アウトソーシング

2025.05.27

採用プロセスを業務委託するメリットや注意点、外注先の選び方を解説

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採用プロセスを外部に委託すること（採用業務委託）で、コスト削減や専門人材の活用など多くのメリットが得られますが、契約内容や外注先選びには注意が必要です。

そこで今回は、採用プロセスを業務委託するメリットや注意点、外注先の選び方を徹底解説します。ぜひ参考にしてください。

採用業務委託とは？概要と注目される背景を解説

採用業務委託（採用アウトソーシング）とは、企業の採用活動の一部または全部を外部の専門業者や個人に委託するサービスです。具体的には、採用計画の策定、求人広告作成、母集団形成、応募者管理、書類選考、面接調整、内定後のフォローアップなど、採用プロセス全体または一部を外部が担います。

このサービスは「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれ、企業が自社のリソースをコア業務に集中させつつ、採用業務の効率化や質の向上、コスト削減を図れる点が特徴です。

採用業務委託が注目される背景

近年、採用業務委託が注目されている背景には、ビジネス環境の変化と労働市場の多様化があります。

少子高齢化による労働力不足や、働き方改革・テクノロジーの進化により、企業はより柔軟で専門的な採用手法を求めるようになりました。また、採用活動が複雑化し、従来の自社ノウハウだけでは優秀な人材確保が難しくなっていることも大きな要因です。

このため、専門的なノウハウや最新の採用手法を持つ外部パートナーに委託することで、採用競争力を強化しようとする企業が増えている状況です。

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採用業務委託が企業にもたらすメリット3つ

次に、採用業務委託が企業にもたらすメリットを3つ解説します。

1.採用業務の効率化とコア業務への集中

採用業務委託を活用する最大のメリットは、採用プロセス全般を専門家に任せることで、社内のリソースをコア業務に集中できる点です。

求人広告作成や応募者管理、面接調整など煩雑な作業を外部に委託することで、担当者の負担が軽減されます。

これにより、経営戦略や既存社員の育成といった本来注力すべき業務に時間とエネルギーを割くことが可能となり、組織全体の生産性向上にもつながります。

2.採用活動の質向上と専門ノウハウの活用

外部の採用専門業者やフリーランスは、豊富な経験と最新の採用ノウハウを持っています。

自社だけでは得られない市場動向や効果的な選考手法を活用できるため、より的確で質の高い人材採用を実現できます。

客観的な視点で候補者のスキルや社風との相性を見極めてもらえるため、ミスマッチのリスクが低減し、採用後の定着率や満足度向上にも寄与するでしょう。

3.コスト削減と柔軟なリソース調整

採用業務委託は、正社員採用と比べて社会保険料や福利厚生費が不要であり、必要な時期に必要な分だけ外部リソースを活用できるため、コストを大幅に抑えられます。また、繁忙期やプロジェクト単位で人材を確保できる柔軟性も魅力です。

採用業務委託の活用により、人件費の固定化を避け、経営状況や採用ニーズの変化に合わせた最適な人材配置が可能です。

採用業務委託の注意点とリスク管理の方法

以下では、採用業務委託の注意点とリスク管理の方法を解説します。

1.適切な契約書を作成して認識の違いをなくす

採用業務委託では、委託内容や成果物、修正対応、報酬、経費、契約期間などの認識に齟齬が生じやすく、トラブルの原因となります。そこで、以下のような契約項目を詳細に取り決め、必ず書面化（業務委託契約書を作成）することが重要です。

以下は、採用業務委託契約書に記載すべき項目と内容です。ぜひ参考にしてください。

項目	記載内容
契約の目的	RPO（採用代行）業務を委託する契約であること、契約の趣旨や目的を明記します。
業務内容・範囲	委託する具体的な業務内容、担当範囲、仕様、成果物などを詳細に記載します。
委託業務の遂行方法・手順	業務の進め方、受託者が守るべきルールや手順、進捗報告の頻度などを明記します。
契約期間・更新条件	委託契約の期間、開始日・終了日、自動更新の有無や更新手続きについて記載します。
報酬金額・支払い方法・時期	報酬額、支払い方法（振込など）、支払い時期・締日・請求方法を明確にします。
再委託の可否・条件	受託者が第三者に再委託できるか、再委託時の条件や責任範囲を記載します。
所有権・知的財産権の帰属	業務で生じた成果物や情報、知的財産権（著作権など）の帰属先を明確にします。
守秘義務・機密保持	委託業務で知り得た情報の秘密保持義務、機密情報の範囲、違反時の対応などを定めます。
個人情報の取扱い	応募者などの個人情報の管理・利用目的・保護措置について記載します。
損害賠償責任	契約違反や過失による損害発生時の責任範囲・賠償方法を明記します。
契約解除・中途解約	契約解除の条件、解約手続き、中途解約時の取扱い（違約金や精算方法など）を記載します。
紛争解決方法	契約に関する紛争発生時の解決方法や管轄裁判所を定めます。
業務範囲・役割分担の明確化	委託業務と自社担当業務の切り分け、役割分担を明確にし、抜け漏れ防止を図ります。
KPI・評価指標	委託業務の成果を評価するためのKPIや評価基準を設定し、進捗管理や成果確認の基準とします。

また、業務委託契約書を作成したあとに双方で内容を確認・合意したうえで締結することが、後々のトラブルを未然に防ぐために重要です。

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2.情報漏洩やセキュリティリスクを減らす

外部委託では、個人情報や機密情報の漏洩リスクが高まります。

この対策として、以下を徹底しましょう。

セキュリティ対策が徹底された実績ある委託先を選ぶ
秘密保持契約（NDA）を必ず締結する
情報管理体制や実績を事前に確認する

また、プライバシーマークやISMS取得企業など、信頼できる委託先を選定し、情報管理のルールも明確にしておくことが重要です。

3.コストや品質の管理を徹底する

業務委託は一見コスト削減に見えますが、成果物の品質が低いと追加対応や手直しで結果的に割高になることがあります。また、契約更新や中途解約時のペナルティなど予期せぬ費用も発生しがちです。

