アウトソーシング

2024.02.03

経理のアウトソーシングで外注できる業務とメリットや注意点を徹底解説

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経理は、会社の財務状況を正確に把握し、税務や法令に適合するために必要な業務です。しかし、経理には、専門知識や経験が求められるだけでなく、時間やコストもかかります。

特に、中小企業やスタートアップでは、経理担当者が不足していたり、他の業務に追われていたりすることも多いでしょう。そんなときに、経理をアウトソーシングするという選択肢があります。

経理をアウトソーシングすることで、人材不足やコスト削減などのメリットがある一方で、情報漏洩などのリスクもあります。そのため、アウトソーシング先をしっかりと選ぶことが重要です。

そこで今回は、経理のアウトソーシングで外注できる業務とメリットや注意点を徹底解説します。これから、経理のアウトソーシングをお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

経理のアウトソーシングとは？委託できる業務の例も解説

経理のアウトソーシングとは、企業が自社で行っている記帳、給与計算、決算など経理業務の一部または全部を、外部の専門企業に委託することです。

多くの企業で勤怠管理や給与計算をアウトソーシングすることが増えているように、近年はIT化による経理業務をアウトソーシングする割合が増加している傾向にあります。

経理のアウトソーシングを利用することで、人手不足や業務効率化、法改正への対応などの課題を解決できるメリットがあります。しかし、ノウハウの蓄積や情報の流出などのデメリットもありますので、導入する際には注意が必要です。

経理のアウトソーシングで委託できる業務の例

経理のアウトソーシングで委託できる業務には、給与計算以外にも、以下のようなものがあります。

証憑（しょうひょう）処理

証憑処理とは、会計帳簿に記録するための証憑（領収書や契約書など）を整理し、分類・仕訳・伝票化する業務です。

データ作成

データ作成とは、証憑処理で作成した伝票をもとに、会計ソフトやエクセルなどでデータを入力し、帳簿や財務諸表を作成する業務です。

請求・消込

請求・消込とは、売掛金や買掛金の管理を行い、請求書や入金通知書を発行し、入金や支払いの確認や消込を行う業務です。

管理・検索

管理・検索とは、経理データや証憑を保存し、必要に応じて検索や閲覧ができるようにする業務です。クラウドサービスや電子帳簿保存法に対応したシステムを利用する場合に多く必要となる業務の1つです。

決算申告

決算申告とは、会計期間の終了時に、税務署や商工会議所などに提出する必要のある書類（確定申告書や法人税申告書など）を作成し、申告する業務です。

経理をアウトソーシングするメリット

経理アウトソーシングのメリットについては、以下のようなものが挙げられます。

人手不足の解消

経理業務には専門的な知識やスキルが必要ですが、自社で採用や教育を行うのは時間やコストがかかります。

そこで、経理アウトソーシングを利用すれば、外部のプロに任せることができ、人材確保や育成の負担を軽減できます。

制度・法改正などの変化に柔軟に対応できる

経理業務には税法や会計基準などの変更に対応する必要がありますが、自社で最新の情報をキャッチアップするのは大変です。

そこで、経理アウトソーシングを利用すれば、常に専門家の知見を得ることができ、適切な対応ができます。

業務量の変動に対応できる

経理業務には決算期や年末などの繁忙期がありますが、自社で人員を増減させるのは難しいです。

そこで、経理アウトソーシングを利用すれば、業務量に応じて柔軟にサービスを受けることができ、無駄なコストを削減可能です。

業務品質の向上に期待ができる

経理業務にはミスや不正が起きないように細心の注意が必要ですが、自社でチェックや監査を行うのは大変です。

そこで、経理アウトソーシングを利用すれば、外部の第三者による客観的な評価やフィードバックを得ることができ、業務品質を向上させることが可能です。

コストの削減に期待ができる

経理業務には人件費やシステム費などの固定費がかかりますが、自社でこれらを維持するのは高いです。

そこで、経理アウトソーシングを利用すれば、必要な分だけサービスを受けることができ、コストパフォーマンスを高めることが可能です。

経理をアウトソーシングする際の注意点

経理をアウトソーシングする際には、次のような注意点があります。

自社にノウハウが蓄積されない

経理業務を外部に任せると、自社の経理スタッフのスキルや知識が低下する可能性があります。また、自社の経営状況や財務状況についての理解が深まりにくいでしょう。

これらは、将来的に自社で経理業務を行う際に困難を生じる可能性があります。

情報漏えいのリスクがある

経理業務には、自社の機密情報や個人情報などの重要なデータが含まれます。これらのデータを外部に委託すると、アウトソーシング先のセキュリティや管理体制に依存することになります。

