採用活動をアウトソーシングするには？採用代行サービスの業務内容とメリット・デメリットを解説
採用において人手が足りない、ベンチャー企業のためそもそもノウハウが無い、自社が求める人材をうまく採用できない。そんなお悩みを抱えている、採用担当の方も多いのではないでしょうか。
そんな場合は「採用代行サービス」を利用して、採用活動をアウトソーシングしてみてはいかがでしょう。
この記事では、採用代行の業務内容、依頼するメリット・デメリット、採用代行サービスのを選ぶときのポイントなどを解説します。
採用活動をアウトソーシングする「採用代行」とは?
「採用代行」は、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、採用に関する業務を企業に代わって行う人材サービスです。
採用業務の一部またはすべてをアウトソーシングすることで、採用担当者の業務負担軽減や、採用における品質の確保など様々なメリットが期待できるため、最近では導入している企業が年々増えています。
サービス提供者によって、それぞれ業務内容や料金体系に違いがあります。
採用活動のアウトソーシング先は大きく分けて2種類
では、採用をアウトソーシングしたい時、どこに頼めばよいのでしょうか。
採用のアウトソーシング先はおもに次の2つです。
- 採用代行会社
- 採用代行を請け負うフリーランス
採用代行会社
採用代行会社に依頼することができます。
ネオキャリア、キャリアマート、株式会社ファイブスターネット（i-staff recruiting）、パソナ、マンパワーグループなどが、有名な採用代行会社です。
採用代行会社によって、得意な領域や対応している業務範囲、費用などが違うので、条件を比較して自社のニーズに合った採用代行会社を選びましょう。
採用代行を請け負うフリーランス
採用代行を請け負うフリーランスにも依頼することができます。
採用代行を請け負うフリーランスは、企業で人事としてのキャリアを積んだのちに独立した場合や、現役で企業の人事をしながら、副業で他社の採用をサポートしているといった場合が多いです。
コストを抑えたい場合や、常駐など柔軟な対応を希望する場合はおすすめです。
アウトソーシングできる採用業務の種類
アウトソーシングできる採用業務の種類は大きく分けて以下の3つです。
- コア業務代行
- ノンコア業務代行
- コア業務支援
コア業務代行
コア業務代行は、採用戦略の策定や、説明会・インターンシップの運営、選考や合否決定など、採用におけるコア業務を、戦略から実行に至るまで全て代行するサービスです。
一般的には、コア業務は、会社の看板を背負い、会社の将来に関わる重大な人事決定を担う重要業務のため、企業側が行う場合が多いです。
しかし、人事体制が整っていなかったり、ノウハウが足りないといった課題を抱えている場合には、コア業務代行を活用するのも有用な手段でしょう。
ノンコア業務代行
ノンコア業務代行は、媒体選定・運用やスカウトメールの配信、エントリー対応、合否連絡、呼び込みなど、電話連絡やメール連絡などの採用における間接業務を代行してくれるサービスです。
自社で採用の体制が整っているが、人手が足りていないときや、コア業務に社内リソースを集中させたいときなどに活用されます。
コア業務支援
コア業務支援は、自社内に採用のノウハウや知識が足りていないときに、それらを支援・代行するサービスです。
採用計画や、採用イベントの立案、採用担当者のトレーニングなど、コンサルティングに近いサポートが受けられます。
採用活動をアウトソーシングする際の料金体系
採用活動をアウトソーシングする際の料金体系は以下の2つのパターンがあります。
- 月額一律料金型
- 業務量に応じた従量課金型
月額一律料金型
月額一律料金型は、作業項目により月額いくらといった形で算出する料金体系です。
予算が組みやすく、また作業ボリュームが多い場合には、費用対効果が高くなりやすいです。
月額一律料金型の費用相場は、採用代行会社の場合は月額20万円～70万円程度、フリーランスの場合は月額20万円～30万円程度が目安です。
業務量に応じた従量課金型
業務量に応じた従量課金型は、業務内容とボリュームによって料金を算出する料金体系です。
ボリュームに応じて、事前に見積もりを取る必要があるため、複数業者に相見積もりを取って、お得な料金プランを選択することがポイントです。
従量課金型では、業務内容やボリュームによって、サービス料に幅がありますが、トータルのコストは採用代行会社よりも、フリーランスのほうが安くなるのが一般的です。
採用活動をアウトソーシングするメリット
採用活動をアウトソーシングすることで、次のようなメリットがあります。
- 採用のプロに任せるため品質を担保できる
- 重要な業務に専念できる
- 採用の全工程を代行してもらうことも可能
- 工程を改めることによりコストカットできる
- 研修やフォローまで代行してもらえることも
採用のプロに任せるため品質を担保できる
豊富なノウハウを持った採用のプロに依頼できるため、採用活動の品質を担保することができます。
業種に特化したプロも存在するため、自社に足りていない採用におけるスキルやノウハウを補填でき、質の高い採用活動が行えるようになります。
重要な業務に専念できる
応募者管理や選考調整など重要ではない仕事を代行してもらうことで、その分重要な仕事に専念することができます。
