アウトソーシング導入事例まとめ｜失敗/成功した企業から学ぶ注意点とノウハウ
近年、コスト削減や業務効率化、人材不足の解消を目的としてアウトソーシングを利用する企業が増えています。しかし、これまでアウトソーシングを活用していなかった企業にとっては不安に感じるポイントも多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、アウトソーシングのメリット／デメリットから成功事例、失敗事例から学ぶアウトソーシングの注意点までフリーランスへの外注サービスを運営するエージェントが解説します。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、「外部から人材／サービスを委託して自社の仕事の一部を任せる経営手法」のこと。以下はアウトソーシングのかんたんな仕組みです。
一般的にアウトソーシングは、外部企業を通して行うことが多いため「派遣と何が違うの？」と思う方も多いですが、派遣とアウトソーシングの違いは「人員の供給」と「業務処理サービスの供給」の違いがあります。
以下が主な派遣とアウトソーシングの違いになります。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| アウトソーシング |
|
| 派遣 |
|
アウトソーシングの種類3つ
さらにアウトソーシングは、「ITO」「BPO」「KPO」の3種類に大別できます。
▲出典：ales
ITO
ITOとは、「Information Technology Outsourcing」の略称です。情報技術／情報システムなどに関連する業務をアウトソーシングすることを指します。
現状では、システムの平常的な運用／管理、ユーザーサポートなど定型的な業務が多く、アウトソーシングされています。たとえば、非IT系では情報セキュリティ関連の知識が十分でない企業も多く、アウトソーシングすることで常にセキュリティを最新版にアップデートし続けるなど、変化に対応できるようになるメリットがあります。
BPO
BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称です。人事／経理／総務などの業務プロセスの一部、または全部をアウトソーシングすることを指します。
とくに「運用フローの仕組み作りから委託できること」「その業務を専門とする企業に委託すること」によってコストの削減や業務品質が向上するといった特徴があります。
KPO
KPOとは「Knowledge Process Outsourcing」の略称です。情報収集、分析／解析、加工を中心としたマニュアル化しづらい非定型の知的生産業務のアウトソーシングを指します。
日本では、ビッグデータの活用などデータ解析／分析に長けたデータサイエンティストなどの人材が不足しているといわれています。そうしたスキルを持つ人材が自社にいない場合は、KPOを活用することで同様に客観的なデータに基づいた経営的な意思決定や事業戦略の立案ができるようになります。
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以下はアウトソーシングを活用している企業が挙げた4つのメリットについて解説していきます。
▲出典：中小企業庁
- コスト削減ができる
- ルーティン業務を効率化できる
- 自社のコア業務に集中できる
- 自社に専門的スキルを取り入れられる
1. コスト削減ができる
アウトソーシングには、人件費を削減できるメリットがあります。
これは正社員雇用にかかるコストと外注費の差額が削減できる額。外注費用は外注する量に応じて単価が安くなる傾向があります。
月給である正社員の場合、人材のパフォーマンスによって大きく費用対効果が変化します。外注の場合は時間単価ではなく成果単価で業務を依頼できるため、費用対効果を計りやすく結果的にコストの削減に繋がります。
人件費をはじめとする採用コストの削減方法については以下の記事にまとめています。ぜひご参照ください。
2. ルーティン業務を効率化できる
アウトソーシングの活用で、ルーティン業務にかかる時間を短縮できます。ルーティン業務とは、決まった手順で繰り返し行われる定常作業のことです。
事務作業を専門とする会社や人材にアウトソーシングすることで、正社員に業務を行わせるより、効率的・低コストで事業運営ができます。
3. 自社のコア業務に集中できる
コア業務とは企業活動の根幹を成す業務のこと。