万が一、情報漏えいや改ざんなどのトラブルが発生した場合、自社の信用や利益に大きな損害を与える可能性があるため、注意が必要です。

コミュニケーションのコストがかかる

経理業務を外部に委託すると、自社とアウトソーシング先との間にコミュニケーションの必要性が生じます。これには、業務の依頼や確認、報告や相談などが含まれます。

これらのコミュニケーションには、時間や手間、費用などのコストが必要です。また、コミュニケーションの不足や不備によって、業務の遅延やミスなどの問題が発生する可能性もあるでしょう。

アウトソーシング先の選定が難しい

経理アウトソーシングを利用するには、信頼できるアウトソーシング先を選ぶ必要があります。しかし、アウトソーシング先の実力や信用度を判断するのは難しいことです。

また、自社の業種や規模、ニーズに合ったサービスを提供できるアウトソーシング先を見つけるのも難しい場合があるでしょう。

経理アウトソーシング先の選び方のポイント

経理アウトソーシング先の選び方について、以下のようなポイントがあります。

セキュリティに問題がないか

経理業務で取り扱う情報は、自社の機密情報や個人情報などの重要なデータが多く含まれるのが特徴です。これらのデータを外部に委託すると、アウトソーシング先のセキュリティや管理体制に依存することになります。

万が一、情報漏えいや改ざんなどのトラブルが発生した場合、自社の信用や利益に大きな損害を与える可能性があります。そのため、アウトソーシング先のセキュリティ水準をチェックすることが重要です。

具体的には、以下のような点に注意が必要です。

アウトソーシング先は、ISO/IEC 27001などの国際的なセキュリティ基準に準拠しているか。
アウトソーシング先は、自社のデータをどのように保管・管理しているか。クラウドサービスや電子帳簿保存法に対応したシステムを利用しているか。
アウトソーシング先は、自社のデータを第三者に提供・開示することはないか。契約書や秘密保持契約にその旨が明記されているか。
アウトソーシング先は、自社のデータにアクセスできる人員を限定しているか。アクセスログや監査証跡を残しているか。
アウトソーシング先は、自社のデータをバックアップしているか。災害や事故などの緊急事態に備えているか。

代行の業務範囲はどこまでか

経理業務には、記帳、給与計算、決算などがありますが、これらの業務を一括または部分的に依頼できるかどうかは、アウトソーシング先によって異なります。そこで、自社のニーズに合ったサービスを提供できるアウトソーシング先を選ぶことが重要です。

具体的には、以下のような点に注意が必要です。

アウトソーシング先は、自社の業種や規模に対応できるか。業界や会計基準に精通しているか。
アウトソーシング先は、自社の業務量や繁忙期に対応できるか。柔軟にサービスの増減や変更ができるか。
アウトソーシング先は、自社の業務内容に対応できるか。税理士や公認会計士などの専門家と提携しているか。
アウトソーシング先は、自社の業務品質に対応できるか。ミスや不正の防止やチェック体制が整っているか。

運用実績は十分にあるか

経理業務は、自社の経営状況や財務状況に直結する重要な業務です。そのため、アウトソーシング先の実力や信用度を判断することが重要です。

具体的には、以下のような点に注意する必要があります。

アウトソーシング先は、どのくらいの期間や規模で経理アウトソーシングのサービスを提供しているか。実績や評判はどうか。
アウトソーシング先は、どのようなクライアントにサービスを提供しているか。自社と同業種や同規模のクライアントがいるか。
アウトソーシング先は、どのようなスタッフがサービスを提供しているか。経理の専門知識やスキルを持っているか。経験や資格はどうか。
アウトソーシング先は、どのようなコミュニケーションを取っているか。報告や相談の頻度や方法はどうか。対応のスピードや品質はどうか。

