【企業向け】新卒採用のスケジュールの立て方と採用ノウハウを徹底解説
企業の新卒採用においては、近年の慢性的な人手不足により、優秀な人材を獲得することが難しくなっています。
実際に企業の採用を担当する方の中には、自社にマッチする優秀な学生を採用するために、どのような採用スケジュールを組めば良いかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、新卒採用を中心に、採用時期に合わせた準備とスケジュールの策定ポイントについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
新卒採用の活動ルール
新卒採用に関しては、近年大きなルール改正が実施され、これまでの経団連主導のルールから政府主導へと変わりました。
2020年に実施されたルール改正では、大学3年時の3月1日から広報活動が解禁され、大学4年時の6月1日から採用活動が認められています。
また、2023年卒までの新卒採用のスケジュールについては、現在の日程を維持することが決まっています。
2024年卒以降の採用スケジュールについては未定であるものの、急激な変化すると学生や企業が混乱するリスクが高いため、当面は現行のルールが継続されると思われます。
新卒の採用スケジュールの立て方
ここでは、新卒の採用計画を進める上で決めておくべき項目とスケジュールのフォーマットを用意しました。
以下のフォーマットを参考に、貴社の採用活動に合わせたスケジュールを立てましょう。
- 採用計画書 -
＜募集職種・人数・採用時期＞
| 募集職種 | |
| 人数 | |
| 採用時期 |
＜求める人物像＞
| スキル・経験 | 性格・ビジョン | |
| 絶対に必要な条件 | ||
| あればなお良い条件 |
＜採用スケジュール（例）＞
| 3月 | ・次年度事業計画の策定 ・要員計画の策定 要員調査：人員の過不足状況の人員把握、現有人材の棚卸し ・求める人物像と採用計画の策定 ・採用活動スケジュールの決定 |
| 4月 | ・募集要項の作成・配布 ・就職フェアへの参加 |
| 7月 | ・採用試験の準備 選考方法の確定、試験問題の作成、選考会場の確保、試験管の選出、選考基準の確認等 ・職場説明会・見学会 |
| 9月 | ・採用試験 |
| 10月 | ・内定 内定通知の発行、入社承諾書の提出、内定進捗状況の把握 |
| 11月 | ・内定フォロー 内定者の懇談会の開催、社内行事への参加、社内報等の送付、施設見学、 合宿研修など ・再募集の検討 内定状況を把握し、さらに人員確保する必要があるか検討する。必要な場合は、再募集の準備をする。 |
| 2月 | 採用活動の反省・振り返り |
新卒採用のフォーマットに必要な3つの項目
ここでは、採用計画において決めておくべき3つの項目を紹介します。
以下の3つの要素を、採用活動が始まる前に決めておき、スムーズかつ効率的な採用を行いましょう。
1. 採用人数と予算の設定
採用計画を進めるにあたり、まず必要なことは「採用人数」と「予算」の設定です。
必要採用人数を算出するには「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」2種類があります。
＜トップダウン方式＞
会社全体の「労働分配率」「損益分岐点」「売上高」「人件費」などを踏まえて適性人件費を算出し、そこから必要な人員総数を導く方法です。
＜ボトムアップ方式＞
現場の業務量や職務分析を踏まえて各部署・部門・職種に必要な人数を算出し、それを積み上げていくことで、全体の採用する人員の総数を導く方法です。
それぞれ環境や業種によって、どちらの方式を採用するかは変わります。また、会社経済などの状況を把握したうえで見極めましょう。
2. 採用したい人材の要件定義
採用計画には、人材の要件定義も欠かせません。人材採用には必要不可欠なパートです。
人材の要件定義に使える概念に「ペルソナの設定」があります。
ペルソナとは架空の顧客あるいは求職者像のことを示しており、これを設定することで採用計画における「求める人物要件」を明確化できます。
▼以下では、社内に必要な業務内容を明確にできる『ジョブディスクリプションの作成ガイド』を無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
3. 採用スケジュール
採用計画を進めていくなかで、3つ目に必要な要素が「採用スケジュール」の決定です。事業計画と並行して「いつから始めていつまでに何人採用するのか」を逆算しましょう。
▲出典：新卒採用スケジュール
採用スケジュールを立てるときのポイントは、以下の2つです。
- 採用ではなく、採用してから育成期間終了をゴールと置く
- エントリーを開始してから採用するまでは約2、3ヶ月と見積もる
「どのフォーマットを使えば良いかわからない」「相談に乗って欲しい」場合には、人材採用に関するコンサルティング会社へ依頼するなどの選択肢も検討しましょう。
採用スケジュールに役立つ企業分析のフォーマット
採用計画におけるフォーマットは、1つに限定されるわけではありません。どのような種類があるのかを説明します。
企業分析に使えるフォーマット
ここで紹介するのは、企業分析のフォーマットです。企業分析については、一般的によく用いられるいくつかの手法を活用できます。
〈SWOT分析〉
「Strength (強み)」「Weakness (弱み)」「Opportunity (機会)」「Threat (脅威)」の4つの頭文字をとった考え方です。これら4つの角度から状況を分析します。
〈3C分析〉
3Cとは「Customer (顧客)」「Competitor (競合他社)」「Company (自社)」の頭文字をとったものです。この3つの要素から状況を分析します。
〈STP〉
「Segmentation (セグメンテーション)」「Targeting (ターゲティング)」「Positioning (ポジショニング) 」という3つの側面から自社のあり方を分析します。
たとえば、SWOT分析を図に落とし込むと以下のようになります。（下記はクロスSWOT分析）
▲出典：Urumo!
