採用

2023.07.24

採用KPIで人事目標を達成する方法｜採用活動成功の重要戦略を解説

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人手不足が深刻化しているいま、採用活動の成功が企業の業績に大きく影響すると言われています。

しかし、実際に採用活動を行う中で計画通りに採用活動が進まなかったり、採用戦略の立て方が分からないという方も多いのではないでしょうか。

採用活動を計画的に、しかも効率良く行うには、採用活動を戦略的に行うためのKGIとKPIの設定が欠かせません。

そこで今回は、採用活動にKPIを取り入れ、採用目標を達成する方法を詳しく解説します。

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採用KPIとは？

KPI（Key Performance Indicator）とは『重要業績評価指標』を意味する言葉です。ここでは、企業が採用の目標を達成するまでの過程における達成度合いを計測するために設定する定量的な指標として解説します。

KPIは、KGI『重要目標達成指標』の中間指標として、KSF（CSF／重要成功要因）とともに目標達成に向けた重要なポイントとなります。

そこで、まずは採用活動におけるKPIとKGIの違いを解説しましょう。

採用活動のKPIとKGIの違い

採用活動におけるKPIは、人材の採用にあたって、最終目標の達成度を示す指標です。

KPIを設定する際は、ただ漠然と「採用を増やす、減らす」のではなく「今年の最終的な採用目標50名（KGI）に対して、3ヶ月以内に30名を面接する」といった具合に、期限を決めて明確な数値を設定します。

このように目標を到達するまでの過程でKPIを設定することにより、達成度合を管理しやすくなり、最終的な目標到達を計画的に行えるようになります。

一方KGIとは、定量的に「最終目標のゴール」を表します。採用活動の場合は「今年度の新卒採用を30名、中途採用を20名、合計50名を採用する」といった具合に、具体的な数値目標を設定します。

採用活動におけるKGIとKPIの設定では、KGIが最終的な採用人数を指し、その人数から逆算してKPIを割り出す作業が必要です。

採用人数のKGIから採用かと同におけるKPIを割り出すには、以下の図のように、これまでの採用実績を持ちることで目安を設定できます。

上記の図にあるように、最終的な入社人数（KGI）から逆算して、採用活動におけるKPIを算出します。

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採用活動でKPIを設定するメリット

採用活動でKPIを設定するメリットには、次の2つがあります。

目標達成までのプロセスが明確になる
採用活動のPDCAを回しやすくなる

それぞれ解説します。

１．目標達成までのプロセスが明確になる

採用活動のプロセスにKPIを設定することで、目標を達成するまでの進捗状況を正確に把握し、社内で共有しやすくなります。

また進捗状況を常に確認することで、求人媒体の選択や採用活動が適切な方法かどうかも確認できるでしょう。

２．採用活動のPDCAサイクルを回しやすくなる

採用活動にKPIを取り入れることで、求人、面接、採用面接、内定後のアフターフォローなどの各シーンにおいて課題や問題がある場合、どこが悪いかを確認しやすくなるのも大きなメリットです。

採用活動の各シーンごとにKPIを設定することで、応募人数と内定者数の割合を抽出し各年度ごとの施策を比較確認するなど、PDCAを回しやすくなるでしょう。

このように、採用活動にKPIを設定することで具体的な数値を客観的に評価できるため、それぞれの活動を比較検討できます。

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採用活動にKPIを設定する手順

以下では、採用活動でKPIを設定する手順を詳しく解説します。

１．KGIを設定する

まず最初に、採用活動の最終目標である「KGI」を設定します。

基本的に採用活動のKGIは「採用人数」となりますが、採用する人材の種類（新卒・中途採用）なども考慮する必要があります。

２．KGIの達成に向けたKPIを設定する

次に、１で設定したKGIをスムーズに達成するために、KPIを設定します。

人手不足などで採用人数を重視する場合には、まず応募者数にKPIを設定しなければなりません。この場合には、できるだけ多くの応募者を確保するために、求人広告の媒体や求人活動にKPIを細かく設定します。もし応募者数を思った通りに確保できなかった場合には、次の節で求人媒体を変える、または増やすといった施策が必要となります。

逆に、せっかく予定通りの応募者数を確保できたのに内定辞退率が高い場合は、内定後のアフターフォローの仕方を見直す必要があるでしょう。

このように、KGIとKPIを設定することで、それぞれの採用活動ごとのPDCAサイクルを回しやすくなります。

▼下記の記事では、採用戦略のポイントを詳しく解説しています。採用活動が思うように進まない時に、ぜひご活用ください。

採用活動でKPIを運用する際のポイント

以下では、実際にKPIを採用活動に取り入れる際のポイントについて解説します。

KPIの数値と現実結果に差がある場合

KPIを設定したにもかかわらず、採用活動を通じて目標と実際の数値に大きな差がある場合には、そもそものKGIやKPIの数値設定の仕方に問題がないかを検証する必要があります。

例えば採用人数を昨年よりも2倍にするためには、求人募集に対する応募人数も増やさなければなりません。それは、採用する人材の質を落とさないためにも重要な施策です。

応募者を増やす場合には、単に求人広告費用を倍にしたからと言って応募が増えるとは限りません。そこで求人内容を精査し、労働内容を明確にして応募しやすくしたり、条件や待遇を見直したりする必要があるでしょう。

このように、実際にKPIを運用する中では、常にPDCAサイクルを回しながら採用活動の精度を高めていくことが重要となります。

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KPIを設定する場所と数について

KPIを運用する際は、できるだけ詳細な計画を立てたいからと言って、増やし過ぎるのも良くありません。なぜなら、KPIを多く設定しすぎることで、どの施策が重要なのか分からなくなるからです。KPIは、施策の中で重要視すべきポイントに最小限に設定するのが適切です。

KPIを増やし過ぎると、最終的なKPIやKGIにたどり着くまでのプロセスにおいて、柔軟な対応ができなくなる可能性が高まります。

また、採用担当者の負担やプレッシャーも高まり、モチベーションの低下にも繋がりかねません。

KPIを設定する場所は、企業によって異なります。知名度の高い人気のある企業であれば応募人数を容易に確保できるため、優秀な人材に多くの内定を出すために、面接から内定までの工程にKPIを設定するべきと言えるでしょう。逆に認知度のそれほど高くない企業では、まず応募者数を確保するために、応募人数を増やす工程にKPIを設定する必要があります。

このように、各企業の採用活動で重きを置くべきポイントを見定め、KPIを設定しましょう。

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採用活動でKPIを効果的に使う方法のまとめ

このように、採用活動にKPIを設定することで、企業が採用活動のどこに注力すべきかや何を優先すべきかを明確にできます。

また採用工程の段階で、それぞれの数値を明確にすることで、目標が達成できなかった場合のPDCAサイクルも回しやすくなるでしょう。

それでも採用活動がうまくいかない時は、採用方法を変える必要があります。人手不足が大きな社会問題となり、働き方改革も進んでいる現代では、フリーランスや副業人材を効果的に採用できる人材エージェントの利用がおすすめです。人材エージェントを使うことで、企業の採用活動のほとんどを省略でき、採用担当者が企業のコア業務に専念できるメリットがあります。

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