外部委託先の管理で大事な3ステップ｜実際の企業事例や管理の重要性も解説します
近年は、企業の効率的な経営手法の1つとして、自社業務を外部委託する企業が増えてきました。そのため、委託先が増えたり新たな外部委託を始めたりした際には、委託先の管理の仕方が重要です。
もしなんらかの問題が起きたときに、仮に委託先の会社に責任があったとしても、情報流出などの重要な問題が起きてしまった場合には、自社の信用を著しく損なうといった大きな被害がでる可能性があります。
そこで今回は、新たに外部委託を考えている方はもちろん、現在外部委託を活用しているという方に向けて、外部の委託先管理の方法を中心にその重要性やリスクなどを解説します。ぜひ参考にしてください。
外部委託先の管理は3ステップに分かれる
外部委託先の管理の仕方は、さまざまな方法があると思いますが、今回は大きく3つのステップに分け、段階ごとに押さえておくべきポイントをご紹介していきます。
- STEP. 1 委託前：委託先のリスクを防ぐ
- STEP. 2 委託中：定期的にチェックする
- STEP. 3 委託後：後々、トラブルに繋がらないようにするには
STEP. 1 委託前：委託先のリスクを防ぐ
まずは、実際に外部委託先に委託する前の段階から説明していきます。大まかな時系列に沿った項目ごとに見ていきましょう。
| 項目 | 管理方法 |
| 委託先の調査、選定 | どのような委託先を選ぶかは重要。管理に問題がない場合でも、委託先が違法行為をしていた場合は選定責任を問われる。企業であれ個人であれ、依頼費用やスキル・ノウハウだけでなく信頼性もチェックしておく必要がある。 |
| 委託条件や内容を 文書化する | 契約交渉の際には必ず条件や委託内容を文書化する。文書化には自社のリスク回避の意味もあるが、委託先から見ても業務内容や条件が文書化されている企業の方が信頼でき、自社の評判にも関わる。業務に対する報酬についても、必ず依頼側が明確に提示する。 |
| 責任範囲を明確にし、 契約を結ぶ | 必要に応じて秘密保持契約なども結び、被害があった場合の責任範囲を明確にしておく。契約に至るまでの過程や交渉内容も記録に残しておくと、万が一の際に役立つ場合がある。 |
STEP. 2 委託中：定期的にチェックする
続いて、外部委託をしている最中のチェック方法についてです。こちらも項目ごとに説明していきます。
| 項目 | 管理方法 |
定期的な報告の | 最も効果的な管理手法は定期的な報告を受けること。書面やレポートの形式に限らず、実際に会って話をする方が適する場合もある。業務の進捗状況なども併せて確認する定例会議などを設定する。 |
| 委託先に赴いて チェックする | 定期報告で不安なことや気になることがある場合は、委託先に赴いて確かめるのも1つの手段。 |
上記を行なうにあたって注意すべき点が1つあります。外部委託で多く結ばれる「業務委託契約」の場合には、
- 依頼元の指揮監督
- 業務時間や場所の強制
- 専従業務（自社の仕事以外を受けさせない）の強制
などは基本的に認められていません。
もちろん、業務内容によってはある程度のディレクションも必要です。必要な場合は契約の段階で双方の合意をとっておくようにしましょう。
STEP. 3 委託後：後々のトラブルに繋がらないようにするには
委託した業務が終了したら管理も終了……というわけではありません。最後に、外部委託後の管理について説明します。
項目 | 管理方法 |
| 支払いを 滞りなく行なう | お金に関することは、些細な誤解でもトラブルへと発展してしまう可能性がある。事前に金額を明確に提示すること、また別途追加業務がある場合にはその都度、金額を提示する。そこから金額、期日に変更のないように支払う。 |
| 重要データは適切に 処理するよう指示を出す | 依頼していた業務に必要なデータなどが残っている場合があるので、重要情報などは必要に応じて適切に処理するように依頼する。 |
| 情報開示の範囲を 改めて確認する | 最近では、業務を実績としてSNSなどで発信したいという企業や個人もいる場合がある。秘密保持契約で締結した事項や、開示できる情報なども業務終了後に確認しておくと、後々のトラブルを防ぐことにつながる。 |
上記で紹介したうち、とくに個人フリーランスとの取引で支払いがある場合には、「下請法」と「消費税転嫁対策特別措置法」という押さえておくべき2つの法律があります。詳しい内容については、下記の資料に詳しくまとめていますのでぜひご覧ください。
▼以下では、業務委託のメリットと注意点を詳しく解説しています。ぜひダウンロードしてご活用ください。
外部委託先の管理が重要な理由
以下では、どうして外部委託先の管理をそれほど重要視する必要があるのでしょうか。以下で具体的に解説します。
