事務代行探しにおすすめのフリーランスエージェント6選｜発注業務や費用も解説！
定型業務の多い事務仕事は、企業によって忙しい時期とそうでない時期があり、正社員を雇用すべきか迷っている方も多いのではないでしょうか。
一般的な企業における定型業務には、データ入力や文書作成、簡単な経理の処理といったさまざまな事務仕事があり、重要な業務でありながら業務量が少ないケースもあります。
そんな企業におすすめしたいのが、自社の定型業務を事務代行に業務委託する方法です。信頼のできるフリーランスの事務代行に業務委託することで、正社員や派遣社員を採用した場合と比べ、大幅にコストを下げることも可能です。
そこで今回は、事務代行をフリーランスに業務委託する際の対応業務や費用相場を解説し、おすすめの人材エージェント6選も紹介します。
事務代行の導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
事務代行に委託できる業務とは
事務代行とは、バックオフィスの事務仕事の全般を社外に業務委託することや、委託先の業者を指します。
事務仕事に関する業務は幅が広く、企業ごとに必要となるリソースが異なります。そのため、代行業者も、対応する業務範囲が異なるのが一般的です。
そこで事務代行を利用する際は、まず自社がどの業務を外注するべきかについてを明らかにする必要があります。
事務代行に委託できる2つの分野
事務の仕事には、大きく分けて「専門知識が不要な分野」と「専門知識が必要な分野」の2種類があります。
以下では、この2つの業務について、それぞれ解説します。
専門知識が不要な業務（一般事務や総務など）
一般事務や総務に関する業務などは、特別な知識がなくても業務を遂行できます。
たとえば電話の受付や取り次ぎ、受信メールの対応、挨拶状や書類の発送業務などです。その他にも、各部署から依頼された書類の整理や文書作成、データ入力なども一般事務に当てはまります。
このような業務に関しては、重要ではあるものの、よほどの大手企業でない限りは社内リソースを準備しなくても支障が出ないケースも多いことでしょう。
ただし、繁忙期に大切な社内リソースが事務作業に手を取られてしまうことで、本業に支障が出ることも考えられます。
このようなケースでは、事務代行を活用することにより、業務の効率化を図れるでしょう。
専門知識が必要な業務（営業事務や経理など）
事務仕事の中には、専門知識が必要となる業務もあります。
たとえば営業事務の場合、自社が提供する商材への理解や顧客情報を把握するといった知識や、営業をサポートするスキルも必要です。このような業務では、ある程度の知識やスキルがなければ、営業資料を作成したり、顧客への商品説明をしたりできないでしょう。
また、経理などの事務処理では、簿記や会計の知識が必要です。
このように、ある程度の専門知識が必要となる事務の仕事は、専門知識や資格のある事務代行に業務委託することにより、自社のリソースへの負担を減らすことができます。
事務代行の料金体系と費用の目安
以下では、事務代行の料金体系と費用の目安について解説します。
事務代行の料金体系と費用の目安
事務代行の料金体系は、一般的に月額制か従量課金制のどちらかとなります。
月額制の場合は、1ヶ月の稼働時間が30時間や50時間といった具合に時間単位で区切ったプランが多く、時給に換算すると大体2,000円～3,000円程度が多いでしょう。
また、従量課金制の場合は業務ごとに料金が設定されており、メール送信1件につき200円や請求書類作成1ページごとに300円など、業務ごとに料金が設定されます。この場合には、企業ごとに業務内容が異なるため、事前にしっかりと打ち合わせをしてから契約しましょう。
このように、一見すると費用が高く感じるかもしれませんが、正社員と比べて交通費の手当や社会保険、福利厚生費用などの負担がないため、結果的には会社の負担が軽くなります。
事務代行に業務委託するメリット
事務代行に業務委託するメリットは、次の3つがあります。
- 採用コストや人件費を節約できる
- 即戦力となる優秀な人材を確保できる
- 繁忙期にリソースを調整できる
それぞれ解説します。
採用コストや人件費を節約できる
