【テンプレ付き】外注で使う業務依頼書の作成方法3つ｜コツと書き方、おすすめのエージェント12選を解説
業務を外注する際に必要となるのが外注依頼書です。外注依頼書の出来栄えは、業務の遂行度合いやスピードに大きな影響を及ぼします。曖昧な書き方で外注依頼書を作成すると、思ったように業務を遂行してもらうことができず、何度もコミュニケーションを取り直すことになりかねません。
そうなると、業務の進行が遅れたり、出来上がった成果物が希望する内容通りに仕上がらない可能性があります。
そこで今回は、以下の項目を中心に、外注で使う業務依頼書の作成方法3つと、コツや書き方、おすすめのエージェント12選を解説します。
- 外注依頼書の作成方法・コツ
- 外注依頼書に含めるべき内容
上記の内容を中心に紹介しますので、今後社内で業務の外注化を検討している方はぜひ参考にしてください。
外注依頼書とは？
外注依頼書（がいちゅういらいしょ）とは、業務を外注する際に依頼内容や納期などをまとめた依頼書のこと。別名、提案依頼書（RFP）と呼ばれることもあります。
よく注文書や発注書と間違われることがありますが、外注依頼書は注文書や発注書より業務内容を詳細に記載していることが特徴。
外注先はこの外注依頼書の内容に従って業務を遂行します。そのため、納期や依頼したい内容を詳細にまとめなければ、思ったように仕事をしてくれないこともあり得ます。
外注依頼書を外注先に提出すると、外注依頼書で提示した内容を確認する書類として「要件定義書（ようけんていぎしょ）を渡されることがあります。この目的は、依頼主と外注先の認識が正しいかどうか、お互いにすり合わせるために書面することです。
このように、業務の外注は書面に起こすことでより綿密かつ確実な業務外注が可能です。
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【フォーマット】外注依頼書に記載すべき内容5つ
業務内容を誤解なく外注先に伝えるためには、外注依頼書に含める内容を吟味する必要があります。
以下がすぐに使える外注依頼書のフォーマットです。
外注依頼書 | |
| 業務の目的 | |
| 業務の完了日 | ○月○日まで |
依頼したい内容 | 含めるべき内容 |
不要な内容（記載NG） | |
| 報酬 | 〇〇万円〜〇〇万円 |
振り込み方法 振り込み日 | 銀行振り込み 業務完了日の翌月末払い |
最低限、次の5つは含めるようにしましょう。
- 業務の目的
- 依頼したい内容
- 含めるべき内容・不必要な内容
- 業務完了日
- 報酬
業務の目的
業務の目的については、必ず外注依頼書に含めるようにしましょう。
業務内容だけを記載しても、何のために行う業務なのか外注先が理解していない場合は、意図に合わない成果物が作られる可能性があります。
依頼主と同じ目的を持って業務に当たってもらうためにも、業務依頼書の最初の部分に目的を明確に記載しておきましょう。
依頼したい内容
業務の目的を共有した後で、依頼したい内容をできるだけ具体的に記載します。
外注先がイメージしやすいサンプルなどがあれば、併せて掲示しましょう。
例えば、ホームページの作成を依頼する場合であれば、イメージに近いホームページのURLを添付したり、各ページのスクリーンショットを掲載したりしてどのように応用できるのかコメントを記載します。
同じイメージを共有してもらうためにも、視覚的に分かりやすく記載することがポイントです。
含めるべき内容・不必要な内容
依頼したい内容は、大枠だけでなく細部まで詳細を記載します。
必ず含めてほしい内容がある場合は、目立つようにピックアップして列挙しましょう。
例えば、ホームページの作成を依頼する場合であれば、「どのページからもワンクリックで問い合わせページに遷移できるようにする」「字体はArial、読み上げ機能を付ける」のように、具体的な指示を余さず記載します。
また、含めないでほしい内容についても記載できます。
「商品の具体的な価格は不掲載」「社屋のマップはGoogleマップは使わず、オリジナルで」のように、外注先に留意してほしい内容を全て書き込んでおきましょう。
業務完了日
業務を完了する日についても、必ず記載してください。
一度の提出で理想通りの成果物が完成するとは限らないので、何度か調整することも含めて、余裕を持って日程を決めるようにしましょう。
例えば本当に必要な日時よりも数週間早めに業務完了日を設定すれば、万が一全工程をやり直す場合でも、イライラせずに対応できるようになります。
報酬
相見積もりを取らずに依頼する場合は、報酬についても記載しましょう。
源泉徴収税額や消費税額についても、含まれているのかどうか誤解なく伝わるように記載します。
なお、相見積もりを取ってから本発注する場合は、報酬についての記載は不要です。
▼業務委託契約書の詳しい内容については、下記の記事を参考にしてください。
外注依頼書を作成する目的・意義
業務を外注するときは、どんなに簡単な内容であっても外注依頼書を作成することが望ましいです。
理由は、以下の3つです。
- お互いの理解にずれを減らせる
- 相見積もりする際に同じ条件で比較できる
- 言った言わないのトラブルを回避できる
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
