アウトソーシングできる6つの業務とできない業務｜外注する際の注意点を解説
この記事では、アウトソーシングができる業務・向いている業務と、できない業務・向かない業務をまとめたうえで、業務を外部に委託するメリット・デメリットなどを詳しく解説します。
アウトソーシングを検討する際に押さえておきたいポイントは、4つあります。
- 人事、採用、経理、総務などの多くの業務がアウトソーシングできる
- アウトソーシングに向いているのは「ノンコア業務」
- アウトソーシングができない業務もある
- 委託を始める際、事前に取り決めをしておくことが大事
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アウトソーシングできる6つの業務
これから紹介する6つの業務は、アウトソーシングが“できる”とされている業務の一例です。ビジネスモデルなどによっても多少の違いがあるので、細かくは事業ごとに判断が必要になります。
1. 人事
- 給与の計算
- 労務管理
- 社会保険業務
- 研修の運営
- 評価制度の構築 など
社内制度の整備や運用をする人事領域は、アウトソーシングされることの多い業務です。人事業務をアウトソーシングすることで、業務の短期的な効率化が図れるだけでなく、外部企業・外部人材の持つ組織運営ノウハウが獲得できるといった効果もあります。
人事業務のアウトソーシングでとくに気をつけたいのが、情報漏洩のリスクです。人事の業務の多くは個人情報を扱うため、情報・データの受け渡し、PCやネットワークのセキュリティなどに気を付ける必要があります。
2. 採用
- 採用計画の立案
- 応募情報の管理
- 面接代行
- 選考スケジュールの調整
- 説明会の催行 など
採用代行はRPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれています。うまく導入できれば、採用担当者の負担軽減だけでなく採用の成果の向上にも役立つ、企業にとっての重要な役割を担います。
3. 秘書
- 社内外との連絡や来客の対応
- スケジュールの管理
- 資料作成や情報収集・整理
- 会議・立食の準備
- 出張の手配 など
秘書業務のアウトソーシングはオンラインで完結し、「オンラインアシスタント」と呼ばれることもあります。おもなメリットは、採用コストや退職・休職などのリスクが回避できる、といった点が挙げられます。
4. 経理
- 記帳業務
- 給与計算・年末調整
- 決算・申告業務
- 掛金の管理
- 資産管理
- 税務申告 など
経理業務は、繁忙期と閑散期の波があるのが特徴で、社員雇用で固定費になってしまう部分を業務量に合わせた変動費に変えられます。ただし、情報漏洩のリスク管理は必須です。
5. 総務
- 施設の管理
- 文書の管理
- 株主総会・取締役会の企画・運営
- 社内行事の企画・運営
- 電話・メール・来客対応
- 福利厚生業務 など
総務業務は企業ごとに、業務範囲が異なる場合が多くあります。また個々の業務単位が細かいので、目的に沿って委託するべき業務の洗い出しが肝心です。
6. 事務
- 書類の作成、管理
- データ入力作業
- 電話、メール対応
- 郵送物の管理
- 備品管理 など
企業活動を円滑に進めるために欠かせない事務職。しかし、企業の利益を直接生み出す業務ではないため取り組み方に迷う企業も。そこで、事務職を外注して、社員を利益に関わるコア業務に専念させる手法を多くの企業が取っています。
事務・総務のアウトソーシングでは、会社により代行できる業務が微妙に異なる場合があるため、自社がアウトソーシングしたい業務を代行してもらえるかどうか事前にリサーチしておくのがオススメです。
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アウトソーシングに向いている業務の特徴
この項目では、「アウトソーシングに向いている業務」の特徴をまとめます。上記の業務以外にもアウトソーシングを迷っている業務がある場合、以下の特徴を基準に判断してみてください。
一般に、企業の業務は、直接利益を生み、専門的な判断が必要な「コア業務」と、業務自体で利益は生まれず、コア業務を支援するための「ノンコア業務」の2つがあると言われます。このうち、アウトソーシングに適していると言われるのは「ノンコア業務」。ノンコア業務のおもな特徴は、下記の4つです。
- 季節などにより繁忙期・閑散期がある
- 定型化しやすい
- 専門的な判断が必要ない
- 業務自体に利益が発生しないので、効率化されていない場合が多い
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アウトソーシングができない業務・向かない業務
業務のなかには、そもそもアウトソーシングできない業務や、アウトソーシングに向いてない業務もあります。アウトソーシングできない要因は以下の2つ。
- 「物理的」「法律的」「倫理的」にできない
- 受託側のサービス範囲外、あるいは「不得意」「低利益」でできない
上記の要因を踏まえ、以下では、アウトソーシングができない・向いていない業務を具体的に説明します。