事務業務の負担を減らすために人員を補充するとなれば、求人広告にかかる費用や面接の手間が発生します。費用をかけて採用しても、人材が定着しなければ、採用活動を繰り返すことになります。雇用時には毎月の給与だけでなく、社会保険や雇用保険の企業負担も考えなければなりません。
事務代行に依頼すれば、こうした費用や手間をカットして必要な労働力を確保することができます。
即戦力となる優秀な人材を確保できる
事務代行を利用すれば、人材の教育コストがかからず、即戦力となる人材が期待できます。欠員が出ても、代行会社側が人員を補充して所定のサービス提供は続いていきます。
ただ、自社の業務にあった人材を用意してもらうには、事前の打ち合わせが必須です。依頼したい業務内容について十分なすり合わせができていれば、より適した人材配置・対応が見込めるでしょう。
繁忙期にリソースを調整できる
業務量が毎週・毎月一定でないとき、スポット的な利用ができるのも事務代行のメリットです。「月末は請求処理で忙しい」「決算期は受注量が多いので事務作業にリソースが割けない」といった場面でも、作業や期間を限定して利用することができます。
事務代行を利用するデメリット
それでは次に、事務代行を利用するデメリットを解説します。事務代行を利用する際のデメリットは、次の2つです。
- 委託できる業務に制限がある
- 関係構築に時間がかかる
それぞれ解説します。
委託できる業務に制限がある
自社のスタッフに業務内容を指示する場合は、社内の状況に応じて都度柔軟に対応してもらえます。一方、事務代行に業務委託する場合には、契約内容に基づいた業務しか依頼できません。
そこで、さまざまな業務に対応できる優秀なフリーランス人材を探して業務委託することで、円滑に業務を遂行できるでしょう。
関係構築に時間がかかる
事務代行を業務委託する場合は、基本的に業務のやりとりをオンラインで完結します。そのため、いつでも気軽にコミュニケーションが取りづらいといった課題があります。
そこで、事務代行との良好な関係を早く構築するためにも、比較的時間に縛られずに働くフリーランス人材の活用がおすすめです。
事務代行を業務委託する際に注意すべき3つのポイント
事務代行を業務委託する際に注意すべき3つのポイントには、次の3つがあります。
- 委託する業務を明確にする
- 機密事項に関する取り扱い事項を明確にする
- 事務代行業者が保有する資格等を確認する
上記の3つのポイントを押さえることで、早く安心して事務系の業務を任せることができるでしょう。
委託する業務を明確にする
まずは、委託する業務の内容を明確にしましょう。
依頼する業務が明確でない場合は、自社に適した業務委託先を見つけにくく、もし見つかってもミスマッチが起きる確率が高くなります。
どのような業務を、どの範囲まで依頼するのか。また業務にかかるおおよその業務時間や、事務代行に使える予算も明確にしておくと良いでしょう。
機密事項に関する取り扱い事項を明確にする
事務が取り扱う業務の中には、顧客情報や取引先情報、社内の重要事項に関わる情報などを取り扱うケースがあります。このような重要情報に関する取り扱いや管理体制を構築するためにも、業務委託の契約に際し、適切な契約書の作成が求められます。
もし情報漏洩などが起こった場合は、会社の信用が落ちてしまい、大きな損失を被る危険性があります。
そのため、契約書に機密事項の取り扱い方法や、損害賠償に関する規約を設けておくことが大切です。
事務代行業者が保有する資格等を確認する
事務が取り扱う業務には、法律で定められた資格がなければ代行できないものもあります。
税務処理の代行などをおこなう場合は税理士資格が必要で、官公庁への届出書類を作成、申請手続きする場合には行政書士の資格が必要です。
もし、専門資格が必要な業務を依頼する場合は、必ず業務委託先に資格の有無を確認しておきましょう。
事務代行の業務委託はフリーランスがおすすめ
ここでは業務委託先の選択肢の1つである、フリーランス人材の活用についてご紹介します。
フリーランス人材を活用する企業が増えている
フリーランス人材については、働き方改革の影響もあり、近年多くの企業が活用しています。
以下の表は、2019年に経済産業省が行なった調査の結果を示したものです。およそ半分の企業がフリーランスを活用、または検討していることがわかります。
■ 個人事業主・フリーランスとの契約状況