このように、自社にマッチすると考える手法を図式化すると分かりやすくなります。また、これらの分析手法は、自社のみでなく競合他社の分析にも適用可能です。
採用スケジュール立案の具体的なプロセス
ここからは、具体的な採用計画を立案する際のプロセスを解説します。
会社全体で採用計画に関する意思統一をする
まず最初に行うべきは、企業全体で採用計画に関する意思統一です。
採用は人事部だけが行わず、実際の現場スタッフにも協力してもらう必要があります。たとえばエンジニアを採用すれば技術部が受け入れることになります。営業職を採用したら、一緒に働くのは人事ではなく営業部のスタッフです。
このように、採用活動は企業全体に影響を与えます。採用計画を策定しようとする際には、企業全体で取り組む姿勢を整えることが必要です。
状況分析・採用手法検討
全社体制での意思統一ができたら、次に自社の置かれている状況を分析し、具体的な採用手法を検討していきます。
採用手法は簡単にまとめれば以下のようになります。
| 採用手法 | 内容 |
|---|---|
| 求人広告 | 広告会社に求人情報を送る |
| ダイレクトリクルーティング | 魅力的な求職者に直接アプローチする |
| リファラル採用 | 社員の人脈を通して求職者を紹介してもらう |
| 人材エージェントの利用 | 専門的なエージェントに求職者の紹介を依頼する |
ここでも画一的に採用手法を検討するのではなく、自社の状況にあったものを選ばなければなりません。
たとえば「毎年採用し、ノウハウもある営業職は求人広告で良い。しかし、今年初めて採用するデザイナーは勝手が分からないので、エージェントに依頼する」このように、その時の状況の応じた選択が重要です。
採用方法は以下の記事にまとめています。ぜひこちらもあわせてご覧ください。
フリーランスや副業人材を採用するには？
フリーランスや副業人材の採用を検討している企業も増えています。それは、フリーランス人材に以下のようなメリットがあるためです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| コスト |
|
| 柔軟性 | 「週3日」「数ヶ月のプロジェクトだけ」「オンライン勤務」など柔軟な勤務対応ができる。 |
| スピード感 |
|
| 高い専門性 |
|
▼以下では、Workship登録人材から収集した『フリーランスの働き方に関する調査レポート』を無料でダウンロードできます。フリーランスが希望する報酬額や休日などを網羅した資料ですので、ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
フリーランス採用の方法：エージェントがおすすめ
フリーランスや副業人材を採用する手法にも、求人広告やダイレクトリクルーティングなど様々ありますが、今回おすすめするのは人材エージェントの利用です。
特に初めてフリーランスや副業人材を採用しようとする際は、人材選定や契約交渉に戸惑うもの。
しかしエージェントを利用すれば、利用料を支払うだけで「正確な求人情報の掲載×気になる人材へのアプローチ×契約」が同時にできます。
転職者特化や業界特化のエージェントがあるように、フリーランス・副業人材特化型のエージェントも多くあります。エージェントを活用するには、工数負担の軽減、サポート体制の充実、人材のレベルが高いなどのメリットがあります。
▼以下では、フリーランス採用サービスのお役立ち資料を無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
フリーランス採用におすすめの人材サービス4選
フリーランスを探すマッチングサービスはたくさんありますが、今回は4つのサービスを厳選しました。
1. Workship
『Workship（ワークシップ）』はフリーランスと企業を結ぶマッチングサービス。フリーランス・副業人材合わせて41,500人以上が登録しており、様々な分野に精通した人材も多数在籍しています。朝日新聞社やChatWork株式会社など累計800社以上の企業が利用しています。
＜Workshipの特徴＞
1.求人情報の掲載・スカウトができる
Workshipでは、求人情報の掲載のほか、企業側からフリーランスに向けてスカウトを送れます。また、求人の掲載とスカウトができるため、企業の知名度や予算に左右されない採用活動が可能です。
2.人材提案を受けられる
企業の希望する人材条件を元に、それに合致した人材をご紹介します。まだ人材要件が定まっていない場合には、エージェントに相談することも可能。はじめての場合でもしっかりサポートを受けられます。
3.あらゆる手続きがWorkship内で完結
業務委託契約では、「応募者とのやりとり」「業務委託契約書の締結」「業務報告書の提出」などさまざまな手続きが必要です。Workshipでは、これらの手続きをすべてサービス内で行えます。外部サービスへの登録などは不要です。
2. i-common tech（アイコモンテック）
