企業間取引でインボイスを発行・保管する際の注意点や効率化のポイントを解説
企業間取引では、インボイス（請求書）は重要な書類の1つです。インボイスは、売買契約の内容や支払い条件を明記することで、取引の正当性や信頼性を高める役割を果たします。しかし、インボイスの作成や管理には、手間や時間がかかることも多いのも事実です。また、インボイスに不備や誤りがあると、トラブルや紛争の原因になるケースもあります。
そこで今回は、企業間取引でインボイスを発行する際の注意点や効率化のポイントを解説します。企業間取引でインボイスを正しく活用することで、取引の円滑化や信頼関係の構築につながりますので、ぜひこの記事を参考にしてください。
企業間取引でインボイスが必要な理由
インボイスとは、消費税額等が記載された請求書や領収書等のことで、事業者が消費税の納税額を計算する際に必要となるものです。
このインボイス制度は、2023年10月1日から本格的な運用が始まります。
企業間取引でインボイスが必要となる理由は、主に以下の3つです。
複数税率に対応するため
複数税率に対応するためとは、2023年現在、食料品などに適用されている軽減税率8%と、それ以外の商品やサービスに適用されている標準税率10%の2つの税率が混在していることを指します。
正しい消費税の納税額を算出するには、どの取引や商品にどちらの税率が適用されているかを明確にする必要があります。そこで、商品等に課されている消費税率や消費税額等を請求書に明記するインボイス制度が実施されることになりました。
消費税額を正確に把握するため
消費税額を正確に把握するためとは、売り手と買い手ともに正確な消費税額を把握し、適正な申告及び納税を行うことができるようにすることを意味します。
インボイス制度では、売り手はインボイス発行事業者として登録し、買い手は交付されたインボイスを保存することで、仕入税額控除を受けることができます。
仕入税額控除とは、仕入れや経費の支払い等で課税された消費税を売上で消費者等から預かっている消費税と差引ができる計算方法です
消費税に関する不正やミスを防ぐため
消費税に関する不正やミスを防ぐためとは、インボイス制度によって消費税額等を正確に把握することで、消費税の脱税や偽装などの不正行為や、誤った申告や納付などのミスを防ぐことを目的としています。
インボイス制度では、売り手は納税が必要な消費税額を受け取り、買い手は納税額から控除される消費税額を支払うという対応関係が明確となり、消費税の転嫁がしやすくなる面があると考えられています。
企業間取引でインボイスを作成する際の注意点
インボイスに記載すべき項目とその書き方
インボイスとは、商品やサービスの売買に関する内容を記した書類で、輸出入の際に税関や銀行などで必要とされます。インボイスには、以下の項目を記載する必要があります。
- 差出人（売り手）の氏名、住所、電話番号、国名
- 受取人（買い手）の氏名、住所、電話番号、国名
- インボイス作成日
- 小包ラベルまたはEMSラベルの番号
- 建値（FOB, CIFなど）
- 梱包数量
- 商品の品名、数量、単価、金額
- 適用税率と消費税額
- 登録番号（適格請求書発行事業者の場合）
- その他のアイテム（支払い条件、配送方法、通貨単位など）
インボイスの書き方は、以下の例を参考にしてください。
インボイスの発行時期と送付方法
インボイスの発行時期は、商品やサービスの納品と同時に行うのが一般的です。ただし、取引先との契約や支払い条件によっては、納品前や納品後に発行する場合もあります。インボイスの発行時期は事前に取引先と確認しておくことが重要です。
インボイスの送付方法は、郵送やFAX、メールなどがあります。郵送やFAXでは紙媒体で送付する必要がありますが、メールでは電子媒体で送付できます。ただし、メールで送付する場合は、電子署名や暗号化などのセキュリティ対策を行う必要があります。
また、取引先から紙媒体での送付を求められる場合もあるでしょう。そのため、インボイスの送付方法も事前に取引先と確認しておくことが重要です。
インボイスを管理する際の注意点
インボイスの管理と保存方法
インボイスとは、商品やサービスの売買に関する内容を記した書類で、輸出入の際に税関や銀行などで必要とされます。インボイスの管理と保存方法は、以下の点に注意する必要があります。
インボイスは、発行したものと受け取ったものを別々に整理しておくことが望ましいです。発行したインボイスは、入金が確認できるまで保管し、受け取ったインボイスは、仕入税額控除の要件を満たすために保存する必要があります。
また、インボイス制度の開始後は、自らが発行した適格請求書等（いわゆるインボイス）の控えを保存する義務が発生します。
適格請求書等とは、消費税法に基づいて記載事項や交付方法などが定められた書類で、適格請求書、適格簡易請求書、適格返還請求書などのことです。適格請求書等の控えは、紙媒体または電子媒体で保存することができますが、政令で定める期間（一般的には７年間）内に閲覧できる状態にしておく必要があります。
このようなインボイスの管理と保存方法は、自社の業務やシステムに合わせて工夫することが重要です。例えば、インボイス番号や支払期限などをExcelなどで管理し、紙媒体のインボイスはファイルやバインダーに整理し、電子媒体のインボイスはクラウドサービスなどで保管するなどの方法が考えられます。
インボイスの確認と精算方法
インボイスを受け取ったら、商品やサービスの内容や金額、支払期限などを確認しましょう。特に、インボイス制度が始まると、仕入税額控除を受けるためには、適格請求書等を受け取り、その内容を帳簿に記載し、保存することが必要になります。
もし、適格請求書等を受け取っていない場合や記載事項に不備がある場合は、速やかに売り手に連絡して対応してもらうことが重要です。