自社にとっての定型業務をアウトソーシングによって、従来その業務に関わっていた人材を自社の核（コア）となる業務に回すことができます。
多くの場合、根幹となる業務は売り上げを得ること。そこで、正社員のようなフルコミットしている人材に、コア業務を対応してもらうことで売り上げ増加が期待できます。
4. 自社に専門的スキルを取り入れられる
アウトソーシングの利用で専門的な知識を自社に取り入れやすくなります。
たとえば、Webサイトの運営をアウトソーシングで依頼する場合、SEO対策やWebデザインに特化した人材が考えたプログラムを受けることができます。専門的な知見をすぐに取り入れることで、業務が効率的に遂行できるだけでなく、自社の従業員の教育に活かせるでしょう。
アウトソーシング4つのデメリット
中小企業庁が発表した「アウトソーシングを活用している企業の課題」を表したグラフ。以下からアウトソーシングのデメリットを見ていきましょう。
▲出典：中小企業庁
アウトソーシングを活用している企業では、主に4つの課題を抱えています。
- 自社の情報が社外に流出する恐れがある
- 社内にノウハウが蓄積されないことも
- 高額な費用がかかる場合がある
- 業務フローが曖昧になる可能性
1. 自社の情報が社外に流出する恐れがある
社内の極秘な状態やデータを社外に委託することになるため、自社の情報が社外に流出する恐れがあります。リスクを抑えるためには実績があり信用できるアウトソーサーを選ぶ必要があります。以下のように自社のサービスは多様な場面で外部委託先と繋がることになります。
多くの関係者とつながるぶん、情報漏えいのリスクは高まります。
▲出典：Deloitte
- アウトソーサーの資格を保有をしているかどうか
- 他社と比較して実績があるかどうか
- 過去に重大な情報漏洩がないか
上記をしっかりと調べたうえでアウトソーサーを、慎重に選ぶ必要があります。
2. 社内にノウハウが蓄積されない可能性がある
アウトソーシングを活用した場合、業務が進んでも自社でノウハウが蓄積しづらいといったデメリットがあります。
万が一、委託先が倒産し、業務継続が不可能になった場合とてもリスキーですし、アウトソース先に業務仕様書などを定期的に送ってもらい、業務内容をキャッチアップしましょう。
3. 高額な費用がかかる場合がある
イレギュラーな業務や、オプション外の業務を委託した場合、高額な費用が発生してしまう場合があります。
・どこからどこまでの業務をアウトソーサーに任せるのか
・アウトソースする必要のない業務はないか
以上の2点を確認し、明確にする必要があります。また、アウトソーシングせず、自社で対応した方が費用対効果が良い案件もあるため、アウトソーシングだけに依存せず、自社が行うべき業務と外注すべき業務の区別をつけるようにしましょう。
アウトソーシングや外注の費用／経費についてまとめた記事は以下になります。参考にしてどれくらいのコストがかかるのか把握しておきましょう。
4. 業務フローが曖昧になる可能性
アウトソーシングは業務フローが曖昧になる可能性もあります。
アウトソーシングは業務のみを外部に外注するため、どれくらいの業務効率でどれくらいの成果が発生しているのかが分かりにくいことも。たとえば、アウトソーシングで新規事業を全て委託した場合、クローズドな状態でその事業の進捗を把握できません。
アウトソーシングを利用する際は、業務フローが曖昧にならないように、常に代行会社と連携できる環境を作っておきましょう。
アウトソーシングや外注におけるマネジメントのコツは以下の記事にまとめています。ぜひご参照ください。
アウトソーシングを導入した企業事例3選
ここからは、アウトソーシングを導入して成功した企業の実際の例をご紹介します。
1. 株式会社AIRDO
▲出典：株式会社AIRDO
AIRDOでは給与計算業務をアウトソーシングしています。
アウトソーシングする前は職種ごとに賃金構成が異なるため、給与計算の時期になると給与計算業務にしかリソースを割くことができない状況でした。
しかし、アウトソーシングによりその煩雑な業務を行う手間が省け、そのほかのコア業務に専念できるようになりました。
2. 株式会社 notecco
▲出典：株式会社notecco
株式会社noteccoは費精算や給料設定といった細かい業務や最新情報を収集するための調査方法などをアウトソーシングしています。
上記の業務はパートや派遣社員を雇うことによって解決する問題ですが、マネジメント業務の手間を考えて中々利用できない状況でした。