システムの導入が必要か

経理業務を外部に委託すると、自社の会計システムや経理システムとアウトソーシング先のシステムとの連携が必要になる場合があります。そのため、アウトソーシング先のシステムの導入や運用について確認することが重要です。

具体的には、以下のような点に注意しましょう。

アウトソーシング先は、自社の会計システムや経理システムと連携できるか。データのやり取りや共有がスムーズにできるか。
アウトソーシング先は、自社の会計システムや経理システムの導入やサポートを行ってくれるか。費用や期間はどうか。
アウトソーシング先は、自社の会計システムや経理システムの操作や管理を教えてくれるか。研修やマニュアルがあるか。
アウトソーシング先は、自社の会計システムや経理システムのトラブルや問題に対応してくれるか。サポートの体制や対応時間はどうか。

経理のアウトソーシングにフリーランスを活用するメリット3つ

企業が経理をアウトソーシングする際に、フリーランスを活用する代表的な3つのメリットを紹介します。

メリット1. 即戦力を採用できる
メリット2. 人件費の削減
メリット3. フリーランスのノウハウを蓄積できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メリット1. 即戦力の採用

フリーランスを採用する１つ目に挙げられるのが、即戦力を採用できることです。フリーランスには高い専門性を武器にして働いている人が多くいます。

さらに、一般的な社員と比べて採用から稼働までのスピードが早いことも魅力です。お互いの合意があれば、契約後、すぐに稼働してもらうことも可能です。

メリット2. コストの削減

企業とフリーランスは雇用関係にはないため、委託企業に社会保険料や雇用保険などの支払い義務がありません。また、スキルに即した採用なので教育の必要がなく、オフィスや備品などを用意せずに活用できます。

メリット3. フリーランスのノウハウを蓄積できる

フリーランスの人材の中には「高い専門性を持ったスペシャリスト」が多くいます。たとえば、社会のデジタル化に伴い、各企業でデータの取り扱いはより重要性を増しています。しかし、ゼロからその知識やノウハウを獲得することは簡単ではありません。

そのような際に、社員ではなくフリーランスのデータサイエンティストを雇うことで、多額の費用をかけずとも社内にノウハウを蓄積できるのです。

フリーランスを採用する際の注意点

フリーランスを採用するにあたって、おもに現場の担当者が面談や打ち合わせをすることが一般的ですが、人材の質をどのように見極めるかは非常に大事です。

ここでは、採用に至るまでにどのようなことに注意すればよいのか、いくつかのポイントを解説します。

面談の実施

フリーランス採用では、正社員のように何度も面談を実施するわけではありません。多くの場合は、現場の担当者と1〜2回の打ち合わせで発注するかどうかを決めます。

ただし、「1回の面談で全部を見極めないと……」と考える必要はありません。例えば「初回〜数回の発注はトライアルでミスマッチがないか判断させてください」と伝えておけば、実務を通して継続発注するかどうかの判断が可能です。

実績・スキルの確認

フリーランス採用では、即戦力としての活躍できるかどうかは非常に重要。面談の前後で、かならず実績を提示してもらうようにしましょう。

たとえば、一口に経理と言っても得意分野や持っているスキル、実績人材ごとに異なります。スキルや専門領域もより細分化して、求める人材像とマッチしているかを見極めることが重要です。

性格・姿勢などの確認

フリーランスはそれまでの経歴・経験から仕事に対して自分なりの考え方を持っている場合があります。また、自社だけと取引する訳ではないため、細かく適性を求めすぎると採用に時間がかかったり、難しくなったりする場合があります。

なので、正社員採用ほどマッチングを意識しないようにしつつ、あまりに適性が大きくかけ離れている場合は注意しましょう。人材像のペルソナを作成する場合、人材像の性格面・姿勢面を絞り過ぎないことも大切です。

業務内容・報酬内容のすり合わせ

面談する際には、人材の見極めと同時に契約書での取り決めの内容についても合意を取っておくとスムーズです。

特に業務内容や、報酬の支払い方や金額など、重要なものは契約書を作成する前に必ず合意を取っておきましょう。

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