企画立案
アウトソーシングは、あらかじめ自社が決めたルールや条件のなかで働いてもらうのが主流です。成果物の完成を依頼する際も、成果物の完成形や内容については自社で決めなくてはなりません。
もちろん、自社が検討する範囲のなかで、アウトソーシング先が最適な業務体制や手順を企画・提案することはあります。しかし、ルールや条件に落とし込むことが難しい、全社を巻き込むような経営戦略や組織改革、1からの商品開発のような企画立案業務はアウトソーシングには向いていないといえます。
判断業務
業務のなかで、ルールにないことが発生した場合、アウトソーシング先が勝手に判断して処理することはできません。判断が業績や評判などに影響する場合があり、アウトソーシング先はその責任を負えないためです。
当然、このような判断が頻発する業務はアウトソーシングできません。たとえば、法務関連の業務がこれにあたります。
資格が必要な業務
弁護士、会計士、税理士など資格が必要な業務はアウトソーシングできません。
たとえば税務代理、税務書類の作成、税務相談は税理士の独占業務であるため、外注不可です。
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アウトソーシング活用のメリット
アウトソーシングを活用するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、アウトソーシングによって得られる効果についてご説明します。
メイン事業への注力
「ノンコア業務」への負担が軽減されることで、より高度な判断が必要となる「コア業務」へ注力しやすくなります。
専門性の高いリソース活用
ノウハウを持った企業外の人材を活用登用することで、業務の効率化・成果の向上が見込めます。
業務の属人化を防ぐ
継続的に外部のリソースを活用することで、退職など人的な理由での業務効率の悪化を防げます。
人材不足の解消
若年層の労働人口減少により、人手不足は多くの企業が直面している課題です。アウトソーシングは、その課題に対して導入しやすい解消策と言えます。
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アウトソーシング活用のデメリット
業務を外注することによるデメリットを解説します。
社内にノウハウが蓄積されない
委託先の倒産や予算など、アウトソーシングができなくなる場合も考え、業務の進行や内容がつねに把握できるような体制づくりも重要です。
業務が見えづらくなる
前項とも重複しますが、担当者が委託先の業務を把握できていない場合、フローや運用の方法が見えづらくなる可能性があります。
情報漏えいのリスクがある
人事や経理に関する情報など、企業にとって重要な情報を扱う場合はとくに気をつけなければいけません。
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アウトソーシングをはじめる際の注意点
アウトソーシングを検討する担当者として、業務委託を開始する前に決めておきたいポイントを3つご紹介します。
情報漏えい対策
業務を外部に委託すれば、少なからず社内情報を渡すケースがほとんどです。情報・データ流出などに、しっかり対策を必要があります。契約を交わす、取引を始める際、情報・データの取り扱いについて細かく双方で確認をしておきましょう。
業務フローの見える化
デメリットの項目で挙げたように、「業務がブラックボックス化」してしまう恐れがあります。なんらかの理由でアウトソーシングの継続が難しくなった場合、社内で再び業務ができるよう、業務体制・フローの把握ができる体制づくりを心がけてください。
責任範囲の明確化
業務を進めるうえで、トラブルが起こらないとは限りません。また、実作業にあたるのはアウトソーシング先だとしても、自社のもつ業務であることにも変わりません。トラブルが起きたときのためにも、両者の責任範囲が事前に明確にしておくほうがよいでしょう。
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アウトソーシングにおすすめのフリーランス人材とは
自社業務のアウトソーシングにおすすめしたいのが、フリーランス人材の活用です。以下は厚生労働省の調査で、国内の労働力人口を2040年までの予測値も含めてグラフ化したものです。
▲出典：厚生労働省
15〜64歳に限っていえば、約6,270万人とピークだった2000年から減少し始めており、2040年には4,970万人。40年で、約1300万人が減少する見通しです。
一方で、以下はフリーランス・副業人材の人口推移を表したグラフです。
▲出典：ランサーズ「フリーランス実態調査2021」
2020年は新型コロナウイルスの流行により一時的に人口が減っているものの、フリーランス・副業人材、ともに2021年で過去最大の人口となっています。
その背景には、「働き方の多様化」「リモートワークの普及」といったワーカー側の環境変化がまず挙げられます。さらに、企業側でも活用する人材の幅を広げなければ「優秀な人材が確保できない」という状況になっていると考えられます。