面接や内定者へのフォローなど自社で対応した方がよいものを判断して、依頼範囲を調整することで、採用代行の効果を最大化することができるでしょう。
採用の全工程を代行してもらうことも可能
業務範囲や内容を予め設定しておけば、担当者が対応をしてくれるため、細かい指示を出さずとも、採用の全工程を代行してもらうことが可能です。
一方で、完全に丸投げになってしまうと、認識のズレなどが生じることがあるので、採用活動の方向性や、業務範囲を事前によくすり合わせたうえで、定期的に進捗などを把握しておくことが大切です。
工程を改めることによりコストカットできる
自社で行っていたエージェントの窓口管理や求人媒体の運用を見直し、採用代行を利用することで、コストカットにつながる場合もあります。
一度、採用活動にかかっているコストを、年間を通して計算し、採用代行に依頼する費用対効果を測ってみましょう。
研修やフォローまで代行してもらえることも
採用代行業者の中には、研修やフォローまで代行してくれる業者もあります。
各採用業者のサービスをよく確認しましょう。
フリーランスの採用代行の場合は、イレギュラーなケースにも柔軟に対応してもらえる場合が多いです。
採用活動をアウトソーシングするデメリット
採用活動をアウトソーシングすることには、デメリットもあります。
以下で紹介するデメリットを押さえておきましょう。
- 社内にノウハウが蓄積されない
- コミュニケーション不足で認識にズレが生じる
- 費用が想定より高くなることも
- 代行業者のリソースをオーバーし代行できなくなる
社内にノウハウが蓄積されない
採用代行業者に採用活動の大部分を委託してしまう場合は、社内にノウハウやスキルが蓄積されなくなります。
自社社員と、採用代行業者の相互協力関係を構築することで、自社にも採用活動のノウハウが蓄積するように、工夫することが大切です。
コミュニケーション不足で認識にズレが生じる
電話やメールでのやり取りだけでは、コミュニケーション不足により認識のズレが生じる場合があります。
定期的に打合せをするなど、密接なコミュニケーションが取れる場を設けることで、認識のズレが解消され、プロジェクトが円滑に進むようになります。
費用が想定より高くなることも
求める人物像と異なる人を採用してしまったり、想定外の対応を採用代行会社が実施したことで、後から追加費用が発生する場合があります。
進捗を細かく把握し、密にコミュニケーションをとることで、認識のズレが生じていないか注意しておくことが必要です。
代行業者のリソースをオーバーし代行できなくなる
業務のボリュームが、採用代行業者のリソースをオーバーしてしまうと、プロジェクトの途中で、代行の継続が難しくなる場合もあります。
自社の採用計画と、それぞれの採用代行業者の特徴をしっかり把握し、依頼する業者を見極めましょう。
採用活動のアウトソーシング先を選ぶときに確認すべきポイント
採用活動のアウトソーシング先を選ぶときに、確認しておくべきポイントは次の4つです。
- サービスの提供範囲
- 業種・職種
- 実績
- 情報共有のスタイル
サービスの提供範囲
採用代行業者によって、サービスの提供範囲が異なるため、自社が依頼したい業務に対応しているか、確認しておきましょう。
また事前に、自社で実施可能な業務、プロに任せたい業務の範囲を明確にしておくことも重要です。
得意な業種・職種
採用代行業者によって、得意な業種・職種も異なります。
自社のニーズに合った業種や職種に特化した、採用代行業者を選択しましょう。
業者の過去の実績などから、得意な業種・職種を確認することができます。
実績
多くの業者は、過去の実績をHPなどで提示しています。仮に提示していない場合には直接実績を確認しましょう。
実績がない業者の場合は、採用活動が失敗に終わるリスクもあるので、注意が必要です。
情報共有のスタイル
スムーズに代行を利用するには、進捗確認などの情報共有が必須ですが、情報共有がどのような形で行われるのかも重要です。
会社によって利用する連絡ツールも違うため、自社のスタイルに合っているか事前に確認しておきましょう。
まとめ
自社で採用活動をする余裕がない場合や、採用に関するノウハウが不足している場合には、採用代行を利用してみましょう。
採用活動を採用のプロにアウトソーシングすることで、採用活動の品質を担保することができます。
また、社内のリソースをコア業務に集中させることができるので、組織全体の生産性アップにもつながるでしょう。
採用代行を利用して成果を出すためには、メリット・デメリットや、サービスの特徴をきちんと押さえたうえで、自社のニーズにあったアウトソーシング先を選びましょう。
ハイスキルなプロフェッショナルとして活躍しているフリーランスをお探しの方は、ぜひWorkshipにご相談ください。
Workshipは、フリーランスと企業とをつなげる人材マッチングサービスです。エンジニアやマーケターをはじめ、さまざまなスキルを持つフリーランスが登録しており、その数は30,000人を超えています。
企業側は募集の掲示だけでなく候補者へのスカウトも可能です。業務委託できるフリーランスをお探しの場合や、優れたフリーランスを積極的に採用していきたいという場合には、ぜひこちらより資料をご覧ください。
無料アカウント登録
