急な欠員補充が必要になるとやばい理由や対処法、備えや欠員を出さないための具体策を解説

「即戦力となる従業員が退職してしまった」「突然会社に来なくなり、そのまま退職してしまった」など、突発的に欠員補充が必要になるケースもあるでしょう。急な欠員が発生すると、業務の停滞や従業員の負担増加など、さまざまな問題が生じます。

本記事では、急な欠員補充が必要になるとやばい理由をふまえ、具体的な対処法や事前にできる備え、欠員を出さないための対策について詳しく解説します。

「欠員補充」が必要になるとやばい理由

欠員補充が必要になるということは、現場での人手が足りていないということです。人手が足りていれば早急に欠員補充する必要はないでしょう。まずは、早急な欠員補充が必要になるとやばい理由をみていきます。

現場の負担が増加する

欠員が出ることで、残された従業員に過剰な負担がかかります。通常業務に加え、欠員による穴埋めを余儀なくされるため、業務過多による疲弊やモチベーションの低下が起こります。この状態が続くと、さらなる離職を招く悪循環に陥る可能性があります。

顧客満足度が低下するおそれがある

欠員が発生すると、サービスの質が低下し、顧客対応の遅れやクオリティの低下につながります。企業側が欠員している事実は、顧客側にはわかりません。いきなり対応やクオリティが悪くなり、それが企業側のやむを得ない事情であっても、顧客からすると企業の怠慢だと感じてしまうおそれもあるでしょう。

とくに、フロント業務やカスタマーサポートでは、欠員による対応遅延が顧客満足度の低下を引き起こし、結果として企業の信用にも影響します。

欠員補充が必要になった際の対処法

欠員補充が必要になった際、下記の対処法が検討できます。

状況に応じて、可能な対処法を講じましょう。

社内の配置転換で欠員補充を検討する

まず、社内の人員を再配置し、欠員を補う方法を検討しましょう。異動や兼務により、短期的に人手不足を補いながら、重要業務の停滞を防ぐことができます。

このとき、配置転換によって新たに人手不足の状況にならないよう注意が必要です。

社内の人であれば、採用コストがかかりません。ただし、全く関連のない部署の人員を補充するとなると、業務に関する育成は必要です。

外部リソースを活用する

即戦力を確保するために、派遣社員や業務委託、フリーランスを活用することも有効です。短期的な欠員補充として、必要なスキルを持つ人材を迅速に確保する手段として役立ちます。

業務委託やフリーランスなら、より柔軟な採用が可能です。契約期間も企業側で決められるため、3ヶ月で新たな人材を採用することを見込んで、その期間だけ契約するようなこともできます。

また、直接雇用の可能性も視野に入れて外部リソースを活用したい場合には、紹介予定派遣がおすすめです。最長6ヶ月の派遣期間終了後、本人と企業側の合意があれば社員登用が可能となります。

新たに採用する

中長期的に人材を確保するためには、新たな採用を実施する必要があります。採用プロセスを迅速化し、適切な候補者を確保するための工夫が求められます。

新たに早期離職が発生して再び欠員補充が必要にならないよう、人材要件をしっかりと明確にし、慎重に採用することが重要です。

急な欠員補充に備えてできること

なんの前触れもなく突然退職してしまったり、欠勤が続き結局は退職してしまったりといったケースもあるでしょう。急に欠員補充が必要になるケースを想定し、備えておくことも大切です。

そのためにできることをみていきましょう。

業務を平準化する

特定の人に依存せず、複数の従業員が同じ業務をこなせるようにすることが有効です。これを業務の「標準化」といいます。業務がブラックボックス化していては、その人がいなくなった時に業務が滞ってしまいます。他の業務との関連性が高いものであるほど、その影響は大きいでしょう。

業務マニュアルの作成や、日頃からクロストレーニングを実施することで、欠員発生時の影響を最小限に抑えられます。

多様な勤務形態を導入する

フレックスタイムやリモートワークの導入により、社員の働き方の自由度を高め、欠員が発生した際にも柔軟に対応できる体制を整えることもポイントです。融通が利かない勤務形態では、欠員時の調整が難しくなってしまうでしょう。働き方の選択肢を広げることで、急な欠員にも柔軟にカバーできるようになります。