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優秀な人材の確保が難しい
人材受給に関しては、求人数に対して応募者が少ない「売り手市場」と呼ばれる状況が長らく続いています。
IT人材と呼ばれる複数の職種を例として、考えてみます。以下は経済産業省が発表した資料から抜粋した、エンジニアやデータサイエンティストなどを含む、IT人材の2030年までの受給の予測値です。
▲出典：経済産業省「IT人材需給に関する調査」（2019年3月）
需要と供給の差＝ギャップを分析しグラフ化したものであり、今後ギャップは拡大し続け2030年には最大で約79万人のIT人材が不足すると言われています。
数十万人単位で人材が不足するとなれば多くの企業が人材不足を実感するのは容易に想像できます。またIT人材に限って言えば、採用だけでなく教育や管理の難易度も高く、ミスマッチが起こりやすいという特徴もあります。
IT人材の不足は顕著な例ではありますが、「働き手が足りない」のはどの職種でも起こり得ることです。とくに専門的な知識を要する職種では、自社で雇用するのではなく外部にアウトソーシングすることでコスト効率がよくなるケースがあります。
外部人材、つまりフリーランスや副業人材の有効活用が注目される背景には、こうした現状が理由の一つだと考えられます。
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アウトソーシングにフリーランスを活用する3つのメリット
企業がアウトソーシングする際に、フリーランスを活用する代表的な3つのメリットを紹介します。
- メリット1. 即戦力を採用できる
- メリット2. 人件費の削減
- メリット3. フリーランスのノウハウを蓄積できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
メリット1. 即戦力の採用
フリーランスを採用する１つ目に挙げられるのが、即戦力を採用できること。フリーランスには高い専門性を武器にして働いている人が多くいます。
さらに、一般的な社員と比べて採用から稼働までのスピードが早いことも魅力です。お互いの合意があれば、契約後、すぐに稼働してもらうこともできます。
メリット2. コストの削減
フリーランスは雇用関係ではないため、委託企業に社会保険料や雇用保険などの支払い義務がありません。また、スキルに即した採用なので教育の必要がなく、オフィスや備品などを用意せずに活用できます。
メリット3. フリーランスのノウハウを蓄積できる
フリーランスの人材の中には「高い専門性を持ったスペシャリスト」が多くいます。たとえば、社会のデジタル化に伴い、各企業でデータの取り扱いはより重要性を増しています。しかし、ゼロからその知識やノウハウを獲得することは簡単ではありません。
そのような際に、社員ではなくフリーランスのデータサイエンティストを雇うことで、多額の費用をかけずとも社内にノウハウを蓄積できるのです。
以下の職種は比較的フリーランス人口が多く、人材が探しやすい職種です。
- デザイナー
- エンジニア
- マーケター
- データサイエンティスト
- コーポレート職（人事など） など
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フリーランスを採用する際の注意点
フリーランスを採用するにあたって、おもに現場の担当者が面談や打ち合わせをすることが一般的ですが、人材の質をどのように見極めるかは非常に大事です。
ここでは、採用に至るまでにどのようなことに注意すればよいのか、いくつかのポイントを解説します。
面談の実施
フリーランス採用では、正社員のように何度も面談を実施するわけではありません。多くの場合は、現場の担当者と1〜2回の打ち合わせで発注するかどうかを決めます。
ただし、「1回の面談で全部を見極めないと……」と考える必要はありません。例えば「初回〜数回の発注はトライアルでミスマッチがないか判断させてください」と伝えておけば、実務を通して継続発注するかどうかの判断が可能です。
実績・スキルの確認
フリーランス採用では、即戦力としての活躍できるかどうかは非常に重要。面談の前後で、かならず実績を提示してもらうようにしましょう。
たとえば、一口にエンジニアと言っても得意分野や持っているスキル、実績人材ごとに異なります。スキルや専門領域もより細分化して、求める人材像とマッチしているかを見極めます。
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性格・姿勢などの確認
フリーランスはそれまでの経歴・経験から仕事に対して自分なりの考え方を持っている場合があります。また、自社だけと取引する訳ではないので、細かく適性を求めすぎると採用に時間がかかったり、難しくなったりする場合があります。
なので、正社員採用ほどマッチングを意識しないようにしつつ、あまりに適性が大きくかけ離れている場合は注意しましょう。人材像のペルソナを作成する場合、人材像の性格面・姿勢面を絞り過ぎないことも大切です。
業務内容・報酬内容のすり合わせ
