外注を依頼する際のポイントとは？外注の流れやメリット・デメリット、おすすめの人材サービス3選も紹介
社内リソースをコア業務に集中し、定型的な業務を外部の専門スキルがある人材に任せながら業務の効率化を図るのが「外注」です。
ただし外注の際は、どのような業務が外注でき、何に注意すべきかといった点において十分に考慮する必要があります。
そこで今回は、どのような業務が外注に向いているのか、外注するメリットやデメリット、また具体的な外注方法の流れについて詳しく解説し、外注先と良好な関係を築く方法についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
外注に向いている業務とは？
外注に向いている業務には、以下のような特徴があります。
ルーチン業務
外注に向いている業務の一つは、ルーチンで標準化された業務です。つまり、手順やプロセスが明確であり、特別な専門知識や創造性を必要としない業務です。
例えば、データ入力やデータの整理、書類作成、テキスト翻訳などが該当します。
一時的な業務
外注は、一時的な需要や特定のプロジェクトに関連する業務に適しています。会社内のリソースを集中的に使いたい場合や、期間限定のプロジェクトに対応するために外部の力を借りられます。
例えば、イベントの企画や実施、ウェブサイトの開発、広告キャンペーンのデザインなどが該当します。
専門的な業務
一部の企業は、特定の専門知識やスキルを持つ外部の専門家に業務を委託することがあります。
例えば、法律や税務のアドバイス、ITシステムの導入やメンテナンス、マーケティング戦略の立案などが該当します。
コスト削減のための業務
外注は、人件費や設備投資などのコストを削減するための手段としても活用されます。一部の業務を外部に委託することで、効率化やコスト削減が図れます。
ただし、外注にはいくつかの注意点もあります。外部に業務を委託する際には、情報のセキュリティや品質管理、コミュニケーションの確保などを考慮する必要があります。また、業務の委託先を選ぶ際は、信頼性や実績、専門知識などを評価することも重要です。
そのため、外注に向いている業務としては、ルーチンな業務や一時的なプロジェクト、専門的な知識を必要とする業務、コスト削減のための業務などがおすすめです。
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外注に向いている主な職種
社内業務を効率化できる外注については、すべての業務に向いているわけではありません。そこでこの項目では、外注に適している業務を解説します。
外注に向いている仕事は、下記のような業務です。
デザイン
Webデザインなどは社内でも対応できますが、専門知識が必要となります。
デザイン能力がとくに秀でたスタッフがいない場合は外部のプロフェッショナルに任せるほうが高いクオリティを期待できるでしょう。
プログラミング
常にプログラミングが必要な職場においては、専門のプログラマーやシステムエンジニアを社員として採用するほうが望ましいでしょう。
しかし、プロジェクト単位でプログラミングの必要性が生じたときには、外注するのもおすすめです。
また、作業量が多く人手が足りないときにスポット的に外注するのも効率的でしょう。
翻訳
翻訳などの作業も、外注を活用することで、プロフェッショナルに依頼できます。
海外から試供品が届いたときや、海外企業にプレゼンテーションする必要が生じたときなどのように、突発的な業務が生じた場合にも効果的です。
マーケティング
オンラインでマーケティングを進めていくデジタルマーケティングは、外注しやすい業務の一つです。
市場調査から情報収集、分析、プレゼンテーションまで、トータルで専門のマーケターに外注できます。
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外注を依頼する流れ
社内業務を外注する際は、以下の流れに沿って依頼するとスムーズにできます。
- 外注する業務内容を決定する
- 納期や報酬などの依頼条件を決める
- 外注委託業者に案件掲載を依頼する
- 人材を決定する
- 秘密保持契約、業務委託契約を締結する
- 作業内容を確認し、報酬支払いを実施する
それぞれ解説します。
1.外注する業務内容を決定する
外注する業務の内容を決定します。