お互いの理解にずれを減らせる
簡単な業務であっても、相手がこちらの意図を正確に把握しているとは限りません。理解にずれが生じないためにも、外注依頼書を作成するようにしましょう。
外注依頼書には依頼内容をできるだけ詳しい記載が求められます。
たとえば、記事を制作する場合「お問い合わせ数を増やしたい」という目的を共有していれば、ただ記事を作るだけでなくお問合せしたくなる工夫を元に記事を作ってくれるでしょう。
詳細を明記することで、外注先が業務内容について正確に理解できます。
相見積もりする際に同じ条件で比較できる
外注する際は相見積もりをとり、他企業と比較して決めることがおすすめ。その際に初めから外注に出せる上限金額や下限金額を決めておかなければ、不都合な条件で契約するリスクが生じます。
そこで、作成した外注依頼書に沿って依頼先を探したり交渉することで、よりスムーズに外注先を見つけやすくなるでしょう。
書面に残すことでトラブルを回避できる
依頼内容を書面に残しておくことで「言った言わない」のトラブルを回避できます。
例えば、成果物に不備があった場合、外注依頼書があれば外注先の不備を指摘することが可能です。
しかし依頼書がなく、口頭で伝えただけの場合「最初からそんな話は聞いていない」と外注先が主張すれば、証拠がなくそれ以上の追及ができません。
そうなれば、追加業務として追加報酬を提示して引き受けてもらうか、自社で対応しなくてはなりません。
外注依頼書の作成で失敗しないコツ6つ
外注依頼書には、依頼主の意図が伝わるように記載することが大切です。
次のコツを意識して外注依頼書を作成しましょう。
- 依頼要件を明確にする
- 依頼したい人物像を明確にする
- 抽象的な言葉を使わない
- 日程について解説を含める
- 外注依頼書のテンプレートを活用する
依頼要件を明確にする
依頼要件とは、依頼の完了に必要な条件のこと。依頼要件が明確でなければ認識の齟齬が起こりやすく、理想から遠い成果物になる恐れがあります。
依頼の完了には先述した目的・記載すべき内容・作りたい成果イメージなどの依頼要件を明確にした上で依頼しましょう。
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依頼したい人物像を明確にする
依頼要件を明確にしたとは依頼したい人物像を明確にしましょう。理想的な成果物は、明確な依頼要件と理想的な成果物作れる経験や知識が必要です。
依頼要件が明確になっていても、経験や知識が伴わなければ理想的な成果物を作ることは難しいでしょう。その上で必要になるのがジョブディスクリプションです。
ジョブディスクリプションとは、理想的な成果物を作る絵で必要な以下の条件を明確にしたものです。
- 業務に対して必要なスキル
- 業務難易度
- 稼働工数
▼以下では、採用ペルソナの構成要素や作成ステップ、フォーマットまでご紹介しています。ぜひ参考にしてください。
抽象的な言葉を使わない
抽象的な言葉を使うと、意図が伝わりにくくなります。
例えば「できるだけスタイリッシュに仕上げてください」「見栄えをよくしてください」などでは、抽象的かつ主観的なため、外注先の意図と依頼主の意図にずれが生じる恐れがあります。
具体的な言葉や図表、例などを用いて正確に伝えるようにしましょう。
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日程について解説を含める
スケジュールを記載する場合には、詳しい解説も含めるようにしてください。
例えば「提出日」という言葉では、完成させる日付なのか一次締め切りの日付なのか分かりません。
日程には全て解説を含め、双方の理解にずれが生じないようにしましょう。
▼以下では、採用計画をスムーズに立てるためのノウハウやテンプレートを紹介しています。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
外注依頼書のテンプレートを活用する
外注依頼書のテンプレートを作成しておくと、依頼書作成の工程が短縮されて便利です。
「一次締め切り日」「完全提出日」「報酬」などの欄を設けておけば、書きもれのミスも防げます。
自社で使いやすいようにカスタマイズしておきましょう。
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【ポイント解説付】
業務委託に必要な4つの契約書テンプレート
・業務委託の種類と特徴
・業務委託契約で作成する契約書の種類
・契約書のテンプレート
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外注活用のメリット
外注を活用することで得られるメリットをいくつか挙げます。ですが、このメリットを自社に咀嚼して、活用して自社が持つ根本的な課題に向き合う必要があります。
1. 正社員がコア業務に専念できる
バックオフィス業務などのノンコア業務を外注することで、正社員の業務負担が軽減され、利益に直結するコア業務に正社員がより専念できるようになります。
また、外注先となる企業や個人は、ノンコア業務のノウハウを持っている場合も多く、コア業務を外注する場合に比べ費用も安い傾向にあるのもポイントです。
