アウトソーシングのメリットとデメリットって？ 効果的に活用するための基礎知識を解説
企業規模の大小にかかわらず、広く活用されている経営手法の一つがアウトソーシングです。近年では、アウトソーシングができる業務も増えており、その選択肢は年々広がりを見せています。 ところが、活用の仕方次第ではメリットではなく逆にデメリットが目立ってしまう場合もあります。
自社にとってはどのように活用するのが効果的なのか。アウトソーシングの有効活用を考えるにあたって、アウトソーシングの基礎知識とともにメリット・デメリット、どんなアウトソーシング先があるかなどを解説します。
アウトソーシングとは？
アウトソーシング（Outsourcing）とは、「アウト（out・外部）」と「ソーシング（sourcing・調達）」が組み合わさったビジネス用の造語です。
一般的には、自社の業務の一部、または全部を外部業者に委託することを指し、日本語では「外注」と呼ばれることもあります。ただ、「アウトソーシング」には経営手法としてのニュアンスが含まれ、「外注」に比べてポジティブな意味で語られることが多いという点で異なります。
また、アウトソーシング先の受託者のことを「アウトソーサー」と呼びます。（本来英語では委託側企業を「アウトソーサー」、受託者を「アウトソーシー」と呼ぶのが正しいですが日本では慣習的にそう呼ばれています）
さらに近年では、アウトソーシングにもさまざまな種類が登場しており、企業や業界ごとにさまざまなアウトソーシングの選択肢が生まれています。
アウトソーシングの種類
特定の業務内容に関するアウトソーシングには、個別の呼び名が付いているものもあります。代表的なものが「BPO」「ITO」「KPO」の3種類です。
BPO
「Business Process Outsourcing（ビジネスプロセスアウトソーシング）」の頭文字からなる「BPO」は、人事・経理・総務などの業務プロセスの一部、または全部をアウトソーシングすることを指します。
とくに、運用フローの仕組み作りから委託できることと、その業務を専門とする企業に委託することで、コストの削減や業務品質が向上するといった特徴があります。
ITO
「Information Technology Outsourcing（インフォメーションテクノロジーアウトソーシング）」の頭文字からなく「ITO」は、情報技術・情報システムなどに関連する業務をアウトソーシングすることを指します。
現状ではシステムの平常的な運用・管理、ユーザーサポートなど定型的な業務が、多くアウトソーシングされています。たとえば、非IT系では情報セキュリティ関連の知識が十分でない企業も多く、アウトソーシングすることで常にセキュリティを最新版にアップデートし続けるなど、変化に対応できるようになるメリットがあります。
KPO
「Knowledge Process Outsourcing（ナレッジプロセスアウトソーシング）」の頭文字からなく「KPO」は、情報収集、分析・解析、加工を中心としたマニュアル化しづらい非定型の知的生産業務のアウトソーシングを指します。
日本では、ビッグデータの活用などデータ解析・分析に長けたデータサイエンティストなどの人材が不足しているといわれています。そうしたスキルを持つ人材が自社にいない場合は、KPOを活用することで同様に客観的なデータに基づいた経営的な意思決定や事業戦略の立案ができるようになります。
アウトソーシングの将来性
以下のグラフは、IT系・非IT系別に見た国内BPOの市場規模の推移を表したグラフです。
▲出典：矢野研究所「国内BPO市場規模推移予測」
IT系・非IT系ともに右肩上がりで今後もまだまだ拡大傾向が続くと予測されています。その理由としては、以下のような要因があると考えられます。
- 国内労働人口の減少
- 見通しの不透明さによる採用控え
- 外資系企業の国内参入との競合
人手不足や将来に対する不安といった消極的な理由だけでなく、一方で外資系企業との競争のためという積極的な理由もアウトソーシング活用の一因です。
アウトソーシングの将来性については以下の記事にまとめています。
アウトソーシングのメリット
次に、アウトソーシングすることで得られるメリットを解説いたします。具体的には以下の6つのメリットがあるといわれています。
- コストが削減できる
- ルーティン業務の品質向上
- コア業務への集中
- 専門的なスキル・ノウハウの活用
- 組織の肥大化の防止
- 業務の属人化を防止
1. コストが削減できる
一人正社員を雇えば、たとえ業務が閑散期であっても人件費は固定費としてかかり続けます。こうした業務をアウトソーシングすることで、固定費を業務量に応じた変動費に変更でき、コスト削減が見込めます。
2. 業務の品質向上
その業務を専門分野としている委託先にお願いすることで、自社よりも効率的に業務を進められ、業務の品質的な向上が見込めます。 また、企業には法律や制度の改正によって対応を求められる業務が発生することがあります。これらの多くは、企業ごとに業務の違いがなく標準化された業務である場合がほとんど。これをアウトソーシングすることで、スピーディーかつ正確に対応できるようになります。
3. コア業務への集中
業務には、直接的に企業の利益につながるコア業務と、利益にはつながらないが必要なノンコア業務の2つがあります。一般的に、ノンコア業務の多くはアウトソーシングするほうがコストや業務工数の面で効率的だといわれています。 そのぶん、高い人件費がかかる正社員が重要度の高いコア業務に注力できるからです。場合によっては、コア業務であってもアウトソーシングすべき業務もあります。
4. 専門的なスキル・ノウハウの活用