面談する際には、人材の見極めと同時に契約書での取り決めの内容についても合意を取っておくとスムーズです。特に業務内容や納品方法、検収条件、報酬の支払い方や金額など、重要なものは契約書を作成する前に必ず合意を取っておきましょう。
契約書作成についての基本がわかる資料を、以下より無料で配布しています。「準備段階」「契約書作成」「フリーランス稼働中」の3段階に分けた、「やることチェックリスト」も付いているので必要な方はぜひダウンロードしてください。
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フリーランスを採用する4つの方法
最後に、フリーランスを採用する代表的な方法4つをご紹介します。メリット・デメリットをまとめましたので、自社に適したものを選ぶ参考にご覧ください。
1. ダイレクトリクルーティング
気になる人材に直接コミュニケーションを図っていく採用手法。おもに、SNSなどのサービスを使って行ないます。
2. リファラル採用
既存社員の紹介から人材を探す方法。採用が成功した場合、紹介社員へインセンティブを渡します。インセンティブは予め設定し、社内に告知しておきます。
3. 人材エージェント
フリーランス・副業人材を専門とした人材エージェントを導入し、採用を進めます。人材の質、サポート体制などが整っているため、初めてでもスムーズに採用できます。
4. 求人広告
求人広告やサイトに募集を掲載し、人材からの応募を待ちます。掲載に料金がかかるタイプと、成約時に料金がかかるタイプなどがあります。
上記４つの採用手法のメリット・デメリットをそれぞれ箇条書きにして表にまとめてみます。
| 採用手法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
1. ダイレクト リクルーティング |
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| 2. リファラル採用 |
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| 3. 人材エージェント |
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| 4. 求人広告 |
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どの方法が優れているというわけではありません。状況やタイミングに合わせて最善の採用方法を考えていきましょう。
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はじめてのフリーランス採用は人材紹介サービスがおすすめ
前項で4つのフリーランス採用の方法をお伝えしました。しかし、はじめてフリーランスを採用する場合、どの方法を選ぶかによって関門となりやすいポイントがあります。
- 優秀な人材を見つけ方
- 業務委託契約書の作成
- フリーランスの稼働管理
慣れていれば難なく対応できるものばかりですが、はじめてだと現場の担当者が自力で調べて……と地道にやっていかなければいけませんし、外部の有効活用のつもりが逆に現場の工数負担が大きくなってしまうケースがあります。
そこでおすすめなのが、人材紹介サービスの活用です。
人材紹介サービスは利用料がかかるものの、人材の提案、契約締結業務の代行、稼働中の管理サポートなどのサービスが充実しており、困ったことがあればフリーランス採用に精通した担当者に相談しながら進められます。
自社の状況によって、「現場の工数負担による人件費」と「人材紹介サービスの利用料」、コスト効率と質のバランスを見極めて採用方法を検討することが望ましいです。
フリーランス採用におすすめの人材紹介サイト12選
1. Workship
Workshipはエンジニア／デザイナー／PMまで幅広い職種で、44,000人以上のフリーランス人材が在籍するフリーランス専門エージェントです。募集だけでなく企業側からスカウトできるため積極的な採用をしたい企業におすすめです。
また、フリーランスの実績や経験がわかりにくい採用課題をWorkship独自のアルゴリズムでスコアリングし、即戦力となるフリーランスを採用できます。
| 特徴・メリット |
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2. Midworks
▲出典：Midworks
Midworksはフリーランス専門のエージェントです。エンジニア案件を多く取り扱っており、業界最安値のマージン率10〜15%で運営されています。
Midworksでは、フリーランスの勉強費用を月１万円まで負担してくれるサービスがあり、登録するフリーランスにとっては登録する魅力があるため、スキルアップを求めるフリーランスエンジニアが集まると考えられるかもしれません。
| 特徴・メリット |
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3. ポテパンフリーランス
▲出典：ポテパンフリーランス