■ 個人事業主・フリーランス活用状況（業種別）
人材を採用する企業にとっては、少子高齢化や人材市場の縮小という背景もあり、今後はフリーランス人材の活用が欠かせなくなるでしょう。
フリーランス活用のメリット
フリーランス人材の活用にはどのようなメリットがあるのかについて、以下の3つを紹介します。
| 要件 | メリットの詳細 |
|---|---|
| コスト | もっとも大きなメリットがコストの低さです。フリーランスに業務委託することで、正社員のような社会保険や福利厚生などの費用負担がないため、企業は報酬を支払うだけで済みます。浮いた費用を報酬に回すことで、市場価値の高い、優秀な人材を採用できるでしょう。 |
| 柔軟性 | フリーランスへの業務委託により、自社の条件に合わせた働き方をしてくれるのもメリットです。たとえば、週３日だけ働いてもらったり、リモートで働いてもらうこともできます。 |
| スピード感 | 基本的には個人事業主との契約となるので、双方の合意があれば最短で即日稼働も可能です。競合サービスに先行するために１日でも早くサービスをリリースしたい場合などは、大いに役立つでしょう。 |
このようなメリットに魅力を感じたり、自社の弱みを補ってくれる場合は、フリーランスや副業人材の活用を検討してはいかがでしょうか。
▼以下では、Workship登録人材から収集した『フリーランスの働き方に関する調査レポート』を無料でダウンロードできます。フリーランスが希望する報酬額や休日などを網羅した資料ですので、ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
業務委託探しにおすすめのエージェント6選
それではここで、業務委託探しにおすすめのエージェント6選を紹介します。
1. Workship｜国内最大級のフリーランスマッチングサービス
▲出典：Workship
「Workship」は国内最大級の登録者数を誇るフリーランスマッチングサービスです。
特徴
- 登録者数：41,500人以上
- 三者間契約のため、安全に業務委託できる
- さまざまな採用手法が利用でき、最短1日で契約した事例もあり
- 人材のスキル／経歴を分析しスコア化
▼以下では、Workshipを実際に導入した企業の事例と共にサービスの特徴やお役立ち機能も紹介しています。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
2. スタンバイ｜幅広い雇用形態に対応
▲出典：スタンバイ
スタンバイは日本最大級の人材紹介サービスです。
登録しているエンジニアも多く、スキルや経験を限定して適した人材が選べます。
また、正社員や契約社員、フリーランスなどのさまざまな働き方を希望するエンジニアが登録しているので、企業がどのようなエンジニアを採用したいかによって適する働き方のエンジニアとマッチングできます。勤務地も限定できるので、通勤してもらうエンジニアを探す場合にも活用しやすい採用サイトといえるでしょう。
特徴
- 幅広い雇用形態に対応
- 勤務地を限定できる
3. SOKUDAN｜Facebookとの連携で安心
▲出典：SOKUDAN
SOKUDANは面接までの時間が短く、Facebookと連携するなど、信頼性の高いフリーランスマッチングサービスです。
特徴
- 会社の状況にあった料金プランの提案
- 最短当日のマッチング
4. CODEAL｜豊富なハイスキル人材
▲出典：CODEAL
CODEALは多くのハイスキルな人材のデータベースをもつフリーランスマッチングサービスです。
特徴
- 豊富な利用実績
- 即戦力人材が多い
5. Crowdtech｜最短3日で即戦力を契約可能
▲出典：Crowdtech
Crowdtechは、日本最大級のアウトソーシングサービスであるCrowdworksの関連サイトです。
登録人材数も多く、最短3日で即戦力のデザイナーと契約できます。
特徴
- 最短3日で即戦力人材を採用できる
- 掲載費用がかからないので採用コストを抑えやすい
6. green｜カジュアルな転職を可能に
▲出典：green
greenはカジュアルな転職を目指した採用媒体です。
