リモートワークに適した就業規則！考慮すべき事柄と具体例、注意点について解説

リモートワークを推進するにあたって、就業規則にも変化が必要です。

どのような規則を加える必要があるのか、また何を見直せばよいのかについて具体的に解説します。

具体的に例を踏まえながら説明するので、ぜひ参考にしてください。

リモートワーク用の就業規則が必要な理由

新型コロナウイルスの流行により、働き方も大きく変化しました。

多くの企業ではリモートワーク化が進み、自宅やコワーキングスペースなどで業務を行う従業員も増えています。

しかし、リモートワークを推進していく上で、リモートワーク用の就業規則を作成する必要が生じることもあります。

その理由としては、次の事柄が考えられるでしょう。

• 従業員の負担が増えることがある
• 就業時間が変わることがある
• 通勤が不定期になる
• 機密情報などの扱いが変わることがある
• 貸与品が増えることがある
• リモートワークの形態を指定することがある

従業員の経済的負担が増えることがある

リモートワークを実施するにあたり、従業員は自宅の機器を使って業務にあたることになります。

PCやプリンターなどを新たに購入しなくてはいけないケースや、通信業者と新しい契約を結ばなくてはいけないケースもあるでしょう。

また、通信費や電気代が増えることもあります。

作業に適したスペースが自宅にない場合には、デスクや椅子などの家具を購入したり、納戸などの空いている部屋をワーキングスペースに作り替えたりすることが必要になるかもしれません。

いずれも経済的に大きな負担を伴うため、どこまでが従業員の負担となるか、会社側は何を負担するのかを明確に決めておく必要があるでしょう。

リモートワークによって、従業員がオフィス勤務より経済的負担が増えるようなことがないように、配慮する必要があります。

就業時間が変わることがある

リモートワークを行うにあたって、現在の就業規則に記載された就業時間とは変わることもあります。

また、リモートワークが可能になることで、夜間や休日など、自分に都合のよい時間に仕事をする従業員も生まれるかもしれません。

しかし、就業時間があやふやになると、過重労働を招いたり、必要性の低い残業が発生したりすることもあります。

リモートワークに対応する就業規則を作成し、就業時間を明確に決めておくことで、過重労働などを回避できるでしょう。

通勤が不定期になる

リモートワークを導入することで、通勤する回数は減ります。

週に1回、2回程度の出社義務を設ける場合でも、交通機関の定期券を購入せずに都度切符などで対応することになります。

交通費の請求をどのように行うのかについても、新たな規則が必要になることがあります。

機密情報などの扱いが変わることがある

機密情報についての扱いがリモートワーク化により変わることがあります。

例えば現在の就業規則では「機密情報は社外に持ち出さない」と決められていたとしても、持ち出さないとリモートワークができません。

機密情報を扱うときは出社を義務付けるのか、また、自宅で機密情報を扱えるようにするのか、その際はどのような届け出を行うのかなど、機密情報への対応についても、就業規則で詳しく定めておく必要があるでしょう。

貸与品が増えることがある

業務の内容によっては、家庭用のPCでは対応できないことがあります。

また、特別なシステムを会社のPCに導入している場合などは、自宅のPCでは作業ができません。

このようなケースでは、PCなどの機器を会社から貸与することになります。

貸与品についてのルールも、リモートワーク用の就業規則の中で厳密に定めておく必要性が生じるでしょう。

リモートワークの形態を指定することがある

リモートワークには在宅勤務とサテライトオフィス型（コワーキングスペースや会社が指定する特定のオフィスで業務を行う）、モバイル型（移動中など不特定の場所でモバイルタイプのPCやタブレット、スマホなどで業務を行う）の3つの形態があります。

リモートワークを実施する際、どの形態を採用するのかについての規則も必要になるでしょう。

会社側でサテライトオフィスを準備できないときは、在宅勤務に指定するほうが情報流出やウイルス感染などのリスクを軽減できることがあります。

リモートワークに対応した就業規則を作成する前に決めること

リモートワーク用の就業規則を作成するに当たって、調べておきたいこと、準備しておきたいことがいくつかあります。

特に次の7つのポイントについては、就業規則作成前に明確に決めておきましょう。

• 経済的負担を誰が負うか
• 就業時間
• セキュリティ対策
• 貸与品に対するルール
• 就業場所
• 回覧方法
• 評価方法

経済的負担を誰が負うか

従業員側に通信費や電気代の負担が増えることもあります。

増加分を企業側と従業員側のどちらが負担するのか、企業側が負担する場合はどのように費用を計算するのか、それとも一律ですべての従業員に支給するのかなどについても決めておく必要があるでしょう。