長期的な採用計画の策定

長期的な視点での採用計画を策定し、定期的な採用活動を行うことで、急な欠員を防ぐことができます。つまりは、人手不足の常態化を防ぐということです。

現状、人手に困っていなくとも、将来的に人手不足の状況に陥る可能性は十分に考えられます。今後は少子高齢化がさらに進展するため、労働人口もさらに減少していきます。そうなると採用はより困難になるため、急な欠員補充にも対応できる社内リソースを確保しておくことが大切です。

急な欠員補充はやばい！欠員を出さないための対策

重要なプロジェクトや案件の途中、繁忙期のようなタイミングでの急な欠員ほど、やばい状況に陥ってしまいます。欠員を出さないためには、組織としての離職率を低下させることが必要です。

ここでは、欠員を出さないために企業ができる対策をご紹介します。

従業員エンゲージメントを高める

従業員の満足度を高めることで、離職率を下げることができます。定期的なフィードバックや評価制度の見直しを通じて、社員のモチベーションを維持しましょう。

従業員エンゲージメントを高めるためには、エンゲージメント調査が必要です。従業員のエンゲージメントが高いのか低いのか、何が原因でエンゲージメントが低いのかを把握できます。

エンゲージメント調査は定期的に実施し、従業員の不満や悩みに対して早期に対処することがポイントです。

コミュニケーションを活性化させる

円滑なコミュニケーションを促進することは、業務の属人化防止や問題の早期発見が可能になります。また、コミュニケーションが活発ですと、周囲の人との信頼関係も構築できます。そうした環境では心理的安全性が高まり、エンゲージメントも高まります。

コミュニケーションを活性化させるには、業務内のチーム活動や、業務外での自主的な交流の機会を設けることが重要です。ただし、業務外での交流は強制しないよう注意しましょう。プライベートを重視したい人にとっては、かえってストレスとなり、エンゲージメント低下の原因となるおそれがあります。

適正な労働環境を整える

働きやすい環境を整えることは、離職の防止に効果的です。職場環境の整備や労働時間の適正化を進めることで、従業員のストレス軽減が図れます。長時間労働が常態化していると、心身の健康を損ないかねません。

まずは労働時間が適正かをチェックしてみましょう。そのほか、従業員アンケートなどを活用して労働環境に関する課題を明らかにし、できるところから対策してみてください。

メンタルヘルスに配慮する

従業員の心の健康を守ることも重要です。ストレスチェックの実施や、メンタルヘルス相談窓口を設置し、従業員の心身の健康をサポートします。メンタルヘルスに問題があると、なんの前触れもなく突然退職してしまうケースも少なくありません。

気づいた時には手遅れとならないよう、定期的に従業員のメンタルヘルスを把握し、必要な対処を施すことが大切です。

なお、常時50人以上の従業員を雇用している企業は、労働安全衛生法に基づき年1回のストレスチェックの実施が義務付けられています

教育体制や評価制度を見直す

スキルアップの機会を提供し、適正な評価を行うことで、従業員のモチベーションを維持し、離職を防ぎます。仕事が大変でなくとも、成長機会を感じられなかったり、評価が適正でないと感じられてしまったりすると、現状が改善しない限り、モチベーションの低下が続いてしまいます。

まとめ

急な欠員は、企業にとって大きな問題です。現場の負担増加や顧客満足度の低下を防ぐためには、早急な欠員補充が必要となります。欠員補充が必要になった際は、社内外のリソースを活用し、業務の停滞や品質の低下を防ぐこと重要です。

社内リソースで補えるのが理想ですが、企業全体で人手が不足しているケースもあるでしょう。この場合、業務委託やフリーランスといった外部の即戦力人材を活用することが有効です。また、業務を平準化したり、計画的に採用を進めたりと、日頃からの備えも必要です。

同時に、欠員を出さないための対策も重要です。離職率が高い企業は、欠員補充が必要になる頻度が高くなるおそれがあります。離職につながっている原因を明らかにし、離職率低下のための対策を講じていくことも大切です。

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