専門の人事担当者がスカウトに介入するので、応募者のスキルや希望する条件とマッチングしやすいのもgreenの特徴です。IT／WEB専門の採用媒体なので、デジタルに強い登録者が多いことも希望に近い人材と出会いやすいポイントです。
特徴
- 応募者と面談することが可能
- 希望条件と応募者のスキルがマッチしやすい
フリーランス専門エージェントの選び方
以下では、フリーランスを採用する際に、専門エージェント選びで注意すべきポイントを紹介します。
自社に必要な理想のフリーランス人材を採用できるように、あらかじめ重要なポイントを押さえておきましょう。
1. 相場に見合った報酬単価かを確認する
フリーランス採用では、報酬単価の相場に合った金額を提示することも大切です。
フリーランスとして活動する方の中には、企業勤めを辞めて独立したスキルの高い優れた能力を持つ人材が多くいます。このような人材は、自分のスキルを安売りしたくないと考え、採用条件や報酬金額も高めに設定しているケースがあります。
自社が求める仕事内容やスキルに合わせて、相場と同等か、それ以上の報酬を用意できるように予算を組んでおくと良いでしょう。
2. 手数料率が高くないか確認する
フリーランス人材の専門エージェントを利用する際は、手数料率が相場よりも高くないかもチェックしましょう。
その際は、ただ相場より高いか安いだけでなく、細かな規定や制限の有無も確認する必要があります。そこで、気になるエージェントを3社ほど比較し、検討すると良いでしょう。
採用してからミスマッチに気づくことのないように、エージェント選びは慎重に行うことが大切です。
3. 職種が限定されているか
自社で採用する人材に対する職種が限定されているかも確認しましょう。
フリーランスで働く人材は、デザイナーやエンジニアなど、特定の職種のスペシャリストが数多くいます。それに合わせて「エンジニア専門のエージェントサービス」や「デザイナー専門のエージェントサービス」など、限定されたサービスを選ぶことで、マッチングの精度が高くなります。
自社が求める人材の特徴が明確に定まっている場合は、特定の職種へ特化した専門エージェントを利用しましょう。
▼以下では、フリーランスの採用に失敗しないためのコツを紹介しています。ぜひご確認ください。
事務代行の業務委託におすすめのエージェント
最後に、業務委託を採用する際におすすめのエージェントをご紹介します。
Workshipはフリーランスと企業様を結びつけるサービスを行っており、41,500以上のフリーランスが登録しています。また、800社以上の企業様に導入していただいています。
企業がWorkshipを利用することには、どういったメリットがあるのでしょうか？
Workshipを利用するメリット
Workshipを利用すると、以下のようなメリットがあります。
- 募集情報の掲載だけでなく、スカウトを送れる
Workshipでは、募集情報を掲載するだけでなく、企業側からスカウトを送ることもできます。エージェントからの連絡や応募待ちにならず、企業からもアプローチが可能です。 - Workshipからおすすめ人材の提案を受けられる
希望される場合には、Workshipからおすすめするフリーランスの人材を提案できます。初めてフリーランスの採用に取り組まれる場合でも、安心してご利用いただけます。 - 手数料50万円でフリーランスを正社員へと契約変更可能
Workshipでは手数料をお支払い頂き、双方の合意があれば正社員へと契約変更して頂くことが可能です。手数料は50万円となっており、一般的な転職エージェントよりもかなり割安です。 - 三者間契約のためインボイスへの対応も万全
Workshipとの契約は、貴社⇄Workship⇄フリーランスの三者間契約となるため、原則として採用を行うお客様はWorkshipとの企業間取引となります。そのため、フリーランスとの契約で心配なインボイスへの対応も万全です。
また契約書の作成もWorkshipが行います。契約は電子契約となるため、印紙税も不要です。 - 賠償責任保険が自動適用される
Workshipとの契約では、起業活動における事故等に関する賠償責任保険が自動適用されます。
WorkshipWorkshipこの記事を読んで「Workshipをもっと知りたい！」という方は以下からサービス概要をご覧いただけます。
無料アカウント登録