外注する場合は、オフィスで話し合いながら作業を進めていくのとは異なるため「その場で対応」や「話し合いながら業務を確認する」といったことができません。
また、対応してもらえるのが契約する際に決定した業務内容に限られるため、契約の段階で明確に業務範囲を決定し、業務委託者と合意しておくことが重要です。
2.納期や報酬などの依頼条件を決める
納期や報酬などの依頼条件を決めます。
何度か手直しがあることを想定して、ゆとりのある納期を設定しておきましょう。
また、納期が短い場合や業務内容によっては報酬を高めに設定することも大切です。
3.外注委託業者に案件掲載を依頼する
ランサーズやクラウドワークスなどの外注委託業者に案件掲載を依頼します。
急いでいる場合は【急募・高報酬】など、目を引くように工夫します。
4.人材を決定する
応募者の中から人材を決定します。
時間に余裕がある場合は簡単なテストをし、応募者の技量をチェックするのもおすすめ。
あまり時間的に余裕がない場合は、スムーズに決定まで進むために、過去の作業内容などを提出してもらいましょう。
人材の選定が作業のクオリティを左右するため、慎重に選ぶことが重要です。
5.秘密保持契約、業務委託契約を締結する
採用する人材を決定した後で、秘密保持契約と業務委託契約を締結します。
いずれもオンラインでできるので、スムーズに依頼作業が進められるように案件掲載時までに準備しておきましょう。
6.作業内容を確認し、報酬支払いを実施する
契約締結後、採用する人材に業務開始を依頼します。
納品期限日の前々日を目安に、業務を依頼した委託先に連絡し、進捗をうかがうようにしましょう。
フリーランスに業務を依頼している場合には、複数の業務を請け負っている方が多いため、悪意なく作業を忘れてしまうこともあります。そこで、注意を喚起するためにも途中の連絡は不可欠です。
納品後は作業内容を確認し、報酬支払いを実施します。
最初に依頼した内容に満たない場合は、どの部分に不備があるのか詳しく指摘し、修正作業を依頼します。
作業を依頼してから追加で依頼したいことが生じたときは、追加料金で引き受けてもらえるかどうかも確認しましょう。
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外注を依頼するメリット
作業を外注することには、次の4つのメリットがあります。
- ハイクオリティな作業を期待できる
- 繁忙期のみなどスポット的な利用が可能
- 人件費を削減できる
- 核となる業務に社員を投入できる
ハイクオリティな作業を期待できる
作業内容を専門とする人材が社内にいない場合は、実績も経験も豊富な外部の人材に依頼することで、ハイクオリティな作業を期待できます。
社内で無理に対応しようとすると品質が低くなるだけでなく、作業完成までに時間がかかり、ほかの作業の進捗に影響を与えることもあるでしょう。
専門外の業務は外部に任せることも検討してください。
繁忙期のみ・スポットなどの利用が可能
限定的に忙しい場合は、外注を活用して業務を乗り切れる可能性もあります。
たとえばクライアントからの依頼が殺到して、社内のエンジニアだけですべての仕事をこなせないときなどは、プロジェクト単位、あるいはタスク単位で仕事を外注できるでしょう。
今後も恒常的に業務が忙しくなりそうな場合は、社員の増員を検討する必要があります。
人件費を削減できる
外注すると業務に対する報酬だけを払うことになるので、社会保険や福利厚生費など、報酬以外の費用がかかりません。そのため、人件費の固定費用を大きく削減可能です。
なお、外注することで報酬以外の費用を削減することはできますが、報酬を低く設定するのは好ましくありません。なぜなら、あまりにも低い金額を設定すると、優秀な人材は応募に応じてくれないからです。
また、一度は応じてくれたとしても二度目の依頼は難しくなるので、ある程度のクオリティを確保するためにも品質や業務内容に見合った報酬設定は不可欠です。
自社のコア業務に社員を投入できる
突発的な仕事や専門知識を必要とする仕事、単純な事務作業を外注すれば自社の核となる業務に社員を投入できます。
本業に打ち込むことで企業のよりいっそうの発展が見込めるでしょう。
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外注を依頼するデメリット