2. 自社にないノウハウを活かせる
経理・人事・採用・秘書などのバックオフィス業務であれ、デザイナーやエンジニア などの専門的な分野であれ、自社にはないノウハウや設備を活用できることも、外注の利点です。
教育・育成コストや設備投資費、またそれらの実務利用までにかかる時間を大幅に削減できます。
3. 固定費を変動費にできる
たとえば、経理であれば月末や期末、人事であれば年末調整や採用活動の時期など、一定の期間で繁忙期と閑散期がはっきり分かれている業務は、外注を活用することでコスト削減が見込めます。
これは、閑散期でも固定費としてかかり続ける人件費を、繁忙期の業務量に合わせて外注することで変動費にできるためです。
アウトソーシング活用のデメリット
一方で、外注を活用するデメリットは、おもに下記の3つが挙げられます。
1. ノウハウが蓄積されづらい
自社の業務を外部に外注するということは、同時にその業務の中身を自社のみでは把握しづらくなるということでもあります。
そのため、自社に業務ノウハウが蓄積されづらくなる可能性があります。また、それが長期的につづいた場合、業務内の問題や不要なコストに気づけないといったリスクも発生するでしょう。
2. 情報漏洩のリスクが高まる
自社の業務を外注する場合には、少なからず自社の情報を外部に提供するという側面があります。信頼をおく会社との取引であっても、その会社のセキュリティ対策や社員の心構えによっては、悪意なく機密情報が漏洩するリスクがあります。
3. 新規の外注先を見つけるのに時間がかかる
すでに取引のある会社である場合は問題ないですが、新しく外注先を見つける際には、検討から発注開始までに数ヶ月かかる場合がほとんどです。
ただし急ぐがあまり、求める成果に見合わない会社にしても、余計な時間がかかるばかりです。発注前には、費用・成果・体制・セキュリティ管理などを確認して納得できる外注先を選ぶことが大切です。
外注の手法
ここからは、より具体的に外注先にどんな種類と特徴があるかを解説します。
1. 企業への外注
いわゆる制作会社やプロダクションのように、業務の一部を外注できる会社から、バックオフィス業務などの業務プロセスを一括で外注するBPO（Business Process Outsourcing）サービスまで、幅広い選択肢があります。
また、最近ではRPA（Robotic Process Automation）と呼ばれるロボットを活用した業務の自動化を導入するサービスも登場しています。反復的な業務が中心ではありますが、自動化できる業務の範囲が広がりつつあり、人にしかできないと思われていた高度な作業なども対応できるようになってきています。
2. クラウドサービスを使った外注
クラウドサービスを用いた外注は、比較的安価で近年人気があるサービスの一つです。作業者は、クラウドサービスの登録者で案件の規模や募集方法により、どの人材が作業にあたるかが違います。
受発注はすべてWeb上で完結できるようになっており、スピード感と業務量の調整にすぐれています。一方、作業者との直接コミュニケーションが難しいなど、細かなディレクションができないといったデメリットもあります。
3. 個人への外注
フリーランスや副業人材などが、個人への外注に当たります。専門のエージェントサービスを介したマッチングから、SNSでの募集、直接の関係性による受発注まで人材を見つける方法はさまざまです。厳密にいえば、上記のクラウドサービスを利用するのも、個人への外注方法の一種です。
フリーランスや副業人材に外注するメリットとして挙げられるのが、プロジェクトに必要な即戦力であること、教育と労務管理コストがかからないこと、そして高い専門性やノウハウを活用できることです。
企業への外注に比べ、専門分野での知識や技術を社内で共有できる機会が多く、社内の人材育成につなげることもできます。
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外注にフリーランスがおすすめな理由
さまざまな外注手法のなかでも、おすすめしたいのがフリーランスへの外注です。
- プロジェクトの即戦力になる
- 教育コストや労務コストがかからない
- 高い専門性やノウハウが活用できる
という利点は前項でも述べたとおりですが、さらにおすすめする理由として、近年、採用までの時間がかなり短縮されている、という点が挙げられます。
従来では直接的な関係性がないと探しづらく、採用までに時間がかかることが多くありました。しかし、現在ではエージェントサービスの普及により、その時間や労力がかなり軽減されています。
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外注におすすめの人材紹介サイト12選
1. Workship
Workshipはエンジニア／デザイナー／PMまで幅広い職種で、46,000人以上のフリーランス人材が在籍するフリーランス専門エージェントです。募集だけでなく企業側からスカウトできるため積極的な採用をしたい企業におすすめです。
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2. Midworks
