バックオフィスの業務委託パターンは？メリット・デメリットから委託先の選び方まで
近年、生産性向上のためにバックオフィス業務を外部へ委託するケースが見られます。とはいえ、実際にどこまで委託できるのか、あるいは委託のメリット・デメリットなどが気になる方もいるはずです。
そこで今回は、バックオフィスの業務委託について、外注パターンやメリット・デメリットなどを解説します。委託を考えている企業担当者は、ぜひ参考にしてください。
バックオフィスの業務委託とは？外注パターンも紹介
バックオフィスの業務委託とは、データ入力や請求書発行といった事務業務を外部人材に依頼することです。外注する際は法人、またはフリーランスへの依頼が一般的になります。
ここでは、それぞれのパターンについて解説します。
法人に発注する
バックオフィスの業務委託を法人に発注する場合、BPOサービスや代行会社など、専門のノウハウを持ったチームに対応してもらえます。クオリティの高い業務を遂行してもらえるうえ、担当者の急な退職などによる業務の停滞リスクを軽減することが可能です。
また、大量の定型業務を一括で任せたい場合や、属人化を防ぎたい場合にも柔軟に対応してもらえます。フリーランスへの依頼に比べると費用は割高になりがちですが、管理の手間を省き、業務の確実性と継続性を重視する企業には最適な選択肢です。
フリーランスに発注する
フリーランスなどの個人にバックオフィス業務を委託する魅力は、コストを抑えつつ専門性の高い人材を活用できる点です。法人への依頼と比べて中間マージンが発生しにくく、予算が限られている場合でも導入しやすい特徴があります。
経理や労務など、特定の業務に特化したスキルを持つ人材にピンポイントで発注できるため、社内に不足しているリソースを迅速に補完することが可能です。
一方、業務の進行が個人の稼働状況に依存するため、急な体調不良や離脱によって業務が滞るリスクには注意が必要です。あらかじめ業務マニュアルを整備し、進行状況を可視化できる体制を構築するなど、自社側での工夫と進行管理が求められます。
業務委託で外注できるバックオフィスの業務例4選
業務委託で外注できるバックオフィスの業務は幅広く、さまざまな内容を依頼できます。ここでは、以下の4つについて外注できる業務例を紹介します。
【事務】発送業務、ファイリングなど
発送業務やファイリングなど、事務作業全般を依頼することができます。その他の代表的な業務は以下の通りです。
これらの事務作業は手順が定まっていることが多く、比較的容易にマニュアル化できるため、業務委託への切り替えがスムーズに進みやすい特徴があります。
【経理】記帳代行など
経理部門の業務は、日々の記帳代行から請求書や領収書の発行・整理、従業員の経費精算、売掛金や買掛金の管理まで多岐にわたります。それらに加えて、月次決算や年次決算のサポートといった業務も外注可能です。
経理は正確性が厳しく求められる一方で、月末月初や決算期など特定の時期に業務量が増える傾向にあります。業務委託を活用すれば、こうした繁忙期に合わせて柔軟にリソースを確保できるのです。
さらに、最新の税制や会計基準に精通したプロ人材に実務を任せることで、社内での入力ミスの削減と業務品質の向上が期待できます。
【人事・労務】給与計算など
人事・労務の分野では、以下のような業務を外注できます。
さらに近年では、求人媒体の運用やスカウトメール送信、応募者との面接日程の調整といった採用活動のサポート業務を委託する企業も増えています。
労務関連の業務は、労働法令の改正に合わせた正確な対応が不可欠です。最新の法律知識を持つ業務委託人材に依頼すれば、企業のコンプライアンス違反によるリスクを低減させつつ、人事担当者の実務負担を軽減できます。
【総務】書類・データ整理など
総務部門の業務は非常に幅広く、オフィス備品の管理や発注作業、契約書などの重要書類のデータ整理、名刺発注などが外注可能な業務として挙げられます。また、社内規定の整備や社内イベントの企画、運営サポートといった業務も外部に委託することが可能です。
総務業務は細々としたタスクが日々発生しやすく、担当者がいつの間にか雑務に追われてしまうケースが少なくありません。これらの業務を積極的にプロ人材に委託することで、総務担当者は社内環境の抜本的な改善や組織全体の生産性向上など、より重要度の高いコア業務に専念できるようになります。
バックオフィスを業務委託に外注するメリット
バックオフィスを業務委託に外注するメリットの代表例には、以下の3つがあります。
それぞれの詳細を解説します。
1.従業員の生産性向上を期待できる
バックオフィス業務は企業の運営に不可欠ですが、利益を直接生み出すわけではないノンコア業務に分類されます。社員が事務作業に多くの時間を割いてしまうと、本来注力すべきコア業務に充てる時間が削られてしまうのです。
そこで、バックオフィス業務を外部へ委託すれば、社員の負担が大幅に軽減され、自社の売上や利益に直結する業務にリソースを集中させることが可能です。その結果、従業員一人ひとりのパフォーマンスが最大限に発揮され、企業全体の生産性向上や業績アップを期待できます。