突発的な業務や専門的な知識・スキルを有する業務に関しては、社内のスタッフで対応するよりも業務を外注し、経験豊富なプロフェッショナルに依頼するほうが向いています。
また、クライアントからの依頼が殺到した場合も、一度依頼を断ってしまうとビジネスの機会を失いかねません。そこで、引き受けた業務を外注先に回すことで、今後も継続的な依頼を期待できるでしょう。
ただし、外注にもいくつかデメリットやリスクがあります。
とくに次の3つのポイントは留意しておきましょう。
- 社内の人材が育たない
- 急な業務には対応が難しい
- 依頼するまでクオリティがわからない
社内の人材が育たない
外注すると、外部の人材にポストを与えることになります。
つまりどんなにチャレンジングな仕事であっても、社内の人材育成には活用できません。
また、業務を通して新しいスキルやノウハウを外注先が身につけたとしても、あくまでも社外の人材のため、社内にスキルやノウハウを蓄積することはできません。
何度も依頼する業務、今後も恒常的に人材不足が予想される分野に関しては、社内研修などを実施して人材育成を始めることも必要だといえるでしょう。
急な業務には対応が難しい
外注を依頼するまでには、いくつものステップがあります。
そのため、いますぐ対応を求められるといった急な業務、たとえば納期までに1週間を切った状態などには、外注で対応することは難しいと考えられるでしょう。
しかし、外部の人材に頼らざるを得ない状況に陥ることもあります。そこで、何度か依頼したことがある外部人材につねにコンタクトを取れるようにしておき、急ぎの案件にも応募や契約といったステップを省略して業務が依頼できるようにしておきましょう。
依頼するまでクオリティがわからない
初めて依頼する人材に関しては、仕事のクオリティがわからないため、不安があるでしょう。
かつては、いままでの作業内容などを提示してもらうことで、ある程度のスキルを把握することもできました。しかし、近年はコンプライアンスの関係から過去の作業内容を見せてもらえない可能性も高いため、実際のところは資格や学歴などから判断せざるを得ないのが現状です。
外注サービスを何度か利用していい人材に出会えたら、次回の依頼も受けてもらえるように良好な関係を構築しておくことが大切です。
定期的に仕事を依頼したり、高めの報酬を提示したりするなど、良好な関係を築いてコンタクトをキープするようにしましょう。
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【ポイント解説付】
業務委託に必要な4つの契約書テンプレート
・業務委託の種類と特徴
・業務委託契約で作成する契約書の種類
・契約書のテンプレート
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外注先と良好な関係を築くコツ
急な案件に対応しづらい、品質が安定しにくいといった外注の注意点は、特定の外注先と良好な関係を築くことで解決できます。
ここでは、良好な関係を築くコツを3つ紹介します。
- 相手のメリットを考えた契約内容
- ていねいなコミュニケーションで信頼関係を構築する
- 感謝を表現する
相手のメリットを考えた契約内容
報酬を抑えることだけに注力すると、いい人材は集まりません。
通勤手当や各種社会保険などの費用がかからないだけでも十分に人件費などを抑えられているため、基本となる報酬部分を高めに設定し、気持ちよく働いてもらえるようにしましょう。
あまりにも低い報酬を提示すると、再び一緒に仕事をしたいとは思ってもらえないでしょう。
お互いに納得できる契約を結ぶためにも、妥当＋αの報酬を支払うこと、無理のない納期をプランニングすることが大切です。
ていねいなコミュニケーションで信頼関係を構築する
外注はインターネット上のコンタクトがメインとなるため、エリアに関係なく優秀な人材を集められるメリットがあります。
しかし、面と向かって接しているわけではないので、「報酬が振り込まれなかったらどうしよう」「急に連絡が取れなくなったらどうしよう」といった不安を外注先に抱かせてしまう恐れがあります。
外注先のスタッフが不安を感じずに仕事ができるためにもていねい、かつこまめなコミュニケーションが必要です。
すぐに返信する、電話番号も伝えるていねいな言葉づかいを心がけるなど、基本的なことから相手の信頼を獲得していきましょう。
感謝を表現する