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Midworksでは、フリーランスの勉強費用を月１万円まで負担してくれるサービスがあり、登録するフリーランスにとっては登録する魅力があるため、スキルアップを求めるフリーランスエンジニアが集まると考えられるかもしれません。
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3. ポテパンフリーランス
▲出典：ポテパンフリーランス
ポテパンフリーランスはプログラミングスクール「ポテパンキャンプ」を運営する株式会社ポテパンが運営するフリーランス専門エージェントです。プログラミングスクールを傘下にもつエージェントだからこそ、フリーランスへの対応が厚く採用企業側の心配事が少ない点がメリットです。
メインはエンジニアやプログラマーといったIT人材ですが、PMやイラストレーターといった案件も幅広くあります。
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4. レバテック
▲出典：レバテック
レバテックは、フリーランス専門エージェントの大手企業として、取引企業5,000以上、登録エンジニアやクリエイター数は20万人以上の規模となっています。
レバテックが紹介するフリーランス人材は「準委任契約」で働くスタッフで、成果物の納品を目的としない、業務を遂行するためのIT人材を求める方におすすめです。
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5.テックビズフリーランス
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テックビズフリーランスは、取引先企業1,400社以上、4,000名を超えるエンジニアが登録している大手フリーランスエージェントサイトです。常時採用可能なエンジニアも300名以上おり、最短即日契約も可能です。
テックビズフリーランスでは、テックビズからの紹介意外に、企業からのスカウティングもできるため、能動的な採用活動を進めることもできます。
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6.PE-BANK（ピーイー・バンク）
PE-BANK（ピーイー・バンク）は、マージンや手数料の公開など、透明性の高い契約が評判のフリーランスエージェントです。
東京・大阪以外のエリアの案件が多いため、地方都市の企業にもおすすめできます。
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7.ギークスジョブ（geechs job）
大手企業案件が多いギークスジョブ（geechs job）は、年間契約数1万件以上とITエンジニアの利用実績も豊富。
早く自分の希望条件に合う案件・求人の紹介を受けたいフリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーにおすすめのエージェントサービスです。
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8.テクフリ
▲出典：テクフリ
フリーランスエンジニア向けの案件・求人サイトのテクフリ（テックキャリアフリーランス）は、案件・求人情報が常時1万件以上のおすすめフリーランスエージェント。
主な対応エリアは東京・神奈川・千葉・埼玉で、東京周辺でフリーランスのITエンジニアを探す際におすすめのフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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9.HiPro Tech
▲出典：HiPro Tech
HiPro Tech（ハイプロテック・旧i-common techサービス）は、エンジニアやITコンサルタントに特化したフリーランスエージェント。
運営会社は東証プライム上場企業のパーソルキャリア株式会社で、転職サイトのdodaやハイクラス転職エージェントのdoda Xを運営しています。
| 特徴・メリット |
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10.ランサーズエージェント
▲出典：ランサーズエージェント
クラウドソーシングサービスで有名なランサーズ株式会社のグループ会社が運営するランサーズエージェント。
ランサーズの運営だけに他のフリーランスエージェントと比較して登録者数が多いのが特徴です。
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11.ITプロパートナーズ
▲出典：ITプロパートナーズ
ITプロパートナーズは、フリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーを探す際におすすめのサービスです。
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12.クラウドテック
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