外部委託にはリスクもある
専門スキルやノウハウの活用や、人件費の効率化など、外部委託には多くのメリットがある一方で、いくつかのリスクも存在します。丸投げで発注しておいて、後になって問題が発覚したとして、結果的に自社が損害を被る場合もあります。
外部委託にどんなリスクがあるのかは下記の表をご覧ください。
| 情報セキュリティリスク例 | コンプライアンスリスク例 | 業務品質リスク例 | 運営管理リスク例 |
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出典：JMAR
SaaS・ASPなどのビジネスモデルの登場
1つの大きな要因は、ビジネスモデルが変貌してきたことにあります。
わかりやすい例で言えば、SaaS（Service as a Software）やASP（Application Service Provider）などの事業が登場したことにあります。
細かいSaaSやASPについての説明は省略しますが、どちらもインターネットを経由してソフトウェアを提供したり、あるいはソフトウェアの稼働環境を提供するサービスです。
▲出典：内部統制における委託先管理
こうしたサービスが拡大すれば、従来は委託できなかった業務が委託できるようになるケースも多くあります。つまり、委託業務の範囲が広がることで結果として外部委託を活用する企業が増え、そのリスクを回避する意味で委託先管理が重要となるのです。
実際に被害が起きた事例
では、実際に外部委託先との関連で被害を起こしてしまった事例にはどのようなものがあるでしょうか？
〈ベネッセ：外部委託先従業員が情報を持ち出し〉
ベネッセのシステム開発・運用を依頼していた業務委託先の元社員が、顧客の情報を不正に取得し、約3,504万件分の情報を名簿業者3社へ売却していたことが発覚したものです。
実際に情報を漏洩した元社員は逮捕されることになりました。
（参考：ベネッセお客様本部 事故の概要）
委託先企業の社員の問題で漏洩などが起こった場合でも、損害を受けるのは自社の顧客であるということは大いにあり得ます。
こうした事態を避けるためには、やはり3ステップに分けて説明した委託先を十分に調べた上での選定・定期的な調査や報告を通した管理が必要になってくると言えるでしょう。
▼以下では、業務委託の労務管理に関する実践ガイドを無料で公開しています。労働法を遵守して業務委託を行なうために、ぜひご活用ください。
外部委託先を管理しやすくする2つの手法
上記のように業務委託先の管理の重要性は理解しても、十分な管理ができるか不安があるという企業もあるでしょう。そのような際の対処法を紹介します。
コンサルティングなど外部サービスを利用
一つの方法は、コンサルティング会社に依頼するなどの外部サービスを利用することです。
- 費用に余裕がある場合
- 費用をかけてでもとにかくリスクを0にしたい場合
- どうしても外部委託せざるを得ず、せっかくなら手厚いサポートを受けたい場合
- 外部委託の規模が大きく、コンサルティングを受けるほどの利益が見込めそうな場合
こうしたケースであれば、積極的に検討する価値はあるのではないでしょうか。
フリーランスを活用する
もう一つの手段としておすすめしたいのが、フリーランスを活用することです。
外部委託先を選定する際、企業のほかに個人フリーランスへ仕事を発注するという選択もあります。フリーランスに委託するメリットとして、案件が比較的小規模であることや直接コミュニケーションが取れるといった理由から、企業へ委託するよりも管理がしやすいという点が挙げられます。
また、企業の場合のように窓口と作業者が別の社員になるということはなく、作業者と直接やりとりができるという点でも、細かな作業の管理やディレクションがしやすくなるといったメリットもあります。
初めての外部委託にはフリーランスがおすすめ
大きくコンサルティング企業とフリーランスへの依頼という2つの手法をご紹介しましたが、特におすすめしたいのはフリーランスへの委託。
フリーランスは管理のしやすさ以外に、以下のようなメリットもあります。
- 社員採用や法人委託に比べ、人件費が抑えられる場合がある
- 業務量に応じてた発注が可能
- 独立志向のハイスキルな人材が多い
こうした点も踏まえて、もし個人または複数人で賄えるような委託業務であれば、ぜひフリーランスへ依頼してみることをおすすめします。
▼以下では、業務委託契約書テンプレートを無料でダウンロードできます。ぜひ貴社が業務委託契約する際にお役立てください。
【ポイント解説付】
業務委託に必要な4つの契約書テンプレート
・業務委託の種類と特徴
・業務委託契約で作成する契約書の種類
・契約書のテンプレート
enterprise.goworkship.com