業務の受発注という関係は、けっして上下の関係ではありません。
報酬を支払う側は、つい「自分のほうが上の立場だ」と誤解しがちですが、外注先の協力があって仕事が成り立っていることを理解し、つねに感謝を表現しましょう。
「素晴らしいクオリティの作業をしていただき、ありがとうございます」「いつも期限前のご提出、本当に助かっています」など、個人的なメッセージを送ることも大切です。
威圧的に接すると関係が長続きしないことを肝に銘じておきましょう。
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効率的に外注する方法
前述したように、外注にはメリット・デメリットが存在し、気をつけて運営しなければ逆に業務が滞ってしまうこともあります。
それでも
「すぐに業務を外注したい！」
「外注に業務を丸投げしたい！」
という場合にはフリーランスの活用がおすすめです。
レベルの高いスキルや強い実績をもったフリーランスを採用することで、緻密なコミュニケーションを取りながら高い成果と効率的な業務が期待できます。
外注サービスを賢く活用する方法
次の3つのポイントに留意することで外注サービスのメリットを生かし、デメリットを回避できます。
- 外注サービスに依頼する基準を定める
- 人材育成を強化する
- 社内教育に外注サービスを活用する
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
外注サービスに依頼する基準を定める
短納期で業務量が多いときだけ外注サービスを活用する、あるいは、まったく未経験の業務のみ外注サービスを活用するなど、外注サービスを利用する基準を定めておきましょう。
また、丸投げするのではなく、ピンポイントで利用することでも、無駄なコストを減らし、社内人材の有効活用に役立ちます。
なお、外注サービスに依頼する基準を定める際に、社内人材のスキルを把握することも必要です。
表などを使ってひと目でわかるようにしておけば、外注サービスに依頼する前に社内の人材に依頼できるでしょう。
人材育成を強化する
突発的な業務など、社内で対応できないスキルを要求される場合、外注サービスの活用は優れた対応策だと言えるでしょう。
しかし、コンスタントに必要とされる業務に関しては、社内の人材で対応できるように、ふだんから育成に力を入れている必要があります。
将来的には引き受ける業務はすべて社内で対応できるように、計画的に人材を育成しましょう。
社内教育に外注サービスを利用する
優秀な人材を社外から引っ張り、社内教育を担当してもらうことも有効な外注サービスの活用法です。
単に業務をこなすだけでなく教育指導してもらうことで、高度なスキルを要する業務に対応できる人材が社内に増えます。
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フリーランスや副業人材を活用する方法
最近注目が高まっているのが、フリーランスや副業として働く人の増加です。そこで、外注先としてフリーランスや副業人材の活用をおすすめします。
フリーランスや副業での働き方が広がっている
フリーランスや副業での働き方はどのくらい広がっているのでしょうか。以下の内閣府の資料をご覧ください。
▲出典：働き方の将来 内閣府
副業を希望する雇用者の割合は年々高まっており、さまざまなフリーランスの形態が登場していることも分かります。すぐに働き方の大きな変化が起こるわけでありませんが、従来の正社員だけにフォーカスした採用だけでは変化に対応できなくなるといえるのではないでしょうか。
フリーランス／副業人材のメリットとデメリット
それでは、実際にフリーランスや副業人材にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか？
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・低コストで雇用可能 ・数ヶ月単位のプロジェクトのみなど、柔軟に対応できる ・デザイナーやエンジニアなど、専門スキルの高い人材を採用できる | ・非常に多くの数がいるため、探すのに手間がかかる ・能力をきちんと見極められないと、ミスマッチに繋がりやすい ・仕事を放棄されると、個人のため責任を追及しにくい |