限られた社内リソースを有効活用するためにも、業務委託の活用は非常に効果的な手段といえます。
2.バックオフィス業務のミスを減らせる
バックオフィス業務は細かな数字の扱いや法令に則った手続きなど、常に高い正確性が求められる仕事です。自社の社員が兼任で片手間に対応したり、経験の浅い担当者が業務を行ったりすると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。
しかし、各分野の専門知識と豊富な実務経験を持つ業務委託に依頼することで、作業のミスを大幅に減らせます。頻繁に行われる法改正への対応なども委託先がカバーしてくれるため、コンプライアンス上のリスクを低減でき、高品質で確実なバックオフィス体制を構築できるのが大きなメリットです。
3.人手不足状態を解消できる
近年は多くの企業で人材不足が課題となっており、優秀なバックオフィス人材を採用して定着させるのは容易ではありません。採用活動には時間とコストがかかるうえ、入社後の教育負担や、急な退職によって業務が滞るリスクも常に付きまといます。
しかし、業務委託を利用すれば、自社でゼロから採用活動や人材育成を行うことなく、必要なタイミングで即戦力人材を確保できます。繁忙期だけリソースを増やしたり、欠員が出た際のカバーで利用したりと、状況に合わせて柔軟に依頼できるのも魅力です。
属人化しがちな社内業務を外部に切り出すことで、人材の流出による業務停止リスクを回避し、安定した組織運営が実現します。
バックオフィスを業務委託に外注するデメリット
バックオフィスを業務委託することにはメリットがある一方、以下のようなデメリットも存在します。
それぞれについて解説します。
1.従業員の成長が遅くなる
バックオフィス業務を外部へ委託すると、社内の担当者が該当業務を処理する機会がなくなります。ノンコア業務を削減し、業務効率化を進める面では大きなメリットですが、社内に実務のノウハウが蓄積されなくなるという側面も持っています。その結果、担当従業員の成長が遅くなるリスクが考えられるのです。
将来的にバックオフィス部門の内製化を目指している場合や、自社内に専門知識を残しておきたい場合、すべてを委託するのではなく、委託範囲を慎重に見極める必要があります。
2.情報漏えい対策が必要になる
バックオフィス業務は従業員の個人情報やマイナンバー、企業の財務状況といった機密性の高いデータを扱います。業務委託を活用する場合、こうした重要情報を社外の第三者へ共有することを意味します。そのため、社内で業務を完結させていた状況と比較して、情報漏えいに対する警戒と強固な対策が必要です。
具体的な対策として、業務委託契約を結ぶ際の秘密保持契約（NDA）の締結は欠かせません。加えて、委託先の企業・人材がどのようなセキュリティ環境で作業を行っているのか、情報の取り扱いルールが徹底されているかなど、細かく確認することが重要です。
3.すべての業務を依頼できないケースがある
バックオフィス業務にはマニュアル化しやすい定型的な作業がある一方で、高度な専門知識を必要とするイレギュラー対応も含まれます。業務委託先のサービス範囲・スキルによっては、自社が希望する業務をすべて引き受けてもらえるとは限りません。
たとえば、最終的な意思決定や経営判断を伴うもの、あるいは自社独自の複雑なシステムを操作する業務などは、対応範囲外として断られるケースが想定されます。
バックオフィス業務を委託する場合に押さえたいポイント
バックオフィス業務を委託する場合、以下の2点を押さえておきましょう。
どこまで依頼するのか決めておく
重要なステップの一つが「どこまでを自社で行い、どこからを委託するか」という業務範囲の切り分けです。まずは社内で発生している経理や人事、総務といった業務を洗い出し、それぞれの業務フローを可視化することから始めましょう。
そのうえで、外部に任せても問題ない業務を抽出し、自社に残すべき判断業務と明確に区別します。業務範囲が曖昧なまま委託を進めると、委託先との間で認識のズレが生じ、かえって社内の確認コストが増大する恐れがあります。
事前に対応範囲を細かく取り決め、責任の所在を明確にしておくことで、スムーズな連携と外注効果の最大化につながります。
すべての業務を委託しない
バックオフィス業務の委託は業務効率化に有効ですが、すべての業務を外部へ丸投げするのは推奨できません。全業務を外部に依存すると社内にノウハウが蓄積されなくなり、将来的に体制変更や内製化を行うことが困難になります。
また、委託先の撤退や担当者の変更といった事態が発生した際、社内で誰も業務フローを把握しておらず、業務が停止するリスクもあるのです。そのため、自社のコアとなるプロセスはあえて社内に残すことが重要です。
外部リソースを活用しつつ、業務の全体像は自社で維持するよう心がけましょう。
バックオフィスの業務委託先の選び方
バックオフィスの業務委託先を選ぶ際、以下の4つを念頭に置いて比較・検討しましょう。