ポテパンフリーランスはプログラミングスクール「ポテパンキャンプ」を運営する株式会社ポテパンが運営するフリーランス専門エージェントです。プログラミングスクールを傘下にもつエージェントだからこそ、フリーランスへの対応が厚く採用企業側の心配事が少ない点がメリットです。
メインはエンジニアやプログラマーといったIT人材ですが、PMやイラストレーターといった案件も幅広くあります。
| 特徴・メリット |
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4. レバテック
▲出典：レバテック
レバテックは、フリーランス専門エージェントの大手企業として、取引企業5,000以上、登録エンジニアやクリエイター数は20万人以上の規模となっています。
レバテックが紹介するフリーランス人材は「準委任契約」で働くスタッフで、成果物の納品を目的としない、業務を遂行するためのIT人材を求める方におすすめです。
| 特徴・メリット |
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5.テックビズフリーランス
▲出典：テックビズ
テックビズフリーランスは、取引先企業1,400社以上、4,000名を超えるエンジニアが登録している大手フリーランスエージェントサイトです。常時採用可能なエンジニアも300名以上おり、最短即日契約も可能です。
テックビズフリーランスでは、テックビズからの紹介意外に、企業からのスカウティングもできるため、能動的な採用活動を進めることもできます。
| 特徴・メリット |
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6.PE-BANK（ピーイー・バンク）
PE-BANK（ピーイー・バンク）は、マージンや手数料の公開など、透明性の高い契約が評判のフリーランスエージェントです。
東京・大阪以外のエリアの案件が多いため、地方都市の企業にもおすすめできます。
| 特徴・メリット |
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7.ギークスジョブ（geechs job）
大手企業案件が多いギークスジョブ（geechs job）は、年間契約数1万件以上とITエンジニアの利用実績も豊富。
早く自分の希望条件に合う案件・求人の紹介を受けたいフリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーにおすすめのエージェントサービスです。
| 特徴・メリット |
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8.テクフリ
▲出典：テクフリ
フリーランスエンジニア向けの案件・求人サイトのテクフリ（テックキャリアフリーランス）は、案件・求人情報が常時1万件以上のおすすめフリーランスエージェント。
主な対応エリアは東京・神奈川・千葉・埼玉で、東京周辺でフリーランスのITエンジニアを探す際におすすめのフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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9.HiPro Tech
▲出典：HiPro Tech
HiPro Tech（ハイプロテック・旧i-common techサービス）は、エンジニアやITコンサルタントに特化したフリーランスエージェント。
運営会社は東証プライム上場企業のパーソルキャリア株式会社で、転職サイトのdodaやハイクラス転職エージェントのdoda Xを運営しています。
| 特徴・メリット |
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10.ランサーズエージェント
▲出典：ランサーズエージェント
クラウドソーシングサービスで有名なランサーズ株式会社のグループ会社が運営するランサーズエージェント。
ランサーズの運営だけに他のフリーランスエージェントと比較して登録者数が多いのが特徴です。
| 特徴・メリット |
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11.ITプロパートナーズ
▲出典：ITプロパートナーズ
ITプロパートナーズは、フリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーを探す際におすすめのサービスです。
| 特徴・メリット |
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12.クラウドテック
▲出典：クラウドテック
クラウドテックは、ウドソーシングサービスで有名な株式会社クラウドワークスが運営するフリーランスエージェント。
リモートワークや週3日・4日稼働の案件を探す際にもおすすめのサービスで、業界最大級のリモートワーク案件が特徴のフリーランスエージェントです。
| 特徴・メリット |
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