また、貸与用のPCやタブレットが十分に用意されていない場合には、従業員は自宅のPCなどで対応しなくてはいけません。

業務に適したPCがないときには新規に購入することになりますが、その場合、経済的負担を誰が負うのかについても決めておく必要があります。

補助額の上限を決めて一律に支給する、あるいは会社が一括購入して貸与するなどの方法が考えられるでしょう。

また、セキュリティ対策のために、従業員の自宅のPCなどにセキュリティソフトをインストールしてもらう必要があるかもしれません。

この場合も、セキュリティソフトは何でもよいのか、会社側が費用を負担するのかなど、明確に決めておくことが必要です。

就業時間

リモートワークにすることで就業時間が変わる場合は、その旨を含めて就業規則に定めておく必要があります。

フレックスタイム制度を導入する場合であれば、始業時間・終業時間はそれぞれ何時から何時までなのか、1ヶ月の業務時間は何時間にするのかなども決めておきましょう。

また、残業の扱いについても新しいルールが必要になります。

残業をどのタイミングで申請するのか、また、そもそも残業をすることは認めるのかについても、会社の事情などに合わせて決めておきます。

なお、アウトソーシングサービスを経由して雇用している従業員に関しては、月給制ではなくタスク制で報酬を支払っていることがあります。

この場合は従業員の仕事が長引いても残業とは扱わないため、再度、従業員の契約内容についても確認しておきましょう。

また、休日勤務の可・不可についても詳しく定めることができます。

自分のペースで仕事をしたいと考える従業員が多い場合は、休日や夜間の業務も検討することができますが、業務進捗をすべての従業員に対して一括で管理しにくくなるという問題があります。

また、作業用のプラットフォームから業務を行う場合、アクセス時間を制限することでセキュリティ対策をしやすくなることがあるため、休日や夜間の業務は原則禁止としておくほうがよいかもしれません。

セキュリティ対策

リモートワークを導入することにより、機密情報を社外で扱うことになります。

従来よりも厳しいセキュリティ対策が必要になるでしょう。

コワーキングスペースを利用しない、フリーWi-Fiではアクセスしない、機密情報を扱うときは上司などの管理責任者に申請するなどのルールが必要になるかもしれません。

情報管理のルールやセキュリティソフトについてなども、詳しく定めて就業規則に含めておきましょう。

貸与品に対するルール

PCやルーター、その他の業務遂行に必要な機器などを会社から貸与することがあります。

自宅以外で使わないこと、業務以外で使わないこと、故障した場合の対応法など、貸与品に対するルールも細かく決めておきましょう。

就労形態

リモートワークの3つの形態（在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務）のうち、どの形態にするかについても就労形態に明記しておきます。

在宅勤務と決めておいても、やむを得ない事情でサテライトオフィスやモバイル勤務が必要になることがあります。

例えば取引先に営業に行く途中で、PCを使った作業が必要になることがあるかもしれません。

このような場合では一時的にサテライトオフィス勤務やモバイル勤務が認められるのか、何らかの申請や報告が必要なのかについて前もって就業規則に定めておくほうがよいでしょう。

回覧方法

会社や部署からのお知らせを回覧する方法についても、規則に含めておくことができます。

また、閲覧した後、閲覧したことをどのように知らせるのか、疑問があるときはどの手段で問い合わせるのかについても明記しておきましょう。

評価方法

リモートワークになることで、協調性やチームワーク、チームへの貢献度などのような数字では見えない部分について評価することが難しくなります。

とはいえ成果だけで評価すると、過重労働を招くことや、特定の従業員のみ高く評価されることになるかもしれません。

リモートワークに合う評価方法を新しく構築し、就業規則に定めておく必要があるでしょう。

リモートワーク対応型の就業規則を作成する際の注意点

リモートワークに対応した就業規則を作成する場合には、次の4つのポイントに注意しましょう。

• 労働関連の法律を満たしているか
• 就業内容が著しく変わらないか
• 非正規雇用者の労働条件にはリモートワークが含まれているか
• 従業員の負担が増えすぎていないか

労働関係の法律を満たしているか

新しく作成する就業規則も、従来の就業規則と同様、法律にかなっている必要があります。

労働基準法や最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法などの法律を満たしているか精査しておきましょう。

法律に抵触しないかどうかについては、就業規則の草案をつくった後で、労働問題を専門とする弁護士や社会労務士にチェックしてもらいましょう。

就業内容が著しく変わらないか

就業内容が著しく変わると、労働者にとって不利益が生じることもあります。

こまめな進捗報告などで業務負担が増えているのに残業が認められなくなったり、PCなどの機器代や電気代などの負担が増えたりすることがあるかもしれません。

また、新たな業務に慣れるまでに時間がかかることになり、一時的に作業効率が落ちることもあります。

このような状況に陥らないように、リモートワーク移行後は業務量を少し減らして調整したり、経済的な負担を会社側に申告できるようにしたりすることも検討しておきましょう。

非正規雇用者の労働条件にはリモートワークが含まれているか

非正規雇用者は一定の条件の下、仕事を請け負います。

もし、最初に提示した条件にリモートワークが含まれていないのであれば、新たに契約を行う必要があります。

従業員の負担が増えすぎていないか

就業規則を変更して従業員の負担が増えすぎるのは好ましいことではありません。

どうしても増える場合は、賃金や休日などを増やして、従業員が納得できるように工夫する必要があります。

まとめ

リモートワークに移行するときには、さまざまな問題が発生します。

あらゆるケースを想定して、従業員に不利益が生じないようにリモートワーク用の就業規則をつくっていきましょう。

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