専門的なスキルやノウハウが必要な業務、また日々新しい手法や知識が更新される分野の業務でも、アウトソーシングの活用は有効な手段です。 社員を教育しようとすれば、そのぶん準備の時間や相応のコストがかかり、動き出しも遅くなります。アウトソーシングを活用することで、それらが解消できるとともに連携する中でアウトソーサーから知識やノウハウの共有を受けることもできます。
5. 組織の肥大化の防止
組織が肥大化するとマネジメント工数が増える、業務が複雑化するなどのデメリットがあります。業務をアウトソーシングし、本当に必要な数の社員を雇うことで組織が肥大化するのを防ぎます。
6. 業務の属人化を防止
あるポジションにいる担当者しか業務内容の実態を把握していない状態を属人化といいます。平常は問題なかったとしても担当者が休職や退職などした場合、問題が起こる種になります。 業務をアウトソーシングする際は、業務を洗い出したうえで発注する必要があります。委託する業務内容が可視化・文書化されることで属人化が防げます。
アウトソーシングのデメリット
メリットがあれば、もちろんデメリットやリスクもあります。一般的に挙げられる、アウトソーシングの4つのデメリットについて解説します。
- コストが高くなる可能性もある
- 知識・ノウハウが蓄積されない
- 情報漏洩リスクがある
- 業務フローにブラックボックスが発生する
1. コストが高くなる可能性もある
基本的にはコスト削減が見込めるアウトソーシングですが、状況によっては逆に内製よりもコストがかかってしまうケースもあります。とくに「自社内で効率化された業務」や「自社特有の業務」などが、そのリスクが高くなる場合が多いようです。標準化されていない業務をアウトソーシングする際は、より慎重に検討しましょう。
2. 知識・ノウハウが蓄積されない
アウトソーシングをすると自社の社員の負担が軽減されますが、そのぶん自社の社員にその技術やノウハウが蓄積されづらくなります。何らかの理由で、同じ会社への継続的なアウトソーシングが難しくなる場合もありますので、そうしたリスクに備えてふだんから定期的に、運用報告や情報共有などを受けられる体制にしておきましょう。
3. 情報漏洩リスクがある
アウトソーシングには、少なからず自社の情報を外部に提供するという側面があります。信頼をおく会社との取引であっても、その会社のセキュリティ対策や社員の心構えによっては、悪意なく機密情報が漏洩するリスクがあります。
4. 業務フローにブラックボックスが発生する
ブラックボックスとは、内情がはっきりしない状態のこと。たとえば、業務プロセスのすべてを委託した場合、相手先企業の内情を完全に把握することはできません。ブラックボックス化が常態化すると、問題が起こった際に自社社員で対応しきれなくなるといったリスクが考えられます。また、あくまで企業間取引なのでいつ取引が終了するかもわかりません。ブラックボックス化を防ぐためには、丸投げするのではなく連携して進めるという意識をつねに持つことが大切です。
どんなアウトソーシング先がある？
アウトソーシングの活用でメリットが得られるか、それともリスクや問題が浮き彫りになるかは、業務内容や委託先、状況によって異なります。ここではアウトソーシング先として、「企業」「クラウドソーシング」「個人」の3つの性質の違いを解説します。
1. 企業へのアウトソーシング
冒頭に紹介した「BPO」「ITO」「KPO」をはじめ、制作会社やプロダクションなど幅広い選択肢があります。多くの業務量を必要とするアウトソーシングならば、委託先も企業であるほうがよいでしょう。
委託先が企業であれば、成果物の品質や納品期日なども安心感があります。一方で、コストが高額になりやすい、契約や調整が多く、委託開始までに時間がかかるといった側面もあります。
2. クラウドソーシング
受発注がすべてWeb上で完結でき、低コストに多くの業務量も発注できるとあって注目を集めているのがクラウドソーシングです。受託会社がクラウド（オンライン上）で集めた人材に業務を依頼し、作業にあたります。同一作業を、複数人の作業者に割り振れるので業務量が多い案件でも短期間の納品が可能な場合もあります。
対象となる業務は多岐にわたりますが、作業者との直接コミュニケーションが難しく、クオリティにばらつきが出てしまうことがあります。マニュアル化された、比較的単純作業が適しているといえるでしょう。
3. 個人へのアウトソーシング
個人へのアウトソーシングは、フリーランスか副業人材への発注を指します。元々の関係性があるフリーランスに仕事を依頼する場合もありますが、多くは専門のエージェントを介して受発注を行ないます。
企業へのアウトソーシングに比べ、こなせる業務量は多くありませんが、独立志向で高いスキルを持った人材に発注できる点が強み。また、企業へのアウトソーシングに比べ、業務管理しやすい、コスト調整がしやすいといった利点もあります。
業務量に応じて継続的な発注から短期間、単発案件での発注も柔軟に対応できます。
なお、フリーランスを採用する際には、注意しなければならない法律が2つ存在します。フリーランス活用のポイント・注意点が以下の無料資料にまとめていますので、フリーランス採用を検討されている方はぜひご活用ください。
アウトソーシング先として
優秀なフリーランスを探すなら
先に挙げた3つのアウトソーシング先は、それぞれに性質が違うため、発注に適している業務も違うといえます。アウトソーシングを検討する際には、「どこに発注するか」がアウトソーシング活用がメリットになるかリスクになるかの鍵になります。
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