採用

2022.12.13

採用費用の計上時期とは？経費を算入すべきタイミングと会計原則を解説

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労働人口の減少による採用難がつづく近年は、どの企業においても採用にかかる費用が増大しています。

採用費用には外部費用と内部費用の2種類があり、その総額は1人当たりの採用単価で見ても100万円近くかかることも少なくありません。

このような、採用にかかるさまざまな経費については、どのタイミングで計上すれば良いかお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、採用費用の計上時期や採用にかかる経費を算入すべきタイミングを、会計原則にそって詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

採用費用とは？

採用費用（コスト）とは、企業の採用活動のすべてにかかる費用の総称です。

採用コストには、採用担当者の人件費や求人広告への掲載費用、人材紹介会社への報酬や人材採用管理ツールの利用料金など、さまざまな費用があります。

採用コストは、近年の人手不足により年々増加傾向にあるため、会計処理も煩雑になりがちです。

そこで、会計処理の原則に基づいてしっかりと管理しながら、できるだけ採用費用を抑えた採用活動を行うことが重要です。

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採用費用の外部コストと内部コスト

採用費用（コスト）には大きく2種類があります。1つは社外に支払う外部コストで、もう1つは社内で発生する内部コストです。

以下でそれぞれ解説します。

外部コストとは

外部コストとは、人材採用に関わる社外へ支払う費用で、以下のような費用があります。

求人広告媒体へ支払う掲載費用
人材紹介へ支払う成果報酬金
ダイレクトリクルーティングサービスの利用料
オウンドメディアの採用ページやパンフレットなどの制作費用
企業説明会にかかる会場・設営費用
オンライン面接を行う場合のツール利用費
採用・不採用者への通知にかかる費用　など

内部コストとは

内部コストとは、人材採用に関わる社内で発生する費用で、以下のような費用があります。

採用担当者や採用に関わる社員や役員の人件費
リファラル採用を行った際の社員へのインセンティブ（謝礼金）　など

注）内部コストにかかる人件費は、採用活動にかかった時間から割り出します。

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採用費用で経費計上できる費用の事例

採用にかかる費用には、上記のような外部コストと内部コストがありますが、すべて会社の経費として計上できます。

ただ、仕分けを行う際には「採用費用」という勘定科目がないため、それぞれがどの科目に分類されるかを考えて処理しなければなりません。

そこで以下では、主な費用科目を解説します。

広告宣伝費

採用活動にかかるフリーペーパーや新聞広告などへの求人広告の掲載費用、会社説明会の開催、ＤＭなどにかかった費用は、すべて広告宣伝費として経費計上できます。

また、会社案内などのパンフレットの作成費も広告宣伝費に該当しますが、決算期末に残っている場合は在庫品として計上することになります。

近年増加している会社案内の動画作成費については、毎年作るものであれば単年の経費として計上できますが、1年以上繰り返し使うものであれば「器具備品」として処理を行い、２年で償却するのが通例です。

また、学生と企業にいるＯＢなどの食事代を経費として計上することも可能です。金額については、常識の範囲内（1人3,000円程度まで）であれば「広告宣伝費」で計上します。