しかし、アウトソーシングの利用によってマネジメントを行う必要なく、上記の業務が遂行される環境を実現し、より重要度の高い業務に時間をかけられるようになり、業務効率も改善しました。
3. 株式会社ベネッセコーポレーション
▲出典：株式会社ベネッセコーポレーション
ベネッセは運用している4つのWebサイトに関する業務を一つの委託業者にアウトソーシングしています。
ベネッセの課題は複数の制作・運用会社で各4つのWebサイトを運用していたため、各サイトで業務フローや品質管理のばらつきが発生し、対応数の増大によって担当者の負担が増大していたことでした。
しかし、一つの委託業者にアウトソーシングすることで、業務フローや品質管理などを集約化に成功し、業務が効率化されるだけでなく、品質の向上にもつながりました。
導入事例から学ぶアウトソーシングすべき業務／企業
アウトソーシングすべき業務／企業については、上記のマトリクス表のように「コア業務をひっ迫しているかどうか」「その業務の人件費が高いか低いか」の2点を意識して判断するようにしましょう。
これから紹介する7つの業務は、アウトソーシングできるとされている業務の一例です。
| 職種 | 具体的な業務 |
|---|---|
| IT関連 |
|
| 人事 |
|
| 採用 |
|
| 秘書 |
|
| 経理 |
|
| 総務 |
|
| 事務 |
|
▼以下では、Workshipを実際に導入した企業の事例と共にサービスの特徴やお役立ち機能も紹介しています。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
アウトソーシングの失敗事例から見る注意点
なかにはアウトソーシングをして失敗した事例もあります。
ここでは、アウトソーシングを導入して失敗した事例とその原因を紹介していきます。
失敗例1. アウトソーシングすることを社員に内密にした
担当する社員に「自分が今までやってきたことは外注できる簡単な作業」とネガティブな認識をされるかもしれないと、心配しアウトソーシングする旨を社員に伝えないことで失敗するケースです。
しかし、これまでその業務を行ってきた社員に内密にしながらアウトソーシングを成功させることは難しいです。
アウトソーシングをする際は、現場の社員を最優先に考えることが重要です。「あなたは会社にとって必要な優秀な社員だから、コア業務を任せたい」旨を伝え、担当者の協力のもとアウトソーシングすれば成功の確率が上がります。
失敗例2. アウトソーサーに業務を丸投げした
アウトソーサーに業務を丸投げして、失敗してしまうこともよくあるケースです。
会社の事情や方針をよく知らないアウトソーサーにとっては、業務の丸投げはご法度です。
社内の体制を考えて整え、把握している人を社内に保持し、経理事務だけのアウトソーシングが必要なのではないでしょうか。
フリーランスにアウトソーシングする選択肢も
ここで、採用戦略の１つの選択肢としてフリーランスや副業人材の活用についてご紹介します。
現在ではフリーランスや副業人材も増え、幅広い業務をフリーランス人材に外注できます。
以下の表は、2019年に経済産業省が行った調査の結果を示したものです。およそ半分の企業がフリーランスの活用、あるいはその検討を行っていることがわかります。
▲出典：経済産業省
少子高齢化や人材市場が縮小する背景から、フリーランスや副業人材の活用は自然な流れだと言えるでしょう。
フリーランスを活用するメリット
では、フリーランスや副業人材を採用するにはどのようなメリットがあるのでしょうか？
正社員とフリーランスの比較を見てみましょう。
| 項目 | 正社員 | フリーランス/副業人材 |
|---|---|---|
| 入社までの期間 | 数ヶ月〜 | 即日〜 |
| 採用工数 | 多い | 少ない |
| 契約期間 | 長期間契約が前提 | 数ヶ月単位〜 |
▲出典：ITプロパートナーズ
フリーランスは正社員と比較して柔軟な対応ができたり、短期間での採用がメリットのひとつ。さらにコストも比較的安く抑えられるため、多くの資金があるわけではないスタートアップ企業や中小企業には魅力的な選択肢となります。
このようなメリットを認識し、正社員に限らないフリーランス・副業人材を活用した人材戦略を考えていくこともこれからは必要になってくるでしょう。
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