やはりコスト面や柔軟性では、フリーランスや副業人材に大きなメリットがあるといえます。しかもリモートワークであれば、オフィスすら用意せずに済むため、企業にとってはありがたいかもしれません。
一方探すのに手間取ったり、ミスマッチのリスクが高いというデメリットもあるといえます。そこで、信頼できるフリーランスや副業人材を探せる人材サービスの活用が重要となります。
次の章では、フリーランスを活用する際におすすめしたい人材サービスを15選をご紹介します。
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フリーランス活用におすすめの人材サービス15選
おすすめのフリーランスの採用媒体15選をご紹介いたします。ぜひ参考にしてください。
1. Workship｜国内最大級のフリーランスマッチングサービス
「Workship」は国内最大級の登録者数を誇るフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- 登録者数：45,300人以上
- 三者間契約のため、安全に業務委託できる
- さまざまな採用手法が利用でき、最短2営業日で契約した事例も
- 人材のスキル／経歴を分析しスコア化
- 業界最安値の手数料
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2. CODEAL｜豊富なハイスキル人材
CODEALは多くのハイスキルなエンジニアのデータベースをもつフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- 登録者数：14,000人以上
- 約900社の豊富な利用実績
- 即戦力人材が多い
3. SOKUDAN｜Facebookとの連携で安心
SOKUDANは面接までの時間が短く、Facebookと連携するなど、信頼性の高いフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- Facebookとの連携で信頼性〇
- 会社の状況にあった料金プランの提案
- 最短当日のマッチング
4. MOREWORKS｜スキルからピンポイント採用
MOREWORKSは、デジタル・クリエイティブ業界特化型の求人サイトです。
エンジニア、デザイナー、ディレクター、プロデューサーの4つの職種から人材を探せるので、エンジニア以外の人材を採用する際にも活用できます。
また、登録しているエンジニアは基本的にはデジタルを専門に扱うITエンジニアです。プログラミング言語を指定して探すこともできるので、企業で必要とする人材をピンポイントで採用できるでしょう。
【特徴】
- デジタル／クリエイティブに特化している
- エンジニア以外にもデザイナー、ディレクター、プロデューサーを探せる
- プログラミング言語でエンジニアを指定できる
5. i-common tech｜案件から依頼可能
i-common techは、ITエンジニア専門の採用媒体です。
ITエンジニアは日本全体で不足している状態ですが、フリーランスとして働きたいと考えているエンジニアも多くいます。そのため、正社員や契約社員として雇用するのではなく、案件ごとに依頼する場合は求める人材が見つかりやすい傾向にあります。
i-common techでは、案件単位で依頼できるので、優れたスキルを持つフリーランスエンジニアとマッチングしやすいでしょう。また、完成までの時期が読みづらく、期間を限定して採用することが難しいときでも活用できます。プログラミング言語を指定してエンジニアを検索できるので、すぐに働いてもらえる点もi-common techの特徴といえます。
【特徴】
- ITエンジニア専門の採用媒体
- 案件に採用したい場合に人材を見つけやすい
- プログラミング言語を指定してエンジニアを検索できる
6. スタンバイ｜幅広い雇用形態に対応
スタンバイは日本最大級の人材紹介サービスです。
登録しているエンジニアも多く、スキルや経験を限定して適した人材が選べます。
また、正社員や契約社員、フリーランスなどのさまざまな働き方を希望するエンジニアが登録しているので、企業がどのようなエンジニアを採用したいかによって適する働き方のエンジニアとマッチングできます。勤務地も限定できるので、通勤してもらうエンジニアを探す場合にも活用しやすい採用サイトといえるでしょう。
【特徴】
- 日本最大級の人材紹介サービス