『i-common tech（アイコモンテック）』は、人材大手のパーソルキャリアが運営するフリーランスITエンジニアの専門エージェントサイト。
フリーランスITエンジニアと企業が直接契約を締結できることがサービスの特徴です。
＜i-common techの特徴＞
・フリーランスと直接契約できる
i-common techでは、熟練のフリーランスITエンジニアと直接契約が可能です。正社員としての採用や、 派遣会社の活用、開発会社への依頼などと比べて費用を大幅に削減できます。
・幅広いスキルを有する人材が登録
i-common techは開発言語、職種、年齢、稼働頻度など様々なカテゴリにおいて多種多彩です。2,500名以上の ITエンジニアから、プロジェクトに合わせて最適な人材が見つけられます。
・1ヶ月といった短期利用からや数年にわたる長期利用も可能
契約内容をフリーランスと調整できるため、必要な期間に必要な人数だけ採用するなど柔軟な活用が可能です。
3. レバテックフリーランス
『レバテックフリーランス』は、フリーランスエンジニアに特化したマッチングエージェントサービスです。
このサービスはレバテック株式会社が運営しているサービスで、15年以上の実績があります。
レバテックフリーランスは課題解決や実装などの業務を遂行する柔軟性の高いフリーランスが多くいます。
＜レバテックフリーランスの特徴＞
・対応がスピーディー
レバテックフリーランスでは、問い合わせから最短即日で打ち合わせができます。エンジニアの登録者数は18万人いるため、エンジニアを探している場合は、適任のフリーランスが最速で見つかるかもしれません。
・即戦力のフリーランス
レバテックフリーランスに登録するフリーランスは経験が豊富な20代後半から40代が中心。スキルや経験を積んだ即戦力レベルの人材が多くいます。
4. CrowdWorks（クラウドワークス）
『CrowdWorks（クラウドワークス）』は、国内最大級の案件数とユーザー数を誇っているクラウドサービスです。
Web開発、ライティング、バナー制作、データ収集、動画編集など、仕事のカテゴリーは200種類以上。報酬を事前にクライアントから預かり、業務終了後にフリーランスに支払う仕組みです。
＜CrowdWorksの特徴＞
・幅広いスキルを持ったフリーランスが在籍している
CrowdWorksに所属するクラウドワーカーのスキルは多種多様です。システム開発やアプリ開発、EC・ネットショップ構築、ライティング・記事作成などハイレベルな案件から簡単な作業まで幅広い案件を依頼できるでしょう。
・依頼方法が柔軟
仕事の依頼から報酬の支払いまですべてインターネット上で完結します。また、簡単な業務だけの依頼や、時間単位での依頼が可能な上に、依頼方法も複数から選べるため、希望に合わせてリソースやコストの最適化が可能です。
フリーランス／副業人材の採用におすすめのサービス
1からフリーランスや副業人材を探そうとすると時間やコストが多くかかってしまいます。
しかしエージェントを利用すれば、利用料を負担するだけで『正確な募集情報の提供×気になる人材へのアプローチ』が同時にできるのです。
ここでおすすめしたいのがWorkshipというサービスです。
Workshipは、41,500人を超えるフリーランスが登録しているフリーランス採用サービスです。
Workshipの具体的な利用メリットは以下の３つです。
- 三者間契約のため、安全に業務委託できる
契約はWorkshipを介しての三者間契約。人材とのやりとりや契約対応、請求処理など業務委託にかかわるすべての業務をWorkship上で行なえるため、手間がかかりません。また、条件交渉や業務時のトラブル対応が必要な場合は、Workship運営がサポート／代行可能。はじめてでも安心して簡単に業務委託を始められます。 - さまざまな採用方法が利用でき、最短2営業日で契約した事例も
Workshipでは、フリーランスとマッチングする方法に「スカウト」「募集掲載」「人材紹介」の3つの方法があります。
「スカウト」は求めるスキルを持った人材に対して企業側からアプローチする方法、「募集掲載」はスキルなどの要件を打ち出したうえで広く登録するフリーランスから応募をつのる方法です。エージェントに要望を伝えていただければ、人材紹介も可能です。 - 人材のスキル／経歴を分析しスコア化
Workshipでは、エンジニア、セールス、人事、経理など高い水準のスキルをもったフリーランスが35,000人以上登録しています。そのフリーランス一人ひとりのスキル／経歴を分析し、スコアとして表示しているため、委託したい業務に適したスキルをもった人材が見つかりやすくなっています。
Workshipの詳しい機能や料金は、以下の無料資料でご確認いただけます。フリーランス採用や業務委託をご検討されている方はぜひご覧ください。
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