委託先の管理はフリーランス専門の人材サービスがおすすめ
企業に委託するのに比べ、管理がしやすいのが利点のフリーランスですが、専門のエージェントを活用することで、その管理方法はさらに効率的で、現場の負担が少なくなります。
たとえば、エージェントのサービスにより以下のような煩雑な業務の工数が格段に少なくなります。
- 契約書制作や契約締結
- 業務時間の管理
- 毎月の請求処理
- トラブル時の対応
2022年現在、さまざまなフリーランス特化型エージェントがありますが、中には上記のように実際の業務稼働スタート以後もサポートサービスを行なうエージェントがあります。
▼以下では、Workship登録人材から収集した『フリーランスの働き方に関する調査レポート』を無料でダウンロードできます。フリーランスが希望する報酬額や休日などを網羅した資料ですので、ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
フリーランス活用におすすめの人材サービス15選
おすすめのフリーランスの採用媒体15選を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
1. Workship｜国内最大級のフリーランスマッチングサービス
「Workship」は国内最大級の登録者数を誇るフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- 登録者数：45,300人以上
- 三者間契約のため、安全に業務委託できる
- さまざまな採用手法が利用でき、最短2営業日で契約した事例も
- 人材のスキル／経歴を分析しスコア化
- 業界最安値の手数料
▼以下では、登録無料の人材紹介サービス「Workship」のサービス資料を無料でダウンロードできます。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
2. CODEAL｜豊富なハイスキル人材
CODEALは多くのハイスキルなエンジニアのデータベースをもつフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- 登録者数：14,000人以上
- 約900社の豊富な利用実績
- 即戦力人材が多い
3. SOKUDAN｜Facebookとの連携で安心
SOKUDANは面接までの時間が短く、Facebookと連携するなど、信頼性の高いフリーランスマッチングサービスです。
【特徴】
- Facebookとの連携で信頼性〇
- 会社の状況にあった料金プランの提案
- 最短当日のマッチング
4. MOREWORKS｜スキルからピンポイント採用
MOREWORKSは、デジタル・クリエイティブ業界特化型の求人サイトです。
エンジニア、デザイナー、ディレクター、プロデューサーの4つの職種から人材を探せるので、エンジニア以外の人材を採用する際にも活用できます。
また、登録しているエンジニアは基本的にはデジタルを専門に扱うITエンジニアです。プログラミング言語を指定して探すこともできるので、企業で必要とする人材をピンポイントで採用できるでしょう。
【特徴】
- デジタル／クリエイティブに特化している
- エンジニア以外にもデザイナー、ディレクター、プロデューサーを探せる
- プログラミング言語でエンジニアを指定できる
5. i-common tech｜案件から依頼可能
i-common techは、ITエンジニア専門の採用媒体です。
ITエンジニアは日本全体で不足している状態ですが、フリーランスとして働きたいと考えているエンジニアも多くいます。そのため、正社員や契約社員として雇用するのではなく、案件ごとに依頼する場合は求める人材が見つかりやすい傾向にあります。
i-common techでは、案件単位で依頼できるので、優れたスキルを持つフリーランスエンジニアとマッチングしやすいでしょう。また、完成までの時期が読みづらく、期間を限定して採用することが難しいときでも活用できます。プログラミング言語を指定してエンジニアを検索できるので、すぐに働いてもらえる点もi-common techの特徴といえます。
【特徴】
- ITエンジニア専門の採用媒体
- 案件に採用したい場合に人材を見つけやすい
- プログラミング言語を指定してエンジニアを検索できる
6. スタンバイ｜幅広い雇用形態に対応
スタンバイは日本最大級の人材紹介サービスです。
登録しているエンジニアも多く、スキルや経験を限定して適した人材が選べます。
また、正社員や契約社員、フリーランスなどのさまざまな働き方を希望するエンジニアが登録しているので、企業がどのようなエンジニアを採用したいかによって適する働き方のエンジニアとマッチングできます。勤務地も限定できるので、通勤してもらうエンジニアを探す場合にも活用しやすい採用サイトといえるでしょう。