インボイスの精算方法は、売り手と買い手の間で事前に合意しておくことが望ましいです。一般的な精算方法は、銀行振込やクレジットカード決済などがありますが、支払期限や通貨単位なども明確にしておくことが重要です。支払期限が近づいてきたら、入金されているかを必ず確認しましょう。
企業間取引でインボイスを発行・保存する効率化のポイント
企業間取引でインボイスを発行・保存する効率化のポイントについて、以下のようなものがあります。
インボイス作成ソフトやクラウドサービスを利用する
インボイス作成ソフトやクラウドサービスは、インボイスのフォーマットや記載事項を自動的に生成したり、過去のデータを参照したりできるツールやサービスです。
インボイス作成ソフトやクラウドサービスを利用することで、インボイスの作成時間やミスを減らすことができます。
電子インボイスサービスを利用する
電子インボイスサービスは、インボイスを電子媒体で送受信できるサービスです。
電子インボイスサービスを利用することで、紙媒体のコストや手間を削減できます。
インボイス管理システムを利用する
インボイス管理システムは、インボイスの発行や受領、保存などを一元的に管理できるシステムです。
インボイス管理システムを利用することで、インボイスの処理や追跡が容易になります。
インボイス制度は2023年10月から始まっているため、まだの方はすぐに体制を整え、便利なツールやサービスを活用しながらインボイスの発行・保存を効率化しましょう。
インボイス制度の開始で業務委託に困った時におすすめの人材紹介サービス11選を紹介
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メインはエンジニアやプログラマーといったIT人材ですが、PMやイラストレーターといった案件も幅広くあります。
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3. レバテック
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レバテックは、フリーランス専門エージェントの大手企業として、取引企業5,000以上、登録エンジニアやクリエイター数は20万人以上の規模となっています。
レバテックが紹介するフリーランス人材は「準委任契約」で働くスタッフで、成果物の納品を目的としない、業務を遂行するためのIT人材を求める方におすすめです。
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4.テックビズフリーランス
▲出典：テックビズ
テックビズフリーランスは、取引先企業1,400社以上、4,000名を超えるエンジニアが登録している大手フリーランスエージェントサイトです。常時採用可能なエンジニアも300名以上おり、最短即日契約も可能です。
テックビズフリーランスでは、テックビズからの紹介意外に、企業からのスカウティングもできるため、能動的な採用活動を進めることもできます。
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5.PE-BANK（ピーイー・バンク）
PE-BANK（ピーイー・バンク）は、マージンや手数料の公開など、透明性の高い契約が評判のフリーランスエージェントです。
東京・大阪以外のエリアの案件が多いため、地方都市の企業にもおすすめできます。
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6.ギークスジョブ（geechs job）
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早く自分の希望条件に合う案件・求人の紹介を受けたいフリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーにおすすめのエージェントサービスです。
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▲出典：テクフリ
フリーランスエンジニア向けの案件・求人サイトのテクフリ（テックキャリアフリーランス）は、案件・求人情報が常時1万件以上のおすすめフリーランスエージェント。
主な対応エリアは東京・神奈川・千葉・埼玉で、東京周辺でフリーランスのITエンジニアを探す際におすすめのフリーランスエージェントです。
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8.HiPro Tech
▲出典：HiPro Tech
HiPro Tech（ハイプロテック・旧i-common techサービス）は、エンジニアやITコンサルタントに特化したフリーランスエージェント。
運営会社は東証プライム上場企業のパーソルキャリア株式会社で、転職サイトのdodaやハイクラス転職エージェントのdoda Xを運営しています。
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9.ランサーズエージェント
▲出典：ランサーズエージェント
クラウドソーシングサービスで有名なランサーズ株式会社のグループ会社が運営するランサーズエージェント。
ランサーズの運営だけに他のフリーランスエージェントと比較して登録者数が多いのが特徴です。
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▲出典：ITプロパートナーズ
ITプロパートナーズは、フリーランスのITエンジニアやWEBデザイナーを探す際におすすめのサービスです。
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11.クラウドテック
▲出典：クラウドテック
クラウドテックは、ウドソーシングサービスで有名な株式会社クラウドワークスが運営するフリーランスエージェント。
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