどう変化した？

新型コロナウイルスの流行により、多くの企業ではリモートワークに対応するようになっています。

また、今後もリモートワークを推進し、従業員にとって働きやすい環境を提供したいと考えている企業は少なくありません。

とはいえ、リモートワーク化が生産性を落としているケースもあり、単純に推進すればよいというわけではないことに注意が必要です。

PCメーカーのレノボが世界10ヶ国で20,000人以上の労働者を対象にした調査によると、リモートワークで生産性が向上したと答えた人は全体の63％もいました。

このことから、リモートワーク化が半数以上の人にとっては生産性向上をもたらしていることが分かります。

しかし、反対に生産性が低下したと考えている人も多くいます。

実際に、全体の13％の労働者はリモートワーク化により生産性が低下したと回答しています。

また、日本では「生産性が低下した」と答えた従業員が10ヶ国中もっとも多く、40％もいました。

安易にリモートワークを導入するのではなく、生産性が低下する原因を知り、何らかの有効な対策を講じてからリモートワークを導入することが必要だといえるでしょう。

リモートワークで生産性が低下する原因

リモートワークを導入したことで生産性が上がるケースもありますが、反対に低下するケースもあります。

元々リモートワークに適していない業務をリモートワーク化したことで生産性の低下が見られたということもあるかもしれません。

このようなケースでは無理にリモートワーク化するのではなく、従来の方法に戻すなどの対応が必要でしょう。

しかし、中にはリモートワークに適した業務であるにも関わらず、生産性が低下してしまうケースがあります。

リモートワークで生産性が低下する原因としては、次の6つを考えられるでしょう。

• コミュニケーションを取りづらくなった
• 進捗報告などの業務が増えた
• 集中して業務が行えなくなった
• 必要性の低い会議が増えた
• 仕事の重複が増えた
• 業務時間を変えやすくなった

コミュニケーションを取りづらくなった

業務の中には、チームメンバーなどとコミュニケーションを取りながら実施していくものが多く含まれていることがあります。

リモートワークによりコミュニケーションが取りづらくなり、検索システムなどを使って一人で解決することが増え、業務効率が低下してしまうことがあります。

進捗報告などの業務が増えた

業務進捗や機密情報の取り扱いについてこまめな報告を求められる職場があります。

業務の進行上、ある程度は仕方のない部分もありますが、あまりにも報告を徹底すると、従業員の負担が増え、生産性の低下をもたらすことがあります。

集中して業務が行えなくなった

家やコワーキングスペースでは業務に集中できないという人もいます。

各従業員の住宅事情によっては、ワークスペースが用意できないということもあるかもしれません。

また、座りやすい椅子や使いやすいパソコン、机がない場合も、生産性は低下してしまうでしょう。

必要性の低い会議が増えた

リモートワークを実施する際にも、チームや部署で適度にコミュニケーションを取り、連携を取ることは必要なことです。

しかし、ビデオ会議をあまりにも頻繁に行うと、業務の進行を妨げてしまうことがあります。

仕事の重複が増えた

従業員がお互いの作業を確認しづらくなったことから、仕事の重複が増えたというケースもあります。

オンラインで記入・確認できる進捗表を作成し、業務分担を的確に行うようにしましょう。

業務時間を変えやすくなった

働き方改革の推進のため、残業を禁じている会社は少なくありません。

しかし、リモートワーク化したことで、残業に対してかつてほど厳しく管理しなくなった企業もあり、従業員側もついゆっくりと業務に取り組んでしまうということがあります。

労働時間が増え、なおかつ業務量が変わらないということは業務効率の低下を意味します。

リモートワークで生産性を向上させるコツ

リモートワークを導入することで、生産性を向上させることは可能です。

次の4つのポイントに注目し、業務効率の向上を図りましょう。

• コミュニケーションを適切に取る
• 客観性の高い評価制度を導入する
• 勤怠管理システムを導入する
• IT機器を支給する

コミュニケーションを適切に取る

チームや部署で団結するためにも、またお互いの業務を把握して重複を失くすためにも、コミュニケーションを適切に取ることは必要です。

しかし多すぎると業務の進行を妨げることがあるので、多すぎず少なすぎないを意識してコミュニケーションを取る必要があります。

原則として定例会議は朝の5分、緊急会議は必要性が高いとチームリーダーが判断したときのみ、のように明確な基準を設けておくとよいかもしれません。

客観性の高い評価制度を導入する

客観性の高い評価制度を導入することでも、リモートワークの生産性を高めることにつながることがあります。

例えば報告が多いから評価するのではなく、成果物や残業の少なさなどで客観性の高い評価をする必要があるでしょう。

勤怠管理システムを導入する

だらだらと業務に取り組むことがないよう、就業時間を管理する必要があります。

例えば打刻システムやメッセージアプリ機能などがある「勤怠管理システム」を導入すれば、自宅にいても就業時間を守りやすくなり、生産性を落とさずに業務に当たることができます。

IT機器を支給する

自宅のパソコンなどが作業に適していない可能性もあります。

会社負担でIT機器を支給あるいは貸与する必要もあるかもしれません。

日本では海外と比べると従業員の自己負担でリモートワーク用のIT機器を準備しているケースも多く、生産性低下につながっていると考えられます。

まとめ

リモートワークにより通勤から解放されることで、時間的にも体力的にも負担は軽減します。

しかし、そのようなアドバンテージを活用できず、生産性の低下を招いてしまうケースも少なくありません。

紹介したポイントに留意し、生産性の高い作業を自宅でも実現できるように工夫していきましょう。

また、リモートワークでも生産性の高い業務を行える人材をお探しの方は、ぜひWorkshipにご相談ください。

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