一方、高額で接待の要素が入っている場合には「交際費」として計上します。手土産についても同様の考え方で処理が可能です。

従業員の給与など

採用に関わった従業員に支払う給与や賞与については、人件費として経費計上できます。基本給のほか、リファラル採用などで支給する手当なども経費として計上可能です。

各種費用にかかる消費税などの税金

採用にかかるさまざまな費用にかかる消費税については、仕入税額控除の対象となるため、しっかりと計上しましょう。

また、業務委託契約書などに添付する印紙税も費用計上できる経費の対象です。

交際費

採用費用で交際費として計上すべき経費については、学校などへ出向く際のお土産代や、採用内定者を他社に取られたいようにするための会食費用なども当てはまります。

交際費については経費にできる上限額が決まっており、資本金1億円以下の企業の場合は、年間800万円までとなります。

消耗品費

採用活動にかかる事務用品やパソコン、ソフトウェアなどは、消耗品費として経費計上することが可能です。

ただし消耗品費として計上できる金額条件があり、取得価格が10万円未満、または使用可能期間が1年未満のものとなります。

旅費交通費

採用活動にかかったタクシーやバス、電車などの交通費は、すべて経費となります。

ICカード等を利用して移動した場合も、利用区間の料金を記録しておくことで経費として扱うことが可能です。

通信費

採用活動で使用した電話・インターネット・切手などの費用については、通信費として経費計上できます。

ただしテレワーク制度を導入している企業において、個人のインターネット通信や携帯電話を業務用と兼用している場合には、使用割合や通話料を按分する必要があります。

経費計上の会計原則

経費を計上する際は、次の3つ会計原則を理解しておく必要があります。

以下で、詳しく解説します。

発生主義

発生主義とは、金銭の出入りに関係なく、取引や経済的価値が発生するタイミングで経費を計上することです。発生主義では、売上や支出が確定した段階で記帳するため、数カ月ごとの会計処理も均等に配分して計上できます。

採用費用を計上する場合には、原則として発生主義で経費計上しましょう。

現金主義

現金主義とは、実際に金銭のやりとりが行われたタイミングで経費を計上する方法です。

現金主義は、当座勘定取引契約が主流であった時代に普及した考え方で、現在は発生主義で計上されるケースがほとんどです。

実現主義

実現主義とは、未実現収益を計上せず、実現した収益だけを計上する概念です。もし求人を出そうとしていた広告媒体に広告を掲載しなかった場合などは、予算を確保していても、実際に使わなかった費用を経費として計上しません。

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採用費用を計上するタイミング

採用費用を計上するタイミングについては、原則として、企業会計原則に則った会計処理を行うのが一般的です。

採用費用は発生主義に基づいて計上する

損益計算書原則において「すべての費用及び収益は、その支出及び収入に基づいて計上し、その発生した期間に正しく割当てられるように処理しなければならない」と定められているため、採用費用の計上は「発生主義」に基づいて会計処理を行います。

発生主義のメリット

以下では、取引や経済的価値が発生するタイミングで経費計上する「発生主義」のメリットを2つ紹介します。

財務状況を正確に把握できる

発生主義においては、経費の発生に準じて処理するため、正確な財務状況を把握できます。

税金対策に効果がある

発生主義は、毎月の損益を正確に計上できる上に、納税の予測金額も把握しやすくなります。また決済が決算期をまたぐ場合でも、当期内での決算処理が可能です。

発生主義のデメリット

以下では、発生主義のデメリットについて解説します。

会計処理が煩雑になりやすい

発生主義では、実際の金銭のやり取りがなくても、経費が発生したタイミングで経費計上します。そのため、会計処理が煩雑になりやすいのがデメリットです。

複式簿記の帳簿づけが必要となるため、経理に詳しくない方が帳簿を管理するのも難しくなる恐れがあります。

不正会計のリスクがある

発生主義では、現金が動いたタイミングで会計処理をしないため、実際の支出と収支が違ったり、架空取引や不正な経費計上などの不正が行われるリスクがあるので注意が必要です。

採用活動や会計処理が簡素化できる人材エージェント13選を紹介

人材エージェントサービスの利用には費用がかかるものの、採用活動のサポートサービスが充実しており、困ったことがあれば人材採用に精通した担当者に相談しながら進められます。

また人材エージェントを使った採用活動は、基本的にオンラインとなるため、採用活動費用の項目が減り、会計処理も簡単になります。

最初に紹介する「Workship」では、会計処理だけでなく、契約書の作成やインボイスの対応などもすべて丸投げ可能です。採用活動や会計処理に自社のリソースをできるだけ割きたくない、コア業務に集中したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

以下では、採用コストの削減におすすめの人材エージェント13選を紹介します。

1. Workship｜国内最大級のフリーランスマッチングサービス

▲出典：Workship

「Workship」は国内最大級の登録者数を誇るフリーランスマッチングサービスです。

特徴

登録者数：42,100人以上
三者間契約のため、安全に業務委託できる
さまざまな採用手法が利用でき、最短1日で契約した事例もあり
人材のスキル／経歴を分析しスコア化