実績数
委託先を選ぶ際、実績数は企業の信頼性やスキルを測る重要な指標です。実績が豊富な委託先であれば、多様な企業の課題を解決したノウハウが蓄積されており、自社の状況に合わせた柔軟な提案を期待できるでしょう。
また、同業他社での実績があるかどうかも確認するべきポイントです。業界特有のルールや慣習を理解している業者であれば、業務の立ち上げから運用までがスムーズに進み、コミュニケーションの齟齬も防げます。
過去の事例などをしっかりと確認し、安心して任せられるパートナーを見極めましょう。
知識の豊富さ
知識の豊富さも、委託先を選定する重要な基準です。例えば労務分野での労働基準法の改正、経理分野での税法・インボイス制度の変更など、常に最新の情報をキャッチアップし、適切に対応する能力が不可欠となります。
専門的な知識が不足していると、コンプライアンス違反などの深刻なリスクを招く恐れがあります。そのため、有資格者が在籍しているか、専門知識をアップデートする社内体制が整っているかを事前に確認することが大切です。
高い専門性を持つ委託先を選べば、業務の正確性が担保されるだけでなく、業務効率化に向けたプロ目線での的確なアドバイスも得られます。
業務の対応範囲
バックオフィス業務を委託する際、委託先がどこまでの業務範囲に対応できるかを把握することが欠かせません。
企業によって抱える課題は異なり、一部の定型作業のみを切り出したい場合もあれば、バックオフィス全般を包括的に任せたい場合もあります。対応範囲が限られている業者を選ぶと、依頼したい業務が増えた際に別の委託先を探す手間が生じ、管理コストが増加するでしょう。
現状の課題解決だけでなく、事業拡大や組織改編を見据えて、幅広い業務に柔軟に対応できる事業者を選ぶのがおすすめです。自社のニーズと業者のサービス内容が合致しているか、事前にすり合わせを行いましょう。
自社のVMVへの共感度合い
バックオフィス業務は単なる作業の代行にとどまらず、企業の基盤を支える重要な役割を担っています。そのため、自社のビジョン、ミッション、バリューといったVMVへの共感度合いも、委託先選びにおいて無視できない要素です。
自社の理念を深く理解し、同じ方向を向いて伴走してくれるパートナーであれば、日々の業務におけるコミュニケーションも円滑になります。依頼された業務をこなすだけでなく、企業価値の向上に貢献しようという積極的な姿勢が期待できるでしょう。
担当者の熱意や企業文化への理解度を測り、長期的に信頼関係を築ける相手かどうかを見極めてください。
【法人】バックオフィスのおすすめの業務委託先
バックオフィスを代行する業者は数多くあります。ここでは、中でもおすすめの業務委託先を3社紹介します。
まるごと管理部（マルゴト株式会社）
（出典：https://marugotoinc.jp/roumu/）
マルゴト株式会社が提供する「まるごと管理部」は、月額制のバックオフィス代行サービスです。「まるごと管理部 労務プラン」と「まるごと管理部 経理プラン」の2つで構成されており、経理や労務といった管理部門の業務を1ヶ月単位で委託できます。
実務経験豊富なスタッフがチーム体制で支援するため、属人化を防ぎながら安定した高品質なサービスを受けることが可能です。契約継続率は95%超えという実績もあります。
社内に管理部門の専任担当者を配置するのが難しい企業や、バックオフィス業務の体制構築が急務となっている企業に最適なサービスです。
フジ子さん（BPOテクノロジー株式会社）
（出典：https://fujiko-san.com/）
BPOテクノロジー株式会社が運営する「フジ子さん」は、必要なときに必要な分だけ、業務を依頼できるオンラインアシスタントサービスです。
一般的なバックオフィス業務はもちろん、Webサイトの運用やデザイン、翻訳など幅広い専門領域の業務に対応しています。最大の魅力は月10時間から利用できるリーズナブルな料金体系と、最短1ヶ月から契約可能な柔軟性の高さです。
コストを抑えつつ、人材不足をスピーディに解消したい企業におすすめです。
CASTER BIZ assistant（株式会社キャスター）
（出典：https://cast-er.com/）
株式会社キャスターが提供する「CASTER BIZ assistant」は、厳しい選考をクリアした優秀な人材が業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。
日常的な事務作業から営業アシスタントといった専門的な業務まで、多岐にわたる領域を一括して依頼できます。アシスタントの実働時間によって3つのプランが用意されており、自社の状況に合ったものを選べます。
業務はチーム制で進行するため、担当者の不在による業務の停滞、属人化を防ぐことが可能です。日々のルーティン業務を手放し、自社のコア業務にリソースを集中させたい企業にとって、非常に心強いサービスです。
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