【特徴】
- 日本最大級の人材紹介サービス
- 幅広い雇用形態に対応している
- 勤務地を限定できる
7. Crowdtech｜最短3日で即戦力を契約可能
Crowdtechは、日本最大級のアウトソーシングサービスであるCrowdworksの関連サイトです。
登録しているエンジニアの数も多く、最短3日で即戦力のエンジニアと契約できます。
なお、Crowdtechでは完全成功報酬制を採用しているため、案件の掲載や提案に費用はかかりません。実際に契約が成立し、採用者が稼働してから支払いが発生するので、ほかの採用媒体と並行して活用できます。
【特徴】
- 最短3日で即戦力のエンジニアを採用できる
- 掲載費用がかからないので採用コストを抑えやすい
8. green｜カジュアルな転職を可能に
greenはカジュアルな転職を目指した採用媒体です。
気軽に応募者と会えるシステムのため、社風に合いそうかどうか確かめてから面接に進めます。
また、専門の人事担当者がスカウトに介入するので、応募者のスキルや希望する条件とマッチングしやすいのもgreenの特徴です。IT／WEB専門の採用媒体なので、ITエンジニアの登録が多いことも希望に近い人材と出会いやすいポイントです。
【特徴】
- 応募者と面談することが可能
- 希望条件と応募者のスキルがマッチしやすい
- ITエンジニアの登録が多い
9. forkwell｜スキルを評価システムで可視化
forkwellは、ITエンジニアに特化した採用媒体です。
エンジニアのスキルが独自の評価システムにより可視化されて表示されているので、希望するレベルのエンジニアを探せるという特徴があります。
また、エンジニアのアプライを待つだけでなく、スキルに合うエンジニアを選び、企業側から直接スカウトメールを送信することも可能です。スキル重視でITエンジニアを選びたいときにも、活用できる採用媒体といえるでしょう。
【特徴】
- ITエンジニアに特化している
- 企業からスカウトメールを送ることも可能
10. paiza転職｜成果報酬制によりコストを抑えられる
paiza転職は、エンジニアのスキルでスクリーニングできる採用媒体です。
広告掲載費用は無料の成功報酬制なので、採用が決まるまでコストがかからないのも特徴です。また、paiza転職では選考プロセスをフォローする体制があり、エンジニアと企業側の認識にずれがないようにチェックしながら採用を進められます。
【特徴】
- スキルでエンジニアを選定可能
- 採用が決まるまでコストがかからない
- 選考プロセスをフォローしてくれる
11. レバテック｜エンジニアとデザイナー特化
レバテックはエンジニアとデザイナーの採用に特化したエージェントです。
【特徴】
- 登録者数：20万人
- 社員、派遣、フリーランス希望者の中からニーズに合わせてご紹介
- エンジニア、デザイナー専門のエージェント
- 採用課題から必要な人材像を整理し、求めるスキルにマッチする人材を推薦
12. ITプロパートナーズ｜問い合わせから60分以内に人材紹介
ITプロパートナーズは迅速かつ丁寧な対応に定評があるエージェントです。
【特徴】
- 登録者数：37,000人
- 迅速かつ手厚いサポート対応
- 豊富な人材データベース
- 紹介実績3,000社以上
13. ワークポート｜全国規模の対応が持ち味
ワークポートは全国の多種多様なネットワークが持ち味のエージェントです。
【特徴】
- 登録企業数：10万社以上
- 幅広いネットワークで、全国の多様な業種に対応
- 転職相談実績50万人
- 採用成功まで費用がかからない完全成果報酬型
14. リクルートエージェント｜業界最大級の実績
リクルートエージェントは各業界に精通したアドバイザーによる手厚い対応が売りのエージェントです。
【特徴】
- 登録者数：125万人／年
- 完全成果報酬型の料金形態
- 6ヶ月までの返金保証あり
- 業界最大級の登録者数
15. quick AGENT｜最短2分で紹介
quick AGENTは、エンジニアとデザイナーに特化した採用媒体です。
案件を公開してエンジニアからのアプライを待つこともできますが、案件を登録すると専属のエージェントが適した人材を紹介してくれるので、比較的早めに人材が決まることも特徴です。
タイミングにもよりますが、登録からエンジニア紹介まで最短2分で進むこともあります。今すぐエンジニアを採用したい企業や即戦力を求めている企業に適した採用媒体といえるでしょう。
【特徴】
- エンジニアとデザイナーに特化している
- 早めに採用まで決まりやすい
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