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2. ワークポート｜全国規模の対応が持ち味

▲出典：ワークポート

ワークポートは全国の多種多様なネットワークが持ち味のエージェントです。

特徴

幅広いネットワークで、全国の多様な業種に対応
採用成功まで費用がかからない完全成果報酬型

3. リクルートエージェント｜業界最大級の実績

▲出典：リクルートエージェント

リクルートエージェントは各業界に精通したアドバイザーによる手厚い対応が売りのエージェントです。

特徴

完全成果報酬型の料金形態
業界最大級の登録者数

4. quick AGENT｜最短2分で紹介

▲出典：quick AGENT

quick AGENTは、デザイナーとエンジニアに特化した採用媒体です。

案件を公開してデザイナーからの応募を待つこともできますが、案件を登録すると専属のエージェントが適した人材を紹介してくれるので、比較的早めに人材が決まることも特徴です。

タイミングにもよりますが、登録からデザイナー紹介まで最短2分で進むこともあります。今すぐデザイナーを採用したい企業や即戦力を求めている企業に適した採用媒体といえるでしょう。

特徴

デザイナーとエンジニアに特化している
早めに採用まで決まりやすい

5. レバテック｜エンジニアとデザイナー特化

▲出典：レバテック

レバテックはエンジニアとデザイナーの採用に特化したエージェントです。

特徴

社員、派遣、フリーランス希望者の中からニーズに合わせてご紹介
エンジニア、デザイナー専門のエージェント
採用課題から必要な人材像を整理し、求めるスキルにマッチする人材を推薦

6. ITプロパートナーズ｜問い合わせから60分以内に人材紹介

▲出典：ITプロパートナーズ

ITプロパートナーズは迅速かつ丁寧な対応に定評があるエージェントです。

特徴

迅速かつ手厚いサポート対応
豊富な人材データベース

7. スタンバイ｜幅広い雇用形態に対応

▲出典：スタンバイ

スタンバイは日本最大級の人材紹介サービスです。

登録しているエンジニアも多く、スキルや経験を限定して適した人材が選べます。

また、正社員や契約社員、フリーランスなどのさまざまな働き方を希望するエンジニアが登録しているので、企業がどのようなエンジニアを採用したいかによって適する働き方のエンジニアとマッチングできます。勤務地も限定できるので、通勤してもらうエンジニアを探す場合にも活用しやすい採用サイトといえるでしょう。

特徴

幅広い雇用形態に対応
勤務地を限定できる

8. SOKUDAN｜Facebookとの連携で安心

▲出典：SOKUDAN

SOKUDANは面接までの時間が短く、Facebookと連携するなど、信頼性の高いフリーランスマッチングサービスです。

特徴

会社の状況にあった料金プランの提案
最短当日のマッチング

9. CODEAL｜豊富なハイスキル人材

▲出典：CODEAL

CODEALは多くのハイスキルなデザイナーのデータベースをもつフリーランスマッチングサービスです。

特徴

豊富な利用実績
即戦力人材が多い

10. MOREWORKS｜スキルからピンポイント採用

▲出典：MOREWORKS

MOREWORKSは、デジタル・クリエイティブ業界特化型の求人サイトです。

エンジニア、デザイナー、ディレクター、プロデューサーの4つの職種から人材を探せるので、エンジニア以外の人材を採用する際にも活用できます。

特徴

デジタル／クリエイティブに特化している
エンジニア以外にもデザイナー、ディレクター、プロデューサーを探せる
プログラミング言語でエンジニアを指定できる

11. Crowdtech｜最短3日で即戦力を契約可能

▲出典：Crowdtech

Crowdtechは、日本最大級のアウトソーシングサービスであるCrowdworksの関連サイトです。

登録しているデザイナーの数も多く、最短3日で即戦力のデザイナーと契約できます。

特徴

最短3日で即戦力のデザイナーを採用できる
掲載費用がかからないので採用コストを抑えやすい

12. green｜カジュアルな転職を可能に

▲出典：green

greenはカジュアルな転職を目指した採用媒体です。

専門の人事担当者がスカウトに介入するので、応募者のスキルや希望する条件とマッチングしやすいのもgreenの特徴です。IT／WEB専門の採用媒体なので、ITエンジニアの登録が多いことも希望に近い人材と出会いやすいポイントです。

特徴

応募者と面談することが可能
希望条件と応募者のスキルがマッチしやすい

13. Midworks

▲出典：Midworks

Midworksは、IT系のフリーランスエンジニアやデザイナー専門のエージェントサービスです。

フリーランス人材と採用企業の間に立ち、双方のマッチングをサポートします。

特徴

企業が登録した技術や要望に合わせた最適な案件を提案
エンジニアとの契約や交渉事も代行

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