- 幅広い雇用形態に対応している
- 勤務地を限定できる
7. Crowdtech｜最短3日で即戦力を契約可能
Crowdtechは、日本最大級のアウトソーシングサービスであるCrowdworksの関連サイトです。
登録しているエンジニアの数も多く、最短3日で即戦力のエンジニアと契約できます。
なお、Crowdtechでは完全成功報酬制を採用しているため、案件の掲載や提案に費用はかかりません。実際に契約が成立し、採用者が稼働してから支払いが発生するので、ほかの採用媒体と並行して活用できます。
【特徴】
- 最短3日で即戦力のエンジニアを採用できる
- 掲載費用がかからないので採用コストを抑えやすい
8. green｜カジュアルな転職を可能に
greenはカジュアルな転職を目指した採用媒体です。
気軽に応募者と会えるシステムのため、社風に合いそうかどうか確かめてから面接に進めます。
また、専門の人事担当者がスカウトに介入するので、応募者のスキルや希望する条件とマッチングしやすいのもgreenの特徴です。IT／WEB専門の採用媒体なので、ITエンジニアの登録が多いことも希望に近い人材と出会いやすいポイントです。
【特徴】
- 応募者と面談することが可能
- 希望条件と応募者のスキルがマッチしやすい
- ITエンジニアの登録が多い
9. forkwell｜スキルを評価システムで可視化
forkwellは、ITエンジニアに特化した採用媒体です。
エンジニアのスキルが独自の評価システムにより可視化されて表示されているので、希望するレベルのエンジニアを探せるという特徴があります。
また、エンジニアのアプライを待つだけでなく、スキルに合うエンジニアを選び、企業側から直接スカウトメールを送信することも可能です。スキル重視でITエンジニアを選びたいときにも、活用できる採用媒体といえるでしょう。
【特徴】
- ITエンジニアに特化している
- 企業からスカウトメールを送ることも可能
10. paiza転職｜成果報酬制によりコストを抑えられる
paiza転職は、エンジニアのスキルでスクリーニングできる採用媒体です。
広告掲載費用は無料の成功報酬制なので、採用が決まるまでコストがかからないのも特徴です。また、paiza転職では選考プロセスをフォローする体制があり、エンジニアと企業側の認識にずれがないようにチェックしながら採用を進められます。
【特徴】
- スキルでエンジニアを選定可能
- 採用が決まるまでコストがかからない
- 選考プロセスをフォローしてくれる
11. レバテック｜エンジニアとデザイナー特化
レバテックはエンジニアとデザイナーの採用に特化したエージェントです。
【特徴】
- 登録者数：20万人
- 社員、派遣、フリーランス希望者の中からニーズに合わせてご紹介
- エンジニア、デザイナー専門のエージェント
- 採用課題から必要な人材像を整理し、求めるスキルにマッチする人材を推薦
12. ITプロパートナーズ｜問い合わせから60分以内に人材紹介
ITプロパートナーズは迅速かつ丁寧な対応に定評があるエージェントです。
【特徴】
- 登録者数：37,000人
- 迅速かつ手厚いサポート対応
- 豊富な人材データベース
- 紹介実績3,000社以上
13. ワークポート｜全国規模の対応が持ち味
ワークポートは全国の多種多様なネットワークが持ち味のエージェントです。
【特徴】
- 登録企業数：10万社以上
- 幅広いネットワークで、全国の多様な業種に対応
- 転職相談実績50万人
- 採用成功まで費用がかからない完全成果報酬型
14. リクルートエージェント｜業界最大級の実績
リクルートエージェントは各業界に精通したアドバイザーによる手厚い対応が売りのエージェントです。
【特徴】
- 登録者数：125万人／年
- 完全成果報酬型の料金形態
- 6ヶ月までの返金保証あり
- 業界最大級の登録者数
15. quick AGENT｜最短2分で紹介
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案件を公開してエンジニアからのアプライを待つこともできますが、案件を登録すると専属のエージェントが適した人材を紹介してくれるので、比較的早めに人材が決まることも特徴です。
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