そこで、総合的なコストを事前に把握し、契約内容や成果物の品質基準、納期、追加費用の有無などを明確にすることが重要です。また、定期的な進捗確認や成果物チェックも欠かさずに確認しましょう。

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採用業務委託の外注先の種類と選び方のポイント

次に、採用業務委託を外注する際の委託先の種類と選び方のポイントを解説します。主な外注先は、次の3つです。

企業（法人）
個人事業主（法人化していない組織を含む）
フリーランス

それぞれ解説します。

企業（法人）

企業（法人）に採用プロセスを外注する場合、組織としての安定性や豊富なノウハウ、体制力が強みです。

特定分野に特化した専門チームや、幅広い採用業務を一括で任せられる総合型サービスも多く、安定した品質と継続的なサポートが期待できます。

企業を選ぶ際は、実績や対応領域、サポート体制、費用、過去の成功事例などを比較し、自社の採用課題に合ったパートナーかどうかを見極めることが重要です。

個人事業主（法人化していない組織を含む）

個人事業主への外注は、比較的コストを抑えやすい点や、柔軟な対応が期待できる点が特徴です。特定業務に強みを持つ個人も多く、ピンポイントで専門性を求める場合に適しています。

ただし、担当者のスキルや経験による品質差が大きいため、実績や得意分野、対応範囲、納期遵守の姿勢などを事前にしっかり確認し、契約内容を明確にすることがポイントです。

フリーランス

個人で活動するフリーランスは、実績や専門性に応じて担当者を選べること、業務内容や稼働ボリュームの柔軟な調整ができることがメリットです。特定分野や短期プロジェクト、スポット業務に最適で、低コストでハイクラス人材を活用できる場合もあります。

フリーランスを選ぶ際は、過去の実績やスキルセット、コミュニケーション力、責任感、トラブル時の対応力などを重視し、業務範囲や成果物、契約条件を明確にしておくことが成功のポイントです。

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採用業務委託はフリーランスに委託するのがおすすめ

採用業務委託を外注する際は、フリーランスがおすすめです。以下にその理由をか一説します。

1.コストの削減と効率的なリソース活用が可能

フリーランスに採用業務を委託する最大のメリットは、コストを抑えつつ必要な業務だけを依頼できる点です。社会保険料や福利厚生費が不要で、長期的な人件費の固定化も避けられます。

プロジェクト単位や短期間のみの依頼も可能なため、採用活動の繁閑や予算状況に合わせて柔軟にリソースを調整でき、無駄な固定費を発生させずに効率的な採用活動を実現できます。

2.柔軟な対応と専門性を活用できる

フリーランスは業務内容や稼働日数、プロジェクトへの関わり方など、企業の状況や採用計画に応じて柔軟に対応できるのが魅力です。特定分野に強いフリーランスを選ぶことで、専門性の高い採用ノウハウや業界知見を活かした支援が受けられるでしょう。

必要な時期に必要なスキルセットを持つ人材を迅速に確保できるため、採用活動のスピードと質の両立が可能です。

3.担当者を直接選べるために業務品質を最適化できる

フリーランスへの委託では、実績や得意分野を事前に確認し、企業のニーズに合った最適な担当者を選ぶことが可能です。採用代行会社のように担当者が自動的に割り当てられるのではなく、直接スキルや経験を見極めて依頼できるため、ミスマッチのリスクが低減します。

経験豊富なプロフェッショナルに依頼することで、より高品質な採用業務が期待できるでしょう。

採用業務をフリーランスに委託する際の手順5つ

採用業務委託をフリーランスに委託する際は、次の5つの手順を押さえることでスムーズな契約が可能です。ぜひ参考にしてください。

1.人材要件と業務内容の明確化

まず、採用したい人材のスキルや経験、担当してもらう業務内容、稼働日数、期間、報酬などを具体的に整理しましょう。

職務記述書や要件定義書を作成し、エージェントに詳細を共有することで、ミスマッチを防ぎ、最適なフリーランス人材の提案を受けやすくなります。

2.エージェントへの相談・案件依頼

フリーランス専門のエージェントに相談し、要件や希望条件を伝えますしょう。エージェントが豊富な登録人材の中から条件に合う候補者を選定し、企業に提案してくれます。

適切なエージェントを活用することで、案件掲載やスカウトなど複数の手法で人材を募ることも可能です。

3.候補者との面談・選考

エージェントから提案されたフリーランス候補者とオンライン面談や面接を実施します。業務経験やスキル、コミュニケーション力、稼働条件などを確認し、自社にマッチするかを見極めましょう。また、必要に応じて過去の実績やポートフォリオを確認することも可能です。

4.条件調整・契約手続き

採用したい人材が決まったら、業務内容や報酬、稼働日数、納期などの条件をエージェントを介して調整します。合意後は業務委託契約書を締結し、契約内容や守秘義務、成果物の取り扱いなどを明確にしましょう。

エージェントが契約内容の交渉や手続き、書類作成もサポートしてくれるので安心です。

5.業務開始・進捗管理

契約締結後、フリーランスが業務を開始します。定期的な進捗報告やミーティングを設け、業務の進行状況や成果物を確認しましょう。

エージェントも間に入り、トラブルや疑問点があれば迅速に対応し、円滑な業務遂行